Optymalizacja czasu zadań (crashing)

Crashing - jedna z metod kompresji harmonogramu zadań w projekcie. Polega na przyspieszeniu realizacji zadań w projekcie poprzez uzupełnienie zasobów.

TL;DR

Crashing to metoda kompresji harmonogramu projektu, polegająca na przyspieszeniu realizacji zadań poprzez uzupełnienie zasobów. Jej zastosowanie wiąże się z dodatkowymi kosztami. Aktualizacja harmonogramu jest konieczna w przypadku opóźnień lub zmian w realizacji projektu. Kluczową kwestią przy zastosowaniu Crashingu jest redukcja czasu pracy z minimalnym wykorzystaniem dodatkowych zasobów. Metoda powinna być stosowana tylko dla zadań na ścieżce krytycznej i w odpowiedniej kolejności.

Istota crashingu

Zastosowanie tej metody wpływa na kompresję harmonogramu projektu, który jest zależną czasu realizacji całego projektu. Crashing poprzedzony jest dokładną analizą wszystkich możliwych rozwiązań minimalizujących czas trwania projektu. Zanim skorzystamy z tej metody skracania czasu zadań w projekcie powinniśmy zastanowić się czy metoda jest opłacalna. Alternatywą do Crashingu może być szybka ścieżka realizacji (fast tracking), czyli równoległe wykonywanie działań, które normalnie realizowano by sekwencyjne. Jednak przy Fast Trackingu świadomie ponosi się ryzyko błędnych rozwiązań.

Skrócenie czasu realizacji projektu praktycznie zawsze wiąże się z poniesieniem dodatkowych kosztów. Wynika to zwykle z:

• podwyższonych stawek za nadgodziny pracownicze
• opłatę dodatkową dla podwykonawców za ekspresowe działanie
• zastosowania bardziej i zaawansowanej tym samym droższej technologii wykonania poszczególnych zadań w ramach projektu.

Analiza kosztów przy skracaniu czasu trwania projektu skupia się na zadaniach, które leżą na ścieżce krytycznej projektu, ponieważ tylko wtedy jesteśmy w stanie realnie przyspieszyć realizację projektu. Przyśpieszanie zadań nie znajdujących się na ścieżce krytycznej jest bezcelowe z ekonomicznego punktu widzenia. W ramach ścieżki krytycznej najefektywniejsze jest przyśpieszanie kolejno tych zadań, których optymalizacja jest najmniej kosztowna.

Aktualizacja harmonogramu

Opracowywany na etapie planowania projektu harmonogram zazwyczaj nie służy tylko do ustalenia przewidywanych wartości takich jak termin zakończenia prac czy koszt ich realizacji, lecz również stanowi podstawę do zarządzania i kontroli wykonania planowanego projektu. Jest rzeczą naturalną i trudną do uniknięcia, że w trakcie realizacji projektu zachodzą mniejsze lub większe rozbieżności między planowanymi terminami a faktyczną ich realizacją. Odstępstwa od planu mogą powstać między innymi na skutek:

• problemów kadrowych
• zmiennych warunków atmosferycznych jeśli jest to np. projekt budowlany
• awaryjności maszyn i urządzeń potrzebnych do realizacji projektu
• zmian wielkości planowanych dostępności zasobów
• nieterminowości dostaw materiałów
• brak odpowiednich rezerw finansowych
• zmiany zakresu planowanych prac
• koniecznością wykonania prac poprawkowych
• zmiany warunków wykonywanych prac
• błędów w przygotowanym wcześniej planie prac
• złej dyscypliny pracy

Każde opóźnienie prac powoduje potrzebę zaangażowania dodatkowych środków do ich dokończenia, a to z kolei uniemożliwi rozpoczęcie następnych prac. W takiej sytuacji, chcąc przywrócić pełne pokrycie czasowe, należy zweryfikować przyjęte w planie dane i ponowić analizy a sporządzony na etapie planowania harmonogram stanowi do tego dobry punkt wyjścia.

Potrzeba weryfikacji pojawia się najczęściej w następujących przypadkach:

• konieczność przyspieszenia terminu realizacji całości przedsięwzięcia
• wystąpienie opóźnienia (lub przyśpieszenia) realizacji poszczególnych procesów
• wykrycie usterek w pierwotnej konstrukcji sieci zależności
• błędne określenie czasów wykonania zadań
• zmiana planowanych poziomów dostępności zasobów w trakcie wykonywania prac
• zmiana planowanego zapotrzebowania na zasoby dla poszczególnych prac
• konieczność zmian przyjętych rozwiązań technologiczno-organizacyjnych

W zależności od tego, czy w harmonogramie uwzględniamy analizę zasobów, termin zakończenia poszczególnych procesów może wynikać ze ścieżki krytycznej, lub z ciągu zadań nazywanego łańcuchem krytycznym i ukształtowanego przez ograniczoną dostępność jednego lub kilku zasobów używanych przy realizacji planowanych zadań. W sytuacji, gdy wszystkie poziomy dostępności zasobów zapewniają możliwość realizacji zadań w terminach wynikających z analizy czasu, łańcuch krytyczny i ścieżka krytyczna pokrywają się ze sobą. Jeżeli jednak termin zakończenia przedsięwzięcia po analizie zasobów jest dłuższy od terminu uzyskanego w analizie czasu, oznacza to, że chcąc skrócić taki harmonogram należy najpierw zidentyfikować łańcuch krytyczny i zasoby które stanowią "wąskie gardło"i wydłużają termin zakończenia prac projektowych.

Zastosowanie

Kluczem do efektywnego zastosowania Crashingu w projekcie jest maksymalna redukcja prac harmonogramu poszczególnych zadań przy zastosowaniu minimalnej ilości dodatkowych zasobów potrzebnych do optymalizacji tych zadań. Analogicznie jeśli zastosowanie metody staje się nieopłacalne powinniśmy zaprzestać tej praktyki.

Poprawne zastosowanie Crashingu wymaga:

• Stosowania metody dla zadań znajdujących wyłącznie na ścieżce krytycznej
• Stosowania metody w pierwszej kolejności dla zadań, których koszt optymalizacji jest najmniejszy, a następnie dla zadań bardziej kosztownych.

Nie należy kontynuować procesu:

• Jeśli określone zadanie zredukowane zostało do maksimum.
• Jeśli zastosowanie metody jest bardziej kosztowne niż jej niezastosowanie

Optymalizacja czasu zadań (crashing) — artykuły polecane

Bilansowanie zasobów — Planowanie ścieżki krytycznej — Oszczędność w projekcie — Metoda łańcucha krytycznego — Rezerwy w projekcie — Szacowanie czasu trwania zadań — Wykres Gantta — Planowanie czasu w warunkach niepewności — Kontrola w projekcie

Bibliografia

• Kozioł L. (2000), Zarządzanie czasem pracy, Antykwa, Kraków
• Najib G., Nabil S., Rizk J. (2007), Crash: an automated tool for schedule crashing, International Journal of Science, Environment and Technology, Vol. 3, No 2
• Nita B. (2012), Planowanie sieciowe w zarządzaniu kosztami i czasem projektu, Prace Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego We Wrocławiu
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
• Sahu K., Sahu M. (2014), Cost & Time and Also Minimum Project Duration Using Alternative Method, International Review of Applied Engineering Research. Volume 4, Number 5
• Zaskórski P. (2012), Ewaluacja projektów, Zeszyty Naukowe Wyższej Szkoły Informatyki w Warszawie, nr 8

Autor: Patryk Chęć