Zapytanie o informację: Różnice pomiędzy wersjami
Nie podano opisu zmian |
m (cleanup bibliografii i rotten links) |
||
| (Nie pokazano 22 wersji utworzonych przez 3 użytkowników) | |||
| Linia 1: | Linia 1: | ||
'''Request For Information (RFI)''' | '''Request For Information (RFI)''' | ||
Odpowiednikiem tego pojęcia w języku polskim jest zapytanie o [[informacje]]. Jest to postępowanie ułatwiające rozpoznanie aktualnego stanu ofert rynkowych usług w rozpatrywanym zakresie, aby możliwości usługodawców uwzględnić w zamierzeniach przyszłego zleceniodawcy. Skierowanie RFI do potencjalnych [[klient]]ów umożliwia uzyskanie w krótkim czasie odpowiednich informacji o ofertach. Zapytanie o informacje jest jednym z narzędzi wykorzystywanych we wstępnym etapie poszukiwania partnerów do współpracy. Na podstawie sporządzonej listy usługodawców zawierającej informacje o usługach dostępnych na rynku można dokonać korekty (zazwyczaj redukcji) zakresów zadań, które powinny zostać powierzone kooperantom. | Odpowiednikiem tego pojęcia w języku polskim jest zapytanie o [[informacje]]. Jest to postępowanie ułatwiające rozpoznanie aktualnego stanu ofert rynkowych usług w rozpatrywanym zakresie, aby możliwości usługodawców uwzględnić w zamierzeniach przyszłego zleceniodawcy. Skierowanie RFI do potencjalnych [[klient]]ów umożliwia uzyskanie w krótkim czasie odpowiednich informacji o ofertach. Zapytanie o informacje jest jednym z narzędzi wykorzystywanych we wstępnym etapie poszukiwania partnerów do współpracy. Na podstawie sporządzonej listy usługodawców zawierającej informacje o usługach dostępnych na rynku można dokonać korekty (zazwyczaj redukcji) zakresów zadań, które powinny zostać powierzone kooperantom. | ||
==TL;DR== | |||
Zapytanie o informacje (RFI) to postępowanie mające na celu pozyskanie informacji o ofertach rynkowych. RFI powinno być strukturalne i sformalizowane, zawierając jasno sprecyzowane wymagania. Struktura RFI powinna obejmować przegląd organizacji, informacje o których prosi się dostawców, oczekiwania względem odpowiedzi oraz wyjaśnienia. RFI różni się od RFP (zapytanie o propozycje) i RFQ (zapytanie o ofertę) tym, że służy do zebrania ogólnych informacji, podczas gdy RFP i RFQ są bardziej szczegółowe i stosowane na etapie bliższym dokonania zakupu. | |||
==Informacje zawarte w zapytaniu o informacje== | ==Informacje zawarte w zapytaniu o informacje== | ||
Nie ma ustalonego sposobu pisania RFI. Każde przedsiębiorstwo powinno samo zdecydować, jakie konkretnie informacje potrzebuje zebrać od potencjalnych partnerów. Ważne jest, aby informacje zostały zebrane w ustrukturyzowany oraz sformalizowany sposób, tak aby umożliwiały porównanie ofert pomiędzy firmami. Dokument powinien zawierać wymagania, jakie stawia przedsiębiorstwo, które wystosowało pismo. Wymagania powinny zostać sprecyzowane jasno, aby uniknąć potencjalnych nieporozumień i uzyskać w odpowiedzi informacje w jaki sposób dostawca może spełnić stawiane wymagania. W celu znalezienia różnic pomiędzy dostawcami należy skupić się na unikalnych wymaganiach pytającego, a także na problemach które potencjalnie dany dostawca jest w stanie rozwiązać lepiej lub taniej od innych. Kolejną dobrą praktyką przy sporządzaniu RFI jest ograniczenie ilości informacji na temat których firma oczekuje odpowiedzi tylko do niezbędnych i na odpowiednim poziomie szczegółowości, adekwatnym do wagi danego zagadnienia. W miarę możliwości należy unikać zapytań o ceny ze względu na to, że takie dane zazwyczaj nie są wymagane na tak wczesnym etapie ( | Nie ma ustalonego sposobu pisania RFI. Każde przedsiębiorstwo powinno samo zdecydować, jakie konkretnie informacje potrzebuje zebrać od potencjalnych partnerów. Ważne jest, aby informacje zostały zebrane w ustrukturyzowany oraz sformalizowany sposób, tak aby umożliwiały porównanie ofert pomiędzy firmami. Dokument powinien zawierać wymagania, jakie stawia przedsiębiorstwo, które wystosowało pismo. Wymagania powinny zostać sprecyzowane jasno, aby uniknąć potencjalnych nieporozumień i uzyskać w odpowiedzi informacje w jaki sposób dostawca może spełnić stawiane wymagania. W celu znalezienia różnic pomiędzy dostawcami należy skupić się na unikalnych wymaganiach pytającego, a także na problemach które potencjalnie dany dostawca jest w stanie rozwiązać lepiej lub taniej od innych. Kolejną dobrą praktyką przy sporządzaniu RFI jest ograniczenie ilości informacji na temat których firma oczekuje odpowiedzi tylko do niezbędnych i na odpowiednim poziomie szczegółowości, adekwatnym do wagi danego zagadnienia. W miarę możliwości należy unikać zapytań o ceny ze względu na to, że takie dane zazwyczaj nie są wymagane na tak wczesnym etapie (T. Małkus 2010, s. 424). | ||
==Struktura zapytania o informacje== | ==Struktura zapytania o informacje== | ||
Struktura zapytania o informacje może się różnić w zależności od branży. Można jednak wyróżnić cztery sekcje, które powinny zostać uwzględnione: | Struktura zapytania o informacje może się różnić w zależności od branży. Można jednak wyróżnić cztery sekcje, które powinny zostać uwzględnione: | ||
* '''przegląd''' | * '''przegląd''' - ta część powinna być napisana w celu przedstawienia zadań oraz głównych celów organizacji, zarówno w perspektywie krótko jak i długoterminowej. Warto tutaj wymienić także podstawowe informacje na temat organizacji, aby zaznajomić odbiorcę ze specyfiką a także po części uzasadnić zapytanie. Od tego momentu potencjalny partner powinien wiedzieć, kim jest i czym zajmuje się organizacja a także był świadomy, że dokument jest oficjalnym zapytaniem o informacje. | ||
* '''informacje których dotyczy zapytanie''' | * '''informacje których dotyczy zapytanie''' - ten element dokumentu powinien znajdować się po przeglądzie i powinien obejmować wszystkie informacje o które prosi zainteresowany. Sekcja ta powinna szczegółowo określać, jakie informacje są potrzebne od dostawcy a także zawierać specyfikacje, takie jak terminy, wymagania funkcjonalne, techniczne czy wymagania związane z zarządzaniem. Pod koniec tej sekcji potencjalny dostawca powinien dokładnie posiadać wystarczająco szczegółów, aby udzielić wyczerpującej odpowiedzi oraz znać ogólną koncepcję zamawiającego. | ||
* '''oczekiwania''' względem odpowiedzi | * '''oczekiwania''' względem odpowiedzi - ta sekcja powinna opisywać, czego zamawiający oczekuje od odpowiedzi. Należy tutaj szczegółowo określić kryteria oceny oraz wskazówki, w jakiej formie i terminie składający zapytanie oczekuje odpowiedzi. Zapytanie o informacje jak i odpowiedź nie muszę być wysyłane na piśmie a co za tym idzie nalży należy wskazać która forma najbardziej odpowiada zainteresowanej stronie. Watro także zaproponować w tej sekcji szablon według którego dostawca może udzielić odpowiedzi - ułatwi to proces późniejszego porównywania ofert od różnych dostawców. | ||
* '''wyjaśnienie''' | * '''wyjaśnienie''' - ostatnia sekcja RFI powinna wyjaśniać lub doprecyzowywać wcześniej poruszone zagadnienia, które wymagają szczególnej uwagi. Można także tutaj wskazać, które informacje nie są poszukiwane przez zainteresowanego oraz które z nich wymagają wyłącznie ogólnego zdefiniowana, bez konieczności podawania szczegółów. | ||
Struktura pisania zapytania o informacje powinna być nastawiona na potrzeby podmiotu które jest autorem zapytania. Jednym z głównych celów RFI jest otrzymanie w krótkim czasie wielu informacji od wielu różnych podmiotów aby następnie wykorzystać je w porównaniu dostawców. Co za tym idzie należy trzymać się struktury umożliwiającej osiągnięcie zadowalających efektów najmniejszym kosztem. Wszystkie informacje powinny być jasne, wystarczająco precyzyjne a zarazem zwięzłe. | |||
<google>n</google> | |||
==RFI, RFP a RFQ== | |||
Zdarza się, że RFI, RFP (request for proposal) i RFQ (request for quotation) są używane zamiennie, jednak jest to błąd. | |||
'''RFP czyli zaptanie o propozycje''' jest zazwyczaj poprzedzone zapytaniem o informacje (RFI). Zapytanie ofertowe to bardziej uprządkowany dokument, służący zebraniu propozycji rozwiązań problemów (zamawiającego) oraz informacji o cenie produktów i usług dostawcy. W RFP należy bardziej szczegółowo określić punkt wyjścia, jak i oczekiwane wyniki, zarówno pod kątem ekonomicznym, jak i bezpieczeństwa, jakości czy wykonania. Zapytania o propozycje są często używane w procesie przetargowym między dostawcami z firm. | |||
'''RFQ to zapytanie o ofertę/wycenę''', które zainteresowany przesyła do potencjalnych dostawców, prosząc o wycenę produktu lub usługi. Forma i treść RFQ jest podobna do RFP jednak różni się tym że jest bardziej szczegółowe. Często jednym z elementów odpowiedzi na zapytanie o ofertę jest lista cen (P. Cosunus, R. Lamming, B. Squire 2008, s. 61). | |||
Zapytanie o informacje służy do zebrania ogólnych informacji i może przyczynić się do ustalenia, czy zapytanie o propozycję lub o ofertę powinno zostać skierowane do dostawcy. RFQ i RFP powinny być wykorzystywane na etapie bliższym dokonania zakupu/podpisania umowy. | |||
{{infobox5|list1={{i5link|a=[[Plan komunikacji w projekcie]]}} — {{i5link|a=[[Jakość wg PRINCE2]]}} — {{i5link|a=[[Benchmarking]]}} — {{i5link|a=[[Polityka jakości]]}} — {{i5link|a=[[Karta projektu]]}} — {{i5link|a=[[Rejestr interesariuszy]]}} — {{i5link|a=[[Wiedza sprawnego negocjatora]]}} — {{i5link|a=[[Zarządzanie zleceniami wg PMBOK]]}} — {{i5link|a=[[Projekt]]}} }} | |||
==Bibliografia== | ==Bibliografia== | ||
* | <noautolinks> | ||
* | * Cosunus P., Lamming R., Squire B. (2008), ''Strategic Supply Management: Principles, Theories and Practice'', Pearson Education, Harlow | ||
* | * O'Brein J. (2015), ''Category Management in Purchasing: A Strategic Approach to Maximize Business Profitability'', Kogan Page Publishers, Londyn | ||
* Stabryła A. (red.) (2010), ''Analiza i projektowanie systemów zarządzania przedsiębiorstwem'', Wydawnictwo Mfiles.pl | |||
* Stainback J. (2000), ''Public / Private Finance and Development: Methodology / Deal Structuring / Developer Solicitation'', Wydawnictwo John Wiley & Sons, Nowy Jork | |||
</noautolinks> | |||
{{a|Tomasz Małkus, Mateusz Kaczor}} | {{a|Tomasz Małkus, Mateusz Kaczor}} | ||
[[Kategoria:Outsourcing]] | [[Kategoria:Outsourcing]] | ||
[[en:Request For Information]] | [[en:Request For Information]] | ||
{{#metamaster:description|Zapytanie o informację to procedura zdobywania informacji o ofertach usługowych na rynku. Pomaga w wyborze partnera biznesowego. Idealne na początkowym etapie poszukiwań.}} | |||
Aktualna wersja na dzień 23:35, 17 sty 2024
Request For Information (RFI) Odpowiednikiem tego pojęcia w języku polskim jest zapytanie o informacje. Jest to postępowanie ułatwiające rozpoznanie aktualnego stanu ofert rynkowych usług w rozpatrywanym zakresie, aby możliwości usługodawców uwzględnić w zamierzeniach przyszłego zleceniodawcy. Skierowanie RFI do potencjalnych klientów umożliwia uzyskanie w krótkim czasie odpowiednich informacji o ofertach. Zapytanie o informacje jest jednym z narzędzi wykorzystywanych we wstępnym etapie poszukiwania partnerów do współpracy. Na podstawie sporządzonej listy usługodawców zawierającej informacje o usługach dostępnych na rynku można dokonać korekty (zazwyczaj redukcji) zakresów zadań, które powinny zostać powierzone kooperantom.
TL;DR
Zapytanie o informacje (RFI) to postępowanie mające na celu pozyskanie informacji o ofertach rynkowych. RFI powinno być strukturalne i sformalizowane, zawierając jasno sprecyzowane wymagania. Struktura RFI powinna obejmować przegląd organizacji, informacje o których prosi się dostawców, oczekiwania względem odpowiedzi oraz wyjaśnienia. RFI różni się od RFP (zapytanie o propozycje) i RFQ (zapytanie o ofertę) tym, że służy do zebrania ogólnych informacji, podczas gdy RFP i RFQ są bardziej szczegółowe i stosowane na etapie bliższym dokonania zakupu.
Informacje zawarte w zapytaniu o informacje
Nie ma ustalonego sposobu pisania RFI. Każde przedsiębiorstwo powinno samo zdecydować, jakie konkretnie informacje potrzebuje zebrać od potencjalnych partnerów. Ważne jest, aby informacje zostały zebrane w ustrukturyzowany oraz sformalizowany sposób, tak aby umożliwiały porównanie ofert pomiędzy firmami. Dokument powinien zawierać wymagania, jakie stawia przedsiębiorstwo, które wystosowało pismo. Wymagania powinny zostać sprecyzowane jasno, aby uniknąć potencjalnych nieporozumień i uzyskać w odpowiedzi informacje w jaki sposób dostawca może spełnić stawiane wymagania. W celu znalezienia różnic pomiędzy dostawcami należy skupić się na unikalnych wymaganiach pytającego, a także na problemach które potencjalnie dany dostawca jest w stanie rozwiązać lepiej lub taniej od innych. Kolejną dobrą praktyką przy sporządzaniu RFI jest ograniczenie ilości informacji na temat których firma oczekuje odpowiedzi tylko do niezbędnych i na odpowiednim poziomie szczegółowości, adekwatnym do wagi danego zagadnienia. W miarę możliwości należy unikać zapytań o ceny ze względu na to, że takie dane zazwyczaj nie są wymagane na tak wczesnym etapie (T. Małkus 2010, s. 424).
Struktura zapytania o informacje
Struktura zapytania o informacje może się różnić w zależności od branży. Można jednak wyróżnić cztery sekcje, które powinny zostać uwzględnione:
- przegląd - ta część powinna być napisana w celu przedstawienia zadań oraz głównych celów organizacji, zarówno w perspektywie krótko jak i długoterminowej. Warto tutaj wymienić także podstawowe informacje na temat organizacji, aby zaznajomić odbiorcę ze specyfiką a także po części uzasadnić zapytanie. Od tego momentu potencjalny partner powinien wiedzieć, kim jest i czym zajmuje się organizacja a także był świadomy, że dokument jest oficjalnym zapytaniem o informacje.
- informacje których dotyczy zapytanie - ten element dokumentu powinien znajdować się po przeglądzie i powinien obejmować wszystkie informacje o które prosi zainteresowany. Sekcja ta powinna szczegółowo określać, jakie informacje są potrzebne od dostawcy a także zawierać specyfikacje, takie jak terminy, wymagania funkcjonalne, techniczne czy wymagania związane z zarządzaniem. Pod koniec tej sekcji potencjalny dostawca powinien dokładnie posiadać wystarczająco szczegółów, aby udzielić wyczerpującej odpowiedzi oraz znać ogólną koncepcję zamawiającego.
- oczekiwania względem odpowiedzi - ta sekcja powinna opisywać, czego zamawiający oczekuje od odpowiedzi. Należy tutaj szczegółowo określić kryteria oceny oraz wskazówki, w jakiej formie i terminie składający zapytanie oczekuje odpowiedzi. Zapytanie o informacje jak i odpowiedź nie muszę być wysyłane na piśmie a co za tym idzie nalży należy wskazać która forma najbardziej odpowiada zainteresowanej stronie. Watro także zaproponować w tej sekcji szablon według którego dostawca może udzielić odpowiedzi - ułatwi to proces późniejszego porównywania ofert od różnych dostawców.
- wyjaśnienie - ostatnia sekcja RFI powinna wyjaśniać lub doprecyzowywać wcześniej poruszone zagadnienia, które wymagają szczególnej uwagi. Można także tutaj wskazać, które informacje nie są poszukiwane przez zainteresowanego oraz które z nich wymagają wyłącznie ogólnego zdefiniowana, bez konieczności podawania szczegółów.
Struktura pisania zapytania o informacje powinna być nastawiona na potrzeby podmiotu które jest autorem zapytania. Jednym z głównych celów RFI jest otrzymanie w krótkim czasie wielu informacji od wielu różnych podmiotów aby następnie wykorzystać je w porównaniu dostawców. Co za tym idzie należy trzymać się struktury umożliwiającej osiągnięcie zadowalających efektów najmniejszym kosztem. Wszystkie informacje powinny być jasne, wystarczająco precyzyjne a zarazem zwięzłe.
RFI, RFP a RFQ
Zdarza się, że RFI, RFP (request for proposal) i RFQ (request for quotation) są używane zamiennie, jednak jest to błąd. RFP czyli zaptanie o propozycje jest zazwyczaj poprzedzone zapytaniem o informacje (RFI). Zapytanie ofertowe to bardziej uprządkowany dokument, służący zebraniu propozycji rozwiązań problemów (zamawiającego) oraz informacji o cenie produktów i usług dostawcy. W RFP należy bardziej szczegółowo określić punkt wyjścia, jak i oczekiwane wyniki, zarówno pod kątem ekonomicznym, jak i bezpieczeństwa, jakości czy wykonania. Zapytania o propozycje są często używane w procesie przetargowym między dostawcami z firm. RFQ to zapytanie o ofertę/wycenę, które zainteresowany przesyła do potencjalnych dostawców, prosząc o wycenę produktu lub usługi. Forma i treść RFQ jest podobna do RFP jednak różni się tym że jest bardziej szczegółowe. Często jednym z elementów odpowiedzi na zapytanie o ofertę jest lista cen (P. Cosunus, R. Lamming, B. Squire 2008, s. 61).
Zapytanie o informacje służy do zebrania ogólnych informacji i może przyczynić się do ustalenia, czy zapytanie o propozycję lub o ofertę powinno zostać skierowane do dostawcy. RFQ i RFP powinny być wykorzystywane na etapie bliższym dokonania zakupu/podpisania umowy.
| Zapytanie o informację — artykuły polecane |
| Plan komunikacji w projekcie — Jakość wg PRINCE2 — Benchmarking — Polityka jakości — Karta projektu — Rejestr interesariuszy — Wiedza sprawnego negocjatora — Zarządzanie zleceniami wg PMBOK — Projekt |
Bibliografia
- Cosunus P., Lamming R., Squire B. (2008), Strategic Supply Management: Principles, Theories and Practice, Pearson Education, Harlow
- O'Brein J. (2015), Category Management in Purchasing: A Strategic Approach to Maximize Business Profitability, Kogan Page Publishers, Londyn
- Stabryła A. (red.) (2010), Analiza i projektowanie systemów zarządzania przedsiębiorstwem, Wydawnictwo Mfiles.pl
- Stainback J. (2000), Public / Private Finance and Development: Methodology / Deal Structuring / Developer Solicitation, Wydawnictwo John Wiley & Sons, Nowy Jork
Autor: Tomasz Małkus, Mateusz Kaczor
