Nota księgowa

Nota księgowa (obciążeniowa, uznaniowa, obciążeniowo-uznaniowa)- dokument rozliczeniowy jednostki. Stosuje się ją przy dokumentowaniu transakcji, które nie podlegają VAT. Wprowadzana do ksiąg rachunkowych, w postaci zapisu każdego zdarzenia, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (Motowilczuk I. 2016, s. 17)

Często noty księgowe wystawiane są w celu obciążenia karami umownymi lub odsetkami od nieterminowych wpłat należności. W podatkach lokalnych nota księgowa obejmuje wyksięgowanie przedawnionego zobowiązania podatkowego. Takie przedawnienie powinno być wyksięgowane w miesiącu jakim upływa termin zobowiązania podatkowego (Adamek M. 2011, s. 15-16)

TL;DR

Nota księgowa to dokument rozliczeniowy jednostki, używany do dokumentowania transakcji nieobjętych VAT. Nota powinna zawierać informacje dotyczące rodzaju dowodu, stron dokonujących operacji, opisu operacji, daty dokonania operacji oraz podpisów odpowiednich osób. Dowody księgowe mogą być wewnętrzne lub zewnętrzne, a błędy w dowodach należy korygować zgodnie z określonymi zasadami. Dokumenty księgowe mogą być podstawą w KPiR, a wszystkie dokumenty powinny być w języku polskim, chyba że organy kontroli żądają tłumaczenia.

Rodzaje dowodów księgowych

Dowody księgowe wystawiane przez jednostkę (własne)

• Zewnętrzne - przekazane kontrahentom jednostki w oryginale (np. faktury, rachunki, pokwitowania)
• Wewnętrzne - potwierdzające operacje dokonane wewnątrz jednostki (np. przyjęcie odka trwałego)

Dowody księgowa otrzymywane od kontrahentów (obce)

• Zbiorcze - służące do łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych
• Korygujące- zapisy poprzednie
• Zastępcze - wystawiane w do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, bądź w przypadku jego braku
• Rozliczeniowe - za pomocą których pozyskuje się już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacji (Motowilczuk I. 2016, s. 18)

Co powinna zawierać nota księgowa

Nota aby móc stanowić podstawę zapisu w księgach rachunkowych powinna spełniać warunki jakie są określone dla dowodów księgowych, oraz powinna zawierać:

1. "określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
7. (uchylony)" (Ustawa o rachunkowości, 1994, pkt 21)

Każdy dokument księgowy powinien być sporządzany w języku polskim, w wypadku kiedy operacje realizowane są z kontrahentem zagranicznym język jak i waluta może być w obcym języku, jednak na żądanie organów kontroli dokument powinien być przetłumaczony na język polski (Majchrzak I. 2003, s. 101)

Jakie dokumenty mogą być podstawą w KPiR (Księga przychodów i Rozchodów)

1. faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrąbanych przepisach, lub
2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazw´ i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• dat wystawienia dowodu oraz dat lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych (Rozporządzenie Ministra Finansów, 2003, pkt 12)

Zasady dotyczące dowodów księgowych, korygowanie błędów w dowodach z art. 22 ustawy o rachunkowości.

1. "Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.
3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu". (Ustawa o rachunkowości, 1994, art 22)

Nota księgowa — artykuły polecane

Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych — Dekret księgowy — Polecenie księgowania — Dowód księgowy — Wyciąg bankowy — Prowadzenie ksiąg rachunkowych — Obieg dokumentów księgowych — Ogólne zasady prowadzenia ksiąg — Raport kasowy

Bibliografia

• Adamek M. (2011), Bilansowe aspekty przedawnienia w zakresie podatków lokalnych w samorządowym organie podatkowym, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego nr 668
• Majchrzak I. (2013), Dokumentacja wydatków i kosztów projektów współfinansowanych ze środków unijnych, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego nr 757
• Motowilczuk I. (2016), Zasady sporządzania własnych dowodów księgowych, Infor PL, Warszawa
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów Dz.U. 2003 nr 152 poz. 1475
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591

Autor: Karolina Stawowy