Proces planowania

Proces planowania to ważny element zarządzania każdej organizacji. Proces ten dotyczy zbioru pewnych działań, czynności, które są ze sobą powiązane i w rezultacie ich realizacja przynosi organizacji oczekiwany rezultat. Ważnym krokiem w procesie planowania jest określenie celu lub zbioru celów jakie są istotne dla organizacji. Polega to na identyfikacji priorytetów, które umożliwią skuteczne powiązanie potrzeb z zasobami organizacji potrzebnymi do jej realizacji. Zastosowanie w planowaniu ma tutaj sposób, który oparty jest na wyobrażeniu sobie przyszłości organizacji, czyli stanu jaki byśmy chcieli sobie wyobrazić. Kolejno określenie stanu istniejącego, sytuacji w której znajduje się organizacja i zweryfikowanie możliwości realizacji zamierzonej wizji, również ze względu na stan posiadanych zasobów. Następnie można określić przyczyny sprzyjające i uniemożliwiające realizację określonych zamierzeń i w efekcie opracować plan działania, który umożliwi realizację celów. Taki proces planowania można również nazwać strategicznym, ponieważ starannie planowane są wszystkie działania, wyobrażenie przyszłości zderza się ze stanem teraźniejszym, co pozwala zauważyć pewne braki, błędy i w efekcie podjąć takie działania, aby cały proces planowania przyniósł zamierzone efekty.

W literaturze proces planowania bardzo często przedstawiany jest w powiązaniu z funkcją sterowania, czyli kontroli i koordynacji. D. Hahn zaprezentował omawiany proces w czterech fazach (M.Trocki 2015, s.35):

1. Faza formułowania problemu - są to działania o charakterze planistycznym w powiązaniu z działaniami decyzyjnymi. Skupiają się one na określeniu problemu w taki sposób, aby móc porównać stan, który organizacja chciałaby osiągnąć ze stanem aktualnym. W tej fazie powinno się przeanalizować przyczyny problemu, sformułować cele, które są istotne aby rozwiązać problem oraz istotne jest wskazanie problemów decyzyjnych, które są powiązane z celami, do których dąży firma.
2. Faza poszukiwań - podejmowane działania są skupione na wyznaczeniu możliwych opcji zadań, które można podjąć, przemyśleniu okoliczności, które mogą powstać w przyszłości i jaki będą mieć wpływ na warianty, które zostały wskazane jako możliwe. Ostatnim ważnym zadaniem w tej fazie jest wybranie wariantów spośród tych, które zostały szczegółowo opisane.
3. Faza oceny - czyli działania polegające na ocenie wariantów z perspektywy osiągnięcia najważniejszych dla organizacji celów. Istotne jest określenie jak będą oddziaływać wybrane warianty działania na założone cele w warunkach pewności i niepewności. Powinno się także stworzyć symulację, na którą będą się składać cele, warianty, które przedsiębiorstwo wybrało oraz warunki w jakich działania będą wykonywane.
4. Faza decydowania - czyli czynności wykonywane aby dokonać odpowiedniego wariantu działania. Na tą fazę składają się zadania takie jak porównanie i dyskusja na temat wariantów, które podlegają ocenie, analizowanie i dyskutowanie o wynikach uzyskanych z przeprowadzonej symulacji. Na koniec podejmowana jest decyzja o wyborze wariantu, który jest najbardziej realny do przeprowadzenia aby osiągnąć założone cele.

TL;DR

Proces planowania to ważny element zarządzania organizacją, który polega na określeniu celów, analizie stanu obecnego, identyfikacji czynników sprzyjających i uniemożliwiających realizację celów oraz opracowaniu planu działania. Proces planowania składa się z czterech faz: formułowania problemu, poszukiwań, oceny i decydowania. Etapy procesu planowania to określenie celów, analiza stanu obecnego, identyfikacja czynników wpływających na realizację celów oraz opracowanie planu. W procesie planowania wykonywane są zadania takie jak identyfikowanie zadań, porządkowanie zadań, określanie wpływu projektu na otoczenie, oszacowanie zasobów, sprecyzowanie hierarchii zespołu, określanie kompetencji, tworzenie procedur kontroli i formułowanie ogólnych zasad. Celem procesu planowania jest opracowanie planu, który pozwoli osiągnąć zamierzone cele. Proces planowania ma wiele celów cząstkowych, takich jak orientacja na cele, wczesne ostrzeganie, koordynacja planów, przygotowanie decyzji, podstawy kontroli, informowanie i motywowanie pracowników. Proces planowania ma na celu minimalizację negatywnych skutków zmian, redukcję nakładanych przedsięwzięć i motywowanie pracowników. Charakter procesu planowania może być informacyjny, przyszłościowy, sprawczy, procesowy i racjonalny. Proces planowania spełnia funkcje ostrzegawczą, kreacyjną, orientacyjną, koordynacyjną i moderacyjną.

Etapy procesu planowania

Proces planowania posiada pewne etapy jego realizacji:

1. Określenie celu lub celów, które chce osiągnąć organizacja. Etap ten jest realizowany za pomocą identyfikacji pewnych priorytetów oraz określeniu zamierzeń dla właściwej koncentracji zasobów organizacji.

2. Określenie teraźniejszej sytuacji, czyli analizy stanu obecnego. Działania te mają na celu m.in. odnalezienie odpowiedzi na pytanie jak odległa jest sytuacja obecna od realizacji zamierzonej wizji ? A także jakie są potrzebne zasoby do realizacji tych celów ?

3. Ustalenie tego co sprzyja, a co uniemożliwia realizację zamierzonej wizji. Istotne może być tutaj znalezienie odpowiedzi na pytanie które czynniki środowiska wewnętrznego, czy to zewnętrznego ułatwiają organizacji realizację określonych celów ? Które z czynników stwarzają problem w osiągnięciu przez nią zamierzonych celów ?

4. Opracowanie planu lub działań, które prowadziłyby do realizacji założonych celów. Można opracować wiele wariantów, po to aby je ocenić i wybrać najlepszy z nich (L. F. Korzeniowski 2010 s. 176).

Można również proces planowania przedstawić za pomocą następujących po sobie sekwencyjnie czynności, wzajemnie od siebie zależnych i uzupełniających się, które obejmują najpierw prognozowanie, a w efekcie tworzenie planu.

Zadania wykonywane w procesie planowania

Wyróżnia się następujące zadania, które powinno się wykonać w omawianym procesie (P.Pietras, M.Szmit 2003, s.44-45):

1. Identyfikowanie zadań - etap ten polega na podejmowaniu decyzji, które dotyczą konkretnych działań, rozdzielania ich pomiędzy zespołem, sposobu ich wykonywania a także określaniu zasobów, które będą niezbędne podczas realizacji oraz ustalaniu terminów. Podczas tego etapu sporządza się listę zadań, które powinny zostać zrealizowane podczas projektu.

2. Porządkowanie zadań - etap polegający na rozdzieleniu ogółu projektu na poszczególne czynności, następnie następuje przyporządkowanie zadań do pojedynczych jednostek bądź zespołów. Efektem tych działań jest powstanie struktury podziału prac i jest on punktem wyjścia umożliwiającym dalsze nadzorowanie realizacji projektu poprzez:

• zbudowanie koncepcji na ogół projektu oraz na jego główny cel,
• rozdzielenie większych i bardziej skomplikowanych czynności na mniejsze, które będą mogły zostać zrealizowane przez pojedyncze jednostki,
• scharakteryzowanie warunków brzegowych dla czynności takich jak planowanie, sterowanie i nadzorowanie przeprowadzania projektu,
• określenie warunków dotyczących terminów, zamierzonych efektów oraz kosztów, jakie mają zostać poniesione,
• ustalenie zasobów, jakie są niezbędne podczas realizacji przedsięwzięcia,
• bieżące kontrolowanie ponoszonych kosztów,
• zarządzenie punktów kontrolnych przedsięwzięcia,
• hierarchizacja miar efektywności a także określenie rankingu dotyczącego kryteriów.

Dzięki szczegółowemu opracowaniu struktury podziału prac możliwe jest planowanie i sterowanie przebiegiem realizacji całego projektu.

3. Określanie wpływu projektu na otoczenie - aby określić wpływ projektu na otoczenie powinno się odpowiedzieć na następujące pytania:

• Czy projekt będzie mieć wpływ na inne projekty?
• Czy zaplanowane zadania w tym przedsięwzięciu nie spowodują przymusu podjęcia nowego projektu?
• Czy przeprowadzany projekt ma wpływ na przekazywanie informacji lub procesy finansowe w przedsiębiorstwie?
• Czy przeprowadzenie projektu odczują pracownicy firmy, jej klienci bądź środowisko?

4. Oszacowanie niezbędnych zasobów - konieczne jest zaplanowanie zasobów finansowych oraz ludzkich jakie są potrzebne przy okazji realizacji projektu, określenie terminów końcowych oraz kwalifikacji potrzebnych, aby zrealizować przedsięwzięcie.

5. Sprecyzowanie hierarchii zespołu oraz jego funkcjonowania w strukturze firmy - na tym etapie występuje formalizacja decyzji podjętych podczas pierwszego etapu procesu planowania. Należy dopilnować, aby każdy rozumiał i akceptował hierarchię. Istotne jest rzetelny przekaz informacji o tym, kto czym się zajmuje w realizacji projektu oraz jakie stanowisko zajmuje.

6. Określanie kompetencji - polegające na scharakteryzowaniu zakresów odpowiedzialności pojedynczych jednostek zaangażowanych w realizację projektu oraz kompetencji jakie im przysługują.

7. Tworzenie procedur kontroli - etap mający na celu stwierdzenie o przedmiotach i sposobach przeprowadzania kontroli oraz pomiaru wyników prac, ustalenie kanałów przekazywania informacji kontrolnych oraz kryteriów akceptacyjnych realizację części prac.

8. Formułowanie ogólnych zasad - czynności związane z ustaleniem osób odpowiedzialnych za podpisywanie raportów, organizację spotkań, sposobów przeprowadzania procesów dotyczących podejmowania decyzji, osób odpowiedzialnych za rozwiązywanie konfliktów, dokumentów, jakie mogą być niezbędne podczas realizacji projektu.

Realizacja powyższych etapów pozwala na opracowanie i stworzenie szczegółowego planu projektu.

Cel procesu planowania

Jednym z celów procesu planowania jest opracowanie przynoszącego pozytywne efekty instrumentu, zorientowanego na osiąganie określonych celów, pod postacią planu. Oznacza to wcześniejsze poszukiwanie warunków, które mogą być szansą bądź ryzykiem dla przedsiębiorstwa, środków oraz alternatyw, dzięki którym organizacja osiągnie założone cele oraz dokona odpowiedniego wyboru działań zmierzających do tego (M.Trocki 2015, s.25).

Cele cząstkowe procesu planowania

Cele cząstkowe przedstawiają się następująco (M.Trocki 2015, s.26):

• orientacja na cele - za pomocą planowania ustala się koncepcje podrzędne oraz sposoby ich zintegrowania z nadrzędnymi celami,
• wczesne ostrzeganie - dzięki planowaniu możliwe jest wczesne podejmowanie działań oraz rozwiązań mających przeciwdziałać ewentualnym problemom,
• koordynacja planów cząstkowych - planowanie umożliwia wspólne rozwiązywanie problemów oraz eliminację zakłóceń, które mogą wpłynąć na ich realizację,
• przygotowanie decyzji - proces planowania pozwala na analizę problemów i omawianych alternatyw, które prowadzą do rozstrzygnięcia problemów,
• podstawy kontroli - proces planowania umożliwia porównywanie oczekiwanych założeń z tymi już osiągniętymi oraz pozwala na monitorowanie procesu, dzięki czemu proces może być podstawą rzetelnej kontroli,
• informowanie współpracowników - planowanie uskutecznia komunikację o zamierzonych celach, innych możliwych rozwiązaniach, środkach przeznaczonych do zużycia, terminach oraz ewentualnych ograniczeniach,
• motywowanie współpracowników - zapewnienie pracownikom udziału w procesie planowania motywuje ich do działania.

Rola procesu planowania

Proces planowania ma na celu zminimalizowanie niekorzystnych wpływów jakie niosą za sobą zmiany, zapobiega marnotrawstwu oraz nadmiarowi zatrudnionych osób, a także pozwala na uzgodnienie standardów kontroli. Pracownicy znając cele przedsiębiorstwa są bardziej zmotywowani do działania, ponieważ czują się potrzebni w realizacji zamierzonych celów. Proces planowania pozwala na redukcję nakładanych na siebie przedsięwzięć oraz ogranicza ilość zadań (E.Michalski 2013, s.150).

Charakter procesu planowania

Charakter procesu planowania może być (M.Trocki 2015, s.26):

• informacyjny - planowanie to działanie skoncentrowane na gromadzeniu, przetwarzaniu i wymianie informacji,
• przyszłościowy - skupia się na przyszłych przedsięwzięciach,
• sprawczy - działania polegają nie tylko na zapoznaniu się z przyszłością ale także na kształtowaniu jej,
• procesowy - planowanie odbywa się w kilku następujących po sobie etapach, fazach czy operacjach,
• racjonalny - proces planowania oparty jest na podejściu celowym a także metodycznym.

Funkcje procesu planowania

Proces planowania spełnia funkcje takie jak (M.Trocki 2015, s.26-27):

• ostrzegawcza, dotycząca wcześniejszego przeanalizowania ewentualnego ryzyka związanego z podejmowanymi działaniami, problemami oraz konsekwencjami jakie mogą się pojawić,
• kreacyjna, która polega na twórczym i kreatywnym myśleniu w odniesieniu do planowanych działań,
• orientacyjna, inaczej optymalizacyjna, polegająca na sugerowaniu najlepszych możliwości co do podjęcia przyszłych działań,
• koordynacyjna, uwzględniająca oraz łącząca różnego rodzaju zależności we wszystkich aspektach działania,
• moderacyjna, mająca na celu rozpoznawanie i przeciwdziałanie konfliktom, a także ich rozwiązywanie.

Proces planowania — artykuły polecane

Plan projektu — Planowanie — Plan — Cykl organizacyjny — Analiza interesariuszy w zarządzaniu projektami — Zarządzanie komunikacją wg PMBOK — Metodyka badania potrzeb informacyjnych — Zarządzanie zmianą w projekcie — Ewaluacja projektu

Bibliografia

• Bąk P. (2014). Planowanie w zarządzaniu przedsiębiorstwem górniczym, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego nr 804
• Dziemianowicz W. (red.) (2012). Planowanie strategiczne Poradnik dla pracowników administracji publicznej, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Warszawa
• Korzeniowski L.F. (2010). Menedżment. Postawy zarządzania, Wydawnictwo EAS, Kraków
• Michalski E. (2013), Zarządzanie przedsiębiorstwem, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Michałowski K. (2008). Podstawy zarządzania turystyką, aspekt przestrzenny, Wydawnictwo Wyższej Szkoły Ekonomicznej w Białymstoku, Białystok
• Pietras P., Szmit M. (2003), Zarządzanie projektami wybrane metody i techniki, Oficyna Księgarsko-Wydawnicza Horyzont, Łódź
• Skarba M. (2014). Proces planowania i podejmowania decyzji na przykładzie przedsiębiorstw z województwa kujawsko-pomorskiego, Zarządzanie XLI - nr 1
• Smolarek M. (2015), Wybrane aspekty planowania strategicznego w instytucjach integracji i pomocy społecznej, Studia i Prace Wydziału Nauk Ekonomicznych i Zarządzania
• Trocki M. (2015), Podstawy planowania przebiegu projektów [w:] Planowanie przebiegu projektów, pod red. M.Trockiego, P.Wyrozębskiego, Oficyna Wydawnicza Szkoła Główna Handlowa w Warszawie, Warszawa

Autor: Justyna Szpilka, Justyna Bartuzi