Proste narzędzia analizy dokumentów kandydatów

Proste narzędzia analizy dokumentów kandydatów jest to jeden ze sposobów badania przydatności kandydatów do pracy w czasie wstępnej selekcji tzw. odsiewu (screening) na podstawie dokumentów dostarczonych przez kandydatów tj. podanie, życiorys ze zdjęciem, świadectwa szkolne, świadectwa pracy, referencje, zaświadczenie lekarskie i inne dokumenty dołączone z inicjatywy kandydata lub określone ogłoszeniem rekrutacyjnym. Pracodawca czytając dokumenty zwraca uwagę na zgodność danych, liczbę zmian miejsca pracy i ich uzasadnienie, kompletność, motywy ubiegania się o przyjęcie, sposób zaprezentowania się itd.

TL;DR

Proste narzędzia analizy dokumentów kandydatów służą do badania przydatności kandydatów do pracy na podstawie dokumentów dostarczonych przez nich, takich jak podanie, życiorys, świadectwa itp. Narzędzia te analizują m.in. wykształcenie, doświadczenie zawodowe, cechy fizyczne, charakterystykę osobową, referencje oraz formalne cechy dokumentów.

Kryteria

Proste narzędzia analizy dokumentów kandydatów to analiza dokumentów pod względem kryterium:

• wykształcenie - to prosty sposób weryfikowania kandydatów do pracy. Informacja o poziomie wykształcenia, rodzaju ukończonej szkoły, uzyskanym w niej zawodzie czy specjalności zawodowej charakteryzują kandydata. Kandydaci pisząc o wykształceniu informują gdzie chodzili do szkoły, kiedy do niej uczęszczali, jakie uzyskali świadectwa, dyplomy, stopnie naukowe, uprawnienia, na jakie kursy i szkolenia uczęszczali. Przyjmuje się, że system edukacji efektywnie realizuje dwa główne cele:właściwe przygotowanie kształconej młodzieży dla potrzeb gospodarki narodowej oraz że formalne kwalifikacje uzyskane przez kandydata podczas edukacji odpowiadają wymogom obsadzanego stanowiska pracy. Szkoła, w której kandydat uzyskał kwalifikacje ma określoną pozycję wśród szkół podobnego typu. Oceny uzyskiwane w czasie uczęszczania do szkoły odzwierciedlają poziom zdolności, umiejętności i motywacji do pracy. Dlatego oceny są wykorzystywane do odsiewu kandydatów. Osoby, które niedawno ukończyły szkołę zwykle wyliczają wszystkie ukończone kursy i uzyskane kwalifikacje. Celem informacji o wykształceniu jest pokazanie zaplecza teoretycznego kandydata. Pracodawca czytając zwróci uwagę na rodzaj i charakter ukończonych kursów, czy organizowane były przez znany i ceniony ośrodek szkoleniowy i czy te kursy są przydatne do pełnienia obowiązków wakującego stanowiska.
• doświadczenie zawodowe - stanowi uzupełnienie kryterium wykształcenia o informacje na temat lat stażu pracy, pełnionych funkcji i osiągnięciach zawodowych. Doświadczenie zawodowe w połączeniu z formalnym wykształceniem daje obraz kwalifikacji kandydata, określa jego kompetencje. Im pełniejsze informacje uzyskuje pracodawca tym łatwiej i trafniej podejmuje decyzję w procedurze screeningu. Rozważa się równowagę pomiędzy wymaganiami stanowiska pracy a kwalifikacjami kandydata. Korzystniejszy okazuje się niedobór kwalifikacji, który można uzupełnić w procesie doskonalenia zawodowego i odpowiedniej motywacji, niż ich nadmiar, gdyż staje się przyczyną frustracji pracownika, trudną do wyeliminowania w sytuacji braku perspektywy spełnienia aspiracji zawodowych. Zwraca się też uwagę na marnotrawienie nadmiaru kwalifikacji zdobytych w przeszłości, a nie dostarczających gospodarce oczekiwanych korzyści. Pracodawca zwraca uwagę na długość zatrudnienia w poprzedniej pracy, ciągłość pracy oraz ilość zmian miejsc pracy. Wszystkie te informacje dostarczają ważnych danych o nawykach kandydata związanych z pracą, jego stosunku do pracy, a także pozwalają przewidzieć jego przyszłe zachowania w firmie. Na przykład jeśli ktoś zmieniał miejsce pracy cztery razy w ciągu pięć lat, to mamy prawo przypuszczać, że zwolni się przy pierwszej nadarzającej się okazji korzystniejszego zatrudnienia oraz że nie można liczyć na jego stałość i przywiązanie do miejsca pracy. Podczas ewentualnej przyszłej rozmowy kwalifikacyjnej pracodawca będzie chciał się dowiedzieć przyczyn częstych zmian prac, czy sam rezygnował czy był zwalniany. Jeśli był zwalniany to czy to było zwolnienie dyscyplinarne czy wynikające z redukcji pracowników. Wszystkie te informacje mówią o stałości zatrudnienia kandydata.
• cechy fizyczne - do analizy tego kryterium pomocne jest badanie lekarskie, które oświadcza o stanie zdrowia i sprawności fizycznej kandydata. Aktualny stan zdrowia jest ważny zarówno dla pracowników fizycznych jak i dla tych którzy podejmują pracę stresującą i psychicznie wyczerpującą. Pod uwagę brana jest również płeć i wiek kandydata. Pracodawcy niekiedy wymagają złożenia książeczki zdrowia i książeczki wojskowej. Sprawdzając książeczkę wojskową zyskują pewność, że kandydat uregulował sprawy związane z wojskiem i że na przykład za miesiąc nie zostanie powołany do służby. Natomiast książeczka zdrowia informuje pracodawcę o ilości zwolnień i urlopów chorobowych. Jest to wskaźnik świadczący o tym, czy kandydat rzetelnie traktuje swoje obowiązki, czy też wykorzystuje każdy pretekst, by nie pracować.
• charakterystyka osobowa oraz cechy osobowości kandydata - charakterystyki można dokonać biorąc pod uwagę cechy demograficzno-społeczne; cechy osobowości na podstawie charakteru pisma, dlatego niektóre firmy wymagają dostarczenia np. listu motywacyjnego ręcznie napisanego, który jest analizowany przez grafologa. Cechy osobowości analizowane są z reguły na podstawie danych zawartych w CV. Pracodawca szuka informacji o przynależności do organizacji, stowarzyszeń, klubów, przyznanych odznaczeniach, nagrodach honorowych, znajomości języków obcych. Jeżeli znajomość języków obcych jest konieczna do funkcjonowania danego stanowiska to zostanie przeprowadzony egzamin sprawdzający poziom kompetencji kandydata lub zostanie przeprowadzona rozmowa w deklarowanym języku w kolejnym etapie rekrutacji. Ważne też jest jak kandydat organizuje sobie czas wolny. Wysoko cenione przez pracodawców są szczególnie te dziedziny pozazawodowej aktywności, które wymagają umiejętności współpracy z innymi (np. gry zespołowe - koszykówka, siatkówka), zdolności przywódczych (np. przewodniczący rady mieszkańców osiedla), czy też zdolności organizatorskich (np. organizator festynu z okazji Dnia Dziecka).
• referencje - dostarczają opinie, zaświadczenia, świadectwa wystawiane przez poprzedniego pracodawcę. Osoba prowadząca nabór dzwoni do poprzednich pracodawców w celu potwierdzenia wiarygodności złożonych informacji przez kandydata. Poprzedni pracodawcy przedstawiają charakterystykę zajmowanego wcześniej stanowiska pracy kandydata, opis jego rozwoju zawodowego oraz subiektywne opinie przełożonych czy współpracowników na temat komunikatywności i odpowiedzialności.
• formalne cechy dokumentów - sprawdza się czy dokument jest czysty, poprawnie sformułowany, schludny i przejrzysty. Jeśli dokumenty zawierają te cechy to świadczy to o poważnym potraktowaniu oferty. Dokumenty wymięte, pisane odręcznie, nieczytelne i niechlujne wskazują na brak szacunku kandydata dla przedsiębiorstwa.

Proste narzędzia analizy dokumentów kandydatów — artykuły polecane

Selekcja — Proces rekrutacji — Kwestionariusz badania satysfakcji pracowników (ankieta) — Referencje — Test kompetencji — Procedura doboru personelu — Wywiad pogłębiony z kandydatem — Rezydent turystyczny — Headhunter

Bibliografia

• Pocztowski A. (red.) (2002), Międzynarodowe zarządzanie zasobami ludzkimi, Oficyna Ekonomiczna, Kraków
• Sedlak K. (red.) (1996), Jak poszukiwać i zjednywać najlepszych pracowników, Wydawnictwo Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków
• Steinmann H., Schreyógg G. (2001), Zarządzanie. Podstawy kierowania przedsiębiorstwem. Koncepcje, funkcje, przykłady, Oficyna Wydawnicza Politechniki Wrocławskiej, Wrocław
• Szałkowski A. (red.) (2000), Wprowadzenie do zarządzania personelem, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków

'Autor: Monika Kaczorek