Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych

Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych są to procedury, które należy stosować dokonując korekty błędów księgowych wynikających głównie z nieprawidłowych, opóźnionych oraz niedokonanych zapisów księgowych.

Błędy księgowe mogą występować na każdym poziomie księgowości - od błędów wynikających z dokumentacji pierwotnej, wtórnej lub inwentaryzacji, aż po po sporządzanie zestawień pomocniczych i kontrolnych. Błędy występujące w ewidencji księgowej prowadzą do wypaczenia rzeczywistego obrazu jednostki gospodarczej, dlatego każdy błąd który powstał w księgach rachunkowych powinien zostać wyeliminowany. (E. Maćkowiak 2015, s. 5)

Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej w danym miejscu i czasie. Podstawowym zadaniem wszystkich dowodów księgowych jest ujęcie zaistniałych operacji gospodarczych.

Dowód księgowy powinien być rzetelny, wolny od przeróbek oraz kompletny, zawierający, co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny
• określenie nazwy i adresów stron dokonujących operacji gospodarczej
• opis operacji i jej wartość, jeżeli to możliwe

• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą — także datę sporządzenia dowodu
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe
• wskazanie miejsca księgowania dowodu w urządzeniach księgowych oraz — jeżeli nie wynika to z techniki dokonywania zapisów - sposobu ujęcia dowodu na kontach wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach

(Z. Wilimowska 2003, s. 13-14)

Wymagania dla dokumentów księgowych według prawa

Zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (tj. Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami) dowody księgowe powinny być rzetelne. Oznacza to, iż muszą:

• być kompletne i bezbłędnie sporządzone,
• odzwierciedlać rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej, której dotyczą,
• zawierać dane takie jak: rodzaj i nr dowodu, określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę operacji gospodarczej, datę wystawienia dowodu, podpis wystawcy i odbiorcy, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych.

Poprawianie błędów

Metoda poprawiania błędów księgowych zależy od momentu, w którym ten błąd zostanie zauważony i od techniki poprawiania, która jest stosowana.

Jeżeli stosowana jest technika ręczna, a błąd zostanie zauważony przed zamknięciem miesiąca, to można zastosować tzw. korektę. Błędny zapis trzeba podkreślić (powinien pozostać czytelny), a obok dokonać zapisu poprawnego wraz z datą i podpisem osoby poprawiającej.

Jeżeli stosowana jest technika komputerowa, a błąd zostanie zauważony po zamknięciu miesiąca, to w celu poprawy błędu stosuje się tzw. storno. Wyróżnia się dwa rodzaje storna:

• storno czarne - polega to na tym, że błędny zapis powtarza się po przeciwnych stronach kont, na których są błędy (używamy liczb dodatnich), a następnie księguje poprawnie
• storno czerwone - polega o na tym, że zapis błędny powtarza się kolorem czerwonym, oznaczającym liczby ujemne (w technice komputerowej stosuje się liczby ujemne) po tej stronie, na której wystąpił błąd, a następnie księguje się w sposób prawidłowy

(A. Rudzińska 2005, s. 33)

W dowodach zewnętrznych korygowanie błędów polega na odesłaniu kontrahentowi dokumentu prostującego (jeżeli ustawa np. VAT nie stanowi inaczej).

W dowodach wewnętrznych korygowanie błędów polega na czytelnym skreśleniu i poprawieniu błędnej treści lub kwoty wraz z datą i podpisem (nie można poprawiać pojedynczych cyfr lub liter). (Z. Wilimowska 2003, s. 14)

Niedopuszczalne jest dokonywanie jakichkolwiek przeróbek i wymazywanie w dowodach księgowych. W żadnym wypadku nie należy używać korektorów.

Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych — artykuły polecane

Polecenie księgowania — Dekret księgowy — Nota księgowa — Prowadzenie ksiąg rachunkowych — Ogólne zasady prowadzenia ksiąg — Dowód księgowy — Obieg dokumentów księgowych — Raport kasowy — Wyciąg bankowy

Bibliografia

• Dziuba-Burczyk A. (2003), Podstawy rachunkowości w świetle międzynarodowych standardów, Krakowskie Towarzystwo Edukacyjne, Kraków
• Maćkowiak E. (2015) Rachunkowość kreatywna a rachunkowość agresywna - próby poprawy wyniku finansowego jednostki gospodarczej, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego nr 855
• Matuszewicz J., Matuszewicz P. (2001), Rachunkowość od podstaw, Finans-Servis, Warszawa
• Rudzińska A. (2005) Prowadzenie ksiąg rachunkowych Poradnik dla ucznia, Instytut Technologii Eksploatacji - Państwowy Instytut Badawczy, Radom
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591
• Wilimowska Z., Wilimowski M., Seretna D. (2003) Wybrane zagadnienia rachunkowości i finansów, Oficyna Wydawnicza Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Nysie, Nysa

Autor: Agnieszka Owsianka, Monika Sulik

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.