Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna szczegółowo określa zasady, jak również tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce. Równocześnie reguluje postępowanie z wszelką dokumentacją, bez podziału na sposób jej tworzenia, jej postaci ani zawartych w nich informacji. Instrukcja kancelaryjna reguluje postępowanie w wykonywaniu czynności od momentu wpływu dokumentu bądź jego powstania wewnątrz organizacji do momentu uznania go za część dokumentacji w archiwum zakładowym, bądź w składnicy akt. Krótko mówiąc, instrukcja kancelaryjna jest określeniem sposobu postępowania z dokumentem przez cały jego obieg w jednostce, sposób rejestracji, załatwiania spraw oraz postępowanie ze sprawami zakończonymi. Określa również wzory formularzy i stempli używanych w jednostce.

TL;DR

Instrukcja kancelaryjna określa zasady obiegu pism i postępowania z dokumentacją w jednostce. Obowiązek stosowania instrukcji mają państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne. Instrukcja dzieli się na trzy części: postanowienia wstępne, przepisy szczegółowe dotyczące pism i akt, oraz przepisy specjalne. Istnieją dwa rodzaje systemu kancelaryjnego: bezdziennikowy i dziennikowy. System dziennikowy jest bardziej pracochłonny, ale umożliwia kontrolę dokumentów na każdym etapie załatwiania sprawy. Obecnie pisma są rejestrowane komputerowo, co upraszcza czynności ewidencyjne.

Kto powinien stosować instrukcję kancelaryjną

Obowiązek posiadania i stosowania instrukcji kancelaryjnej posiadają wszystkie państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne, które wytwarzają materiały archiwalne. Aktem prawnym który określa instrukcję kancelaryjną jest Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Jednocześnie wszystkie prywatne, niepaństwowe zakłady, nie mają obowiązku stosować instrukcji kancelaryjnej, jednakże jeśli wyrażą chęć stworzenia takowej, mogą konsultować się z archiwami Państwowymi lub Stowarzyszeniem Archiwów Polskich. Po uzgodnieniu z właściwym organem, taka instrukcja musi jeszcze zostać zatwierdzona przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (za pośrednictwem dyrektora właściwego archiwum państwowego), czego celem jest nadzór nad tym, aby tworzenie aktów był narastające w sposób właściwy, zgodny z przepisami archiwalnymi, które akurat obowiązują.

Przywilej opracowywania instrukcji kancelaryjnej należy do naczelnych i centralnych organów dla wszystkich jednostek organizacyjnych określonego działu administracji publicznej, ewentualnie, jak już wspomniano wyżej, jednostki organizacyjne zainteresowane ich wdrożeniem.

Co reguluje instrukcja kancelaryjna

• Zasady obiegu pism
• zasady przyjętego systemu kancelaryjnego
• czynności sekretariatu w zakresie przyjmowania i wysyłania pism
• tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa
• tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia
• tryb rejestracji i znakowania pism
• dopuszczalne formy załatwiania sprawy
• zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu
• zasady terminowania i kontroli załatwiania spraw
• zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do składnicy (Rozwadowska A. 2005)

Podział instrukcji

Instrukcja dzieli się na trzy części:

1. postanowienia wstępne - a więc wyjaśnienie celu instrukcji, stosowanych pojęć, opisu zasad obiegu pism oraz podziału akt.
2. przepisy szczegółowe dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami - w tej części instrukcja określa dokładnie, jak przyjmować, otwierać, sprawdzać, rozdzielać i doręczać pisma, a także jak je znakować, aprobować, jak podpisywać i jak wysyłać.
3. przepisy specjalne - ta część natomiast określa jak postępować w przypadkach specjalnych, określa terminowanie spraw, kontrolę i załatwienia (Rozwadowska A. 2005)

System kancelaryjny

System kancelaryjny określa sposób wykonywania czynności związanych z przyjęciem, opracowaniem, obiegiem wewnętrznym, wysyłką oraz przechowywaniem akt sprawy. Można wyróżnić system dziennikowy i bezdziennikowy.

System bezdziennikowy - system ten jest mniej pracochłonny od systemu dziennikowego. Na podstawie akt nadaje się pismom znak liczbowy i kieruje do odpowiedniej komórki organizacyjnej. Nie jest prowadzony dziennik rejestrujący pisma wpływające i wychodzące, a obieg pism jest szybszy. Prowadzony jest druk "spis spraw" i na nim rejestruje się pisma.

System dziennikowy - jest stosunkowo prostym systemem, jednakże bardzo pracochłonnym, który dodatkowo hamuje sprawny obieg dokumentów. Niewątpliwą zaletą tego systemu jest możliwość kontroli pisma na każdym etapie załatwiania sprawy. Obecnie najczęściej jest prowadzony komputerowo, co dużo upraszcza czynności ewidencyjne. Jednostka organizacyjna wydziela poszczególne komórki organizacyjne, których rejestr jest prowadzony i do których kierowanie są pisma do merytorycznego załatwienia. Bardzo ułatwia to ewentualne poszukiwanie dokumentu. W systemie takim wyszczególniony jest termin i forma ostatecznego załatwienia. Zwykle stosuje się ten system w małych instytucjach.

W systemie tym rejestrowanie są (każde w osobnym dzienniku):

• faktury, rachunki i noty do zapłaty
• wpływy faksów - zaopatruje się w pieczątkę wpływu
• wpływy poczty zwykłej - również zaopatruje się pieczątką wpływu

Kolejność czynności:

• Sekretariat otrzymuje wpływy, jednak nie rejestruje ich, umieszcza pieczątkę wpływu którą wypełnia, a następnie przekazuje dokument do komórki organizacyjnej
• Kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi, w celu załatwienia sprawy
• referent rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw. Spis spraw to formularz, który zawiera: rok, imię i nazwisko załatwiającego, symbol komórki organizacyjnej, symbol teczki, tytuł teczki (według wykazu akt), krótką treść sprawy, do kogo wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy oraz jej ostatecznego załatwienia. Po załatwieniu sprawy, referent przekazuje pismo do sekretariatu, aby zostało ono wysłane do adresata. Wszelkie kopie, oraz oryginały dokumentów przechowuje referent.

Obecnie wszelkie pisma rejestruje się komputerowo, jest to nowoczesny sposób, który upraszcza wiele czynności związanych z ewidencjonowaniem pism. Jednakże jest systemem dość niedawno wprowadzanym do jednostek organizacyjnych, przez co nie jest o końca dopracowany, oraz dopasowany do różnych kategorii, ponieważ np.: nie wszystkie sprawy mają taki sam okres załatwienia sprawy, jeśli jest krótszy, nie jest to problemem, jeśli jednak czas na załatwienie sprawy jest ustawowo dłuższy, a system tego nie przewiduje, może być problem.

Instrukcja kancelaryjna — artykuły polecane

Europejska Karta Samorządu Terytorialnego — Inkasent — Administrator bezpieczeństwa informacji — Dokumentacja organizacyjna — Zarząd Narodowego Banku Polskiego — Polityka bezpieczeństwa — Absolutorium — Rozporządzenie — Dokumenty magazynowe

Bibliografia

• Hanzl M. (2008), Możliwość gromadzenia danych przestrzennych w praktyce działania organów administracji samorządowej, Roczniki Geomatyki, Tom VI, Zeszyt 4
• Hysa B. (2012), Zapewnienie jakości informacji w procesach informacyjno-decyzyjnych urzędów administracji publicznej, Zeszyty naukowe Politechniki Śląskiej, Nr XXXX
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67
• Rozwadowska A. (2005), Organizacja pracy biurowej, Poradnik dla ucznia, Instytut technologii Eksploatacji - Państwowy Instytut Badawczy, Radom
• Szczepankiewicz E., Wojciechowska P. (2015), Pomiar i metody zarządzania ryzykiem przy realizacji zadań inwestycyjnych w jednostkach sektora finansów publicznych, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego, Finanse, Rynki Finansowe, Ubezpieczenia, Nr 76, t. 2

Autor: Anna Urbaniak