Macierz odpowiedzialności

Macierz odpowiedzialności (określana również jako macierz RAM - Responsibility Assignment Matrix) - ilustruje odpowiedzialność członków zespołu za realizację zadań projektu lub procesu biznesowego. Macierz odpowiedzialności jest stosowana przy analizie oraz tworzeniu struktury organizacji, a także jest przydatna w wyjaśnianiu ról oraz zadań w strukturze organizacji, gdzie uwzględniony jest szczegółowy plan działalności oraz przedstawione są powiązania pomiędzy poszczególnymi komórkami. Tworząc macierz odpowiedzialności bierze się pod uwagę następujące elementy:

• plan działalności,
• strukturę zarządzania,
• kompetencje.

Macierz składa się z wierszy zawierających listę zadań oraz kolumn z nazwami uczestników. W macierzy zaznacza się funkcje pełnione w zadaniach przez uczestników. Funkcje te można dowolnie definiować. Dobrym rozwiązaniem może być skorzystanie z listy funkcji wykresu kompetencyjnego (Wykres Hijmansa). Określając powiązania między zadaniami a stanowiskami stosuje się zasadę przewagi cech oraz zasadę wyłączności cech.

TL;DR

Macierz odpowiedzialności jest narzędziem wykorzystywanym w zarządzaniu projektami do określania ról i odpowiedzialności członków zespołu. Składa się z listy zadań i nazw uczestników, gdzie zaznacza się funkcje pełnione w zadaniach. Istnieją różne zestawy ról i symboli, takie jak PARIS lub RACI. Macierz odpowiedzialności pomaga analizować komunikację w zespole i planować przydział obowiązków w projekcie. Może być tworzona w dwóch momentach - gdy znamy skład zespołu lub gdy opieramy się na rolach członków zespołu. Ważne jest, aby każde zadanie miało jednego odpowiedzialnego.

Etapy budowy macierzy odpowiedzialności

Wiersze macierzy oznaczają kolejne zadania/działania realizowane w ramach projektu. Kolumny macierzy przedstawiają zasoby, które są potrzebne do realizacji projektu: konkretne osoby lub jednostki organizacyjne. Komórki macierzy przedstawiają rodzaj odpowiedzialności, symbol roli.

Tworzenie macierzy:

1. Identyfikacja wszystkich zadań związanych z realizacją projektu. Zamieszczenie listy zadań w pierwszej kolumnie od lewej.
2. Identyfikacja wszystkich zasobów angażowanych w projekt. Umieszczenie listy zasobów w górnej części macierzy.
3. Uzupełnienie komórek tabeli określających role, jakie pełnią poszczególne jednostki w realizacji konkretnego zadania.
4. Weryfikacja poprawności macierzy - sprawdzenie, czy wszystkie zadania na liście, posiadają wykonawcę i osobę pełniącą rolę zatwierdzającego.
5. Sprawdzenie, czy wszystkie zadania są weryfikowane tylko przez jedną osobę. Rozwiązanie konfliktowych przydziałów zadań.
6. Prezentacja, dyskusja oraz zgoda na realizację projektu. Wstępnie macierz odpowiedzialności powinna zostać zatwierdzona przed uruchomieniem projektu, po zidentyfikowaniu zadań. (H.Bieniok 2014, s.175-176)

Istnieją różne zestawy ról i ich symboli wykorzystywanych w tej technice. Jednym z takich zestawów, który jest często wykorzystywany w zarządzaniu projektami jest PARIS, obejmujący następujące role:

• P (ang. participant) - uczestnik, który odpowiada za wykonanie określonej pracy w ramach zadania;
• A (ang. accountable) - uczestnik, który jest odpowiedzialny za rezultaty/produkty zadani;
• R (ang. responsible for execution) - uczestnik odpowiadający za wykonanie całego zadania;
• I (ang. input or review) - uczestnik, który odpowiada za dostarczenie niezbędnych informacji lub oceniający wykonie zadania;
• S (ang. sign off) - uczestnik odbierający rezultaty zadania.

W zrządzaniu projektami równie wykorzystywany jest zestaw RACI, który obejmuje następujące role:

• R (ang. responsible) - uczestnik odpowiadajcy formalnie za wykonanie zadania;
• A (ang. accountable) - uczestnik odpowiedzialny za wykonanie zadania;
• C (ang. consult) - uczestnik, który konsultuje sposób wykonania zadania;
• I (ang. informed) - uczestnik, którego należy poinformować o wykonaniu zadania (M.Trocki 2014, s.262)

Zastosowanie

Macierz odpowiedzialności może być wykorzystywana do identyfikacji stanu obecnego, bądź do programowania nowych wariantów rozwiązań. Analiza istniejącego systemu może być przeprowadzana na dwa sposoby:

• Analiza zadań - zadania analizowane są ze względu na kompletność elementów składających się na zadania (wiersze macierzy). Analiza ta przebiega także pod kątem prawidłowego przydziału odpowiednich czynności odpowiednim komórkom. Wyniki służą jako podstawa ulepszenia sposobu wykonywania zadań.
• Analiza komórek organizacyjnych - jest to analiza ze względu na prawidłowy przydział czynności (kolumny macierzy). Określa się czynności, które nie zgadzają się z funkcjami danej komórki, a następnie kieruje się je do tych komórek, które powinny te czynności wykonywać. Analiza z tego punktu widzenia daje możliwość rozwiązywania problemów związanych ze specjalizacją i centralizacją. Aby uwzględnić kolejność wykonywanych czynności, można wprowadzić do wykresu powiązania strzałkowe lub oznaczenia cyfrowe, co może jednak spowodować zaciemnienie wykresu. Prawidłowy przydział kompetencji odznacza się jednoznacznością oraz zamknięciem.

Macierz odpowiedzialności pomaga w analizowaniu komunikacji w zespole oraz planowaniu przydziału obowiązków do poszczególnych zadań w projekcie. W związku z tym macierz odpowiedzialności możemy tworzyć w dwóch momentach. Pierwszy przypadek to gdy jest nam znany skład zespołu projektowego. Drugi przypadek występuje, gdy posiłkujemy się rolami członków zespołu, nie znając szczegółów odnoście przyszłych członków zespołu. Z drugiej strony warto już mieć strukturę poszczególnych zadań, które będą realizowane w ramach projektu. Od nas uzależniony jest poziom szczegółowości z podziałem na zadania, ale warto pamiętać o jednej fundamentalnej zasadzie za każde zadanie odpowiada jedna i tylko jedna osoba (Responsible). W związku z tym przy tworzeniu mało szczegółowej struktury zadań możemy spotkać się z sytuacją, że za dane zadanie będą odpowiadać 2 osoby. W takim przypadku prawdziwa staje się sentencja: jeśli za jedno zadanie odpowiada więcej niż jedna osoba to tak naprawdę nie odpowiada nikt.

Macierz odpowiedzialności — artykuły polecane

Organizacja pracy — Karta projektu — Plan projektu — Zarządzanie programem — Struktura podziału pracy — Feature-Driven Development — RACI — Wykres blokowy — Business Process Modeling Notation — Ekwifinalność

Bibliografia

• Bieniok H. (red.) (2014), Współczesne kierunki rozwoju nauk o zarządzaniu w kontekście dokonań naukowych Profesora Adama Stabryły, Mfiles.pl, Kraków
• Cabała P., Sołtysik M., Woźniak K. (2016), Praktyka projektowania systemów organizacyjnych przedsiębiorstwa, (red.) A. Stabryła, Mfiles.pl, Kraków
• Jeż U. (2015), Analiza interesariuszy i jej wpływ na sukces projektu, Wybrane zagadnienia zarządzania projektami w przedsiębiorstwach informatycznych, nr, 6
• Romanowska M. (2004), Leksykon zarządzania, Difin, Warszawa
• Tchórzewski S. (2013), Planowanie zakresu projektu oraz komunikacji w projekcie z uwzględnieniem interesariuszy wewnętrznych, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, Organizacja i Zarządzanie, z. 63
• Trocki M. (2014), Organizacja projektowa, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Trocki M., Grucza B., Ogonek K. (2003), Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa

Autor: Anna Grochal, Magdalena Ślusarczyk