Kamień milowy

Kamień milowy - jest to jednorazowe, ważne zdarzenie w harmonogramie. Nazwą tą określa się istotne zdarzenie podczas realizacji projektu, które wskazuje najważniejsze (po terminach rozpoczęcia i zakończenia projektu) momenty w cyklu jego życia. Teoretycznie może się znajdować w dowolnym miejscu, jednak w praktyce kamienie milowe są zwykle umieszczane na początku lub na końcu serii zadań, etapów lub subprojektów. Sam kamień milowy nie pochłania zasobów, czasu lub pieniędzy, lecz po prostu jest punktem odniesienia dla oceny wykonania planu. Definicja kamienia milowego nie powinna dotyczyć zrobienia czegoś. W jej ramach powinno się określić jasny oraz jednoznaczny cel. Kamienie milowe i definicje celów przedsięwzięcia zezwalają wyeliminować ewentualne nieporozumienia już a początku projektu oraz uniknąć przykrych niespodzianek w trakcie jego realizacji. Oczywistymi kamieniami milowymi są momenty zakończenia etapów danego projektu, np. w przedsięwzięciu filmowym będą to momenty zakończenia dni zdjęciowych. Powinno się odróżniać kamienie milowe od terminów składania sprawozdań, które często wyznaczane są pewnymi datami kalendarzowymi takim jak np. koniec roku, kwartału bądź miesiąca.

Cechy charakterystyczne kamieni milowych:

• są opracowywane indywidualnie dla każdego projektu,
• brak możliwości osiągnięcia kamienia milowego powoduje zatrzymanie bądź przerwanie projektu, nawet jeśli wyniki kontroli etapowych są pozytywne.

TL;DR

Kamienie milowe to istotne zdarzenia w projekcie, które wskazują na najważniejsze momenty w jego cyklu życia. Mają one różne cechy charakterystyczne i odgrywają różne role w zarządzaniu projektem. Kamienie milowe powinny być zdefiniowane w sposób mierzalny i pokazywać na punkty decyzyjne lub zadania prowadzące do realizacji projektu. Są one również ważne przy kontrolowaniu i monitorowaniu projektu. Daty osiągnięcia kamieni milowych powinny być określone i zaakceptowane przez zarząd. Ogólna struktura kamieni milowych powinna być dobrze przemyślana i uwzględniać ich wzajemne relacje oraz miejsce w całym projekcie.

Rola kamieni milowych

Rola kamieni milowych w zarządzaniu projektami jest różnoraka. Kamienie milowe pokazują momenty cyku życia projektu, gdzie dokonywana jest rekapitulacja wcześniejszych dokonań i ocena szans na pomyślne zakończenie projektu. Dokładnie w momentach wyznaczonych przez kamienie milowe umieszczane są decyzje o zmianach w przyjętym planie działania (zdarza się, że nawet o zaniechaniu projektu). Często kamienie milowe wyznaczają terminy, gdzie następuje częściowe rozliczenie finansowe wykonanych prac. Z tego powodu odpowiednie ulokowanie kamieni milowych na osi czasu ma spore znaczenie dla zapewnienia płynności finansowej jednostki organizacyjnej realizującej projekt.

Chcąc w prawidłowy sposób wyznaczyć kamienie milowe warto wziąć pod uwagę następujące wskazówki:

• kamień milowy winien być zdefiniowany przez wiązkę działań, którym przypisać można sprecyzowany cel cząstkowy,
• kamień milowy winien być definiowany w sposób mierzalny,
• kamień milowy winien pokazywać na punkty decyzyjne bądź zadania prowadzące do realizacji projektu,
• kamień milowy winien zezwalać na rozliczenie istotnej części planu.

Zaprezentowane wyżej zalecenie dotyczące sposobu wyznaczania kamieni milowych pokazują, iż dobrymi wskaźnikami predestynowanymi do oceniania stanu realizacji projektu opracowanego za pomocą kamieni milowych są wskaźniki skuteczności mierzące stopień osiągnięcia celu cząstkowego identyfikowanego przy danym kamieniu milowym.

Kamienie milowe w praktyce

Programy do komputerowego wspomagania planowania projektów zezwalają na przegląd raportów oraz drukowanie ich w taki sposób, aby obejmowały wyłącznie najważniejsze czynności, co w ogromnym stopniu ułatwia ocenę postępów projektu z punktu widzenia czasu oraz kosztów i odgrywa istotną rolę przy przygotowywaniu sprawozdań dla kierownictwa wyższego szczebla oraz klienta. Kamienie milowe dobrze sprawdzają się jako identyfikatory kolejnych etapów projektu. Przykładowo jeśli projekt, który ma na celu stworzenie nowej aplikacji między początkiem a końcem zawierał będzie kilka logicznych oraz wyraźnych kamieni milowych. Kierownik danego projektu korzystając z szacowanie etapowego, jest w stanie przewidzieć koszt całości przy kolejnym możliwym do wyznaczenia kamieniu milowym. Przystępując do kontrolowania i monitorowanie projektu, istotne jest określenie, z jakich narzędzie będzie się korzystać, jakie parametry będą potrzebne, w jaki sposób zbierane, przez kogo oraz w jakich okresach. Kamienie milowe odgrywają tu bardzo ważną rolę, ponieważ podsumowują określony zestaw zadań bądź daną fazę projektu. Zatwierdzenie czyli osiągnięcie kamienia milowego wiąże się z przystąpieniem do następnego etapu projektu. Wykrycie podczas monitoringu opóźnienia (kamienia milowego) winno wymusić zbadanie przyczyny takiej sytuacji oraz zastosowanie środków zaradczych. Należy określić, czy opóźnienie będzie powodować zakłócenia w harmonogramie całego projektu lub czy można np. przyspieszyć pracę w następnych etapach, tak by zakończyć projekt terminowo. Daty osiągnięcia kamieni milowych w projekcie powinny być konkretnie określone i zaakceptowane przez zarząd. Ich określenie ułatwi pracownikom odpowiednie zaplanowanie wykorzystanie zasobów a także procedur pomocniczych. Poza tym dzięki ich wyznaczeniu wszyscy interesariusze projektu mogą być jak najszybciej informowani o postępach prac. Ogólna struktura kamieni milowych może źle zaprezentować projekt nawet wtedy, kiedy poszczególne ich definicje są poprawne oraz dobrze przemyślane. Opracowując kamienie milowe należy zatem zwrócić uwagę na ich wzajemne relacje oraz miejsce zajmowane w całej strukturze przedsięwzięcia. W tym celu posłużyć się można techniką mapowanie procesów wykorzystując tory. Polega ona na akcentowaniu poszczególnych etapów procesu na wybranych torach, biorąc pod uwagę komu zostały one przydzielone i jakiego rodzaju czynności wchodzą w ich skład.

Kamień milowy — artykuły polecane

Planowanie — Metody kontroli zasobów — Modele fazowe — Rozpoczynanie projektu — Oszczędność w projekcie — Kontrola w projekcie — Bilansowanie zasobów — Plan projektu — Zarządzanie programem

Bibliografia

• Harper-Smith P., Derry S. (2012), Zarządzanie projektami, MT Biznes, Warszawa
• Jones R. (2009), Zarządzanie projektami. Sztuka przetrwania, MT Biznes, Warszawa
• Kościelanik H. (red.) (2012), Zarządzanie, Zeszyty Naukowe Politechniki Częstochowskiej, Nr 5, Częstochowa
• Lis M. (red.) (2014), Zarządzanie projektami i funduszami unijnymi w świetle standardów międzynarodowych, Prace Naukowe Wyższej Szkoły Biznesu w Dąbrowie Górniczej, Dąbrowa Górnicza
• Lock D. (2009), Podstawy zarządzania projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Miedziński B. (2012), Podstawy zarządzania projektami, Oficyna Wydawniczo-Poligraficzna Adam, Warszawa
• Phillips J. (2011), Zarządzanie projektami IT, Helion, Gliwice
• Wirkus M., Roszkowski H., Dostatni E., Gierulski W. (2014), Zarządzanie projektem, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa

Autor: Agnieszka Wolf