Zasady sporządzania dowodów księgowych: Różnice pomiędzy wersjami
Z Encyklopedia Zarządzania
Nie podano opisu zmian |
m (cleanup bibliografii i rotten links) |
||
| (Nie pokazano 14 wersji utworzonych przez 3 użytkowników) | |||
| Linia 1: | Linia 1: | ||
Wszystkie [[Operacja gospodarcza|'''operacje gospodarcze''']] zachodzące w danym okresie rozrachunkowym powinny być udokumentowane na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych, odzwierciedlających ich faktyczny przebieg (M. Hass - Symotiuk i in. 2022, s. 96). | Wszystkie [[Operacja gospodarcza|'''operacje gospodarcze''']] zachodzące w danym okresie rozrachunkowym powinny być udokumentowane na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych, odzwierciedlających ich faktyczny przebieg (M. Hass-Symotiuk i in. 2022, s. 96). | ||
'''Dowody księgowe''' (ang. Source documents, niem. Quelldokumente, fr. Documents de source) to dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, będące podstawą do jej zaksięgowania. Wyróżnić można wiele rodzai dowodów księgowych w zależności od przyjętego kryterium. Oto kilka z nich (A. Dziuba-Burczyk 2003, s. 63-65): | [[Dowód księgowy|'''Dowody księgowe''']] (ang. Source documents, niem. Quelldokumente, fr. Documents de source) to dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, będące podstawą do jej zaksięgowania. Wyróżnić można wiele rodzai dowodów księgowych w zależności od przyjętego kryterium. Oto kilka z nich (A. Dziuba-Burczyk 2003, s. 63-65): | ||
* jednostka wystawiająca dowód: | * jednostka wystawiająca dowód: | ||
# własne | # własne, | ||
# obce | # obce, | ||
* podstawy sporządzenia: | * podstawy sporządzenia: | ||
# pierwotne | # pierwotne, | ||
# zbiorcze | # zbiorcze, | ||
# korygujące | # korygujące, | ||
# zastępcze | # zastępcze, | ||
# rozliczeniowe | # rozliczeniowe. | ||
==Wymagania względem wystawianych dowodów księgowych== | ==Wymagania względem wystawianych dowodów księgowych== | ||
Dowody księgowe powinny być sporządzane (A. Dziuba-Burczyk 2003, s.63): | |||
* w języku polskim | * w języku polskim (chyba że stroną transakcji jest [[kontrahent]] zagraniczny), | ||
* w [[Waluta|walucie]] polskiej | * w [[Waluta|walucie]] polskiej (jednak również w tym przypadku transakcje międzynarodowe umożliwiają wystawianie dowodów księgowych w walucie drugiej strony - należy jednak pamiętać, że posiadając taki dowód należy przeliczyć [[wartość]] waluty obcej na walutę polską po obowiązującym w danym dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej [[Kurs walutowy|kursie]]. [[Wynik]] przeliczenia powinien być umieszczony w wolnym polu dowodu lub w załączniku), | ||
* w sposób staranny i czytelny, | * w sposób staranny i czytelny, | ||
* w sposób trwały (pismem ręcznym, maszynowym, wydruk komputerowy), | * w sposób trwały (pismem ręcznym, maszynowym, wydruk komputerowy uniemożliwiającym wprowadzenie późniejszych zmian), | ||
* w sposób jasny i zrozumiały (pełna i zrozumiała treść odzwierciedlająca przebieg operacji gospodarczej). | * w sposób jasny i zrozumiały (pełna i zrozumiała treść odzwierciedlająca przebieg operacji gospodarczej). | ||
| Linia 31: | Linia 31: | ||
* przedmiot operacji, ilość oraz jego wartość, | * przedmiot operacji, ilość oraz jego wartość, | ||
* podpisy wystawcy, oraz osoby odbierającej lub wydającej, | * podpisy wystawcy, oraz osoby odbierającej lub wydającej, | ||
* stwierdzenie poprawności pod względem rachunkowym, merytorycznym | * stwierdzenie poprawności pod względem rachunkowym, merytorycznym i formalnym, odpowiednia dekretacja oraz daty i podpis osoby za to odpowiedzialnej, | ||
# kontrola rachunkowa ma na celu wykrycie błędów dotyczących danych liczbowych, sposoby ich wyliczania oraz dekretacji, | # kontrola rachunkowa ma na celu wykrycie błędów dotyczących danych liczbowych, sposoby ich wyliczania oraz dekretacji, | ||
# kontrola merytoryczna dotyczy celowości i legalności zaistnienia danej operacji gospodarczej, | # kontrola merytoryczna dotyczy celowości i legalności zaistnienia danej operacji gospodarczej, | ||
| Linia 37: | Linia 37: | ||
* potwierdzenie do wypłaty środków przez dyrektora i księgowego, | * potwierdzenie do wypłaty środków przez dyrektora i księgowego, | ||
* nadany numer dziennika pozwalający powiązać dokument z zapisem księgowym. | * nadany numer dziennika pozwalający powiązać dokument z zapisem księgowym. | ||
<google>n</google> | |||
==Sposoby poprawy błędów w dowodach księgowych== | ==Sposoby poprawy błędów w dowodach księgowych== | ||
Powstałe [[poprawa | Powstałe [[poprawa błędu księgowego|błędy przy sporządzaniu dowodów księgowych]] można poprawić na trzy sposoby w zależności od rodzaju błędu i dokumentu: | ||
* czytelne, pojedyncze skreślenie, wpisanie poprawnej treści, oraz zadatowanie i podpis osoby do tego upoważnionej, | * czytelne, pojedyncze skreślenie błędnego zapisu, wpisanie poprawnej treści, oraz zadatowanie i podpis osoby do tego upoważnionej, | ||
* zastosowanie tzw. storna, | * zastosowanie tzw. storna, | ||
* wystawienie dokumentu korygującego (faktury - w przypadku błędów liczbowych lub noty - błędy literowe w zawartych danych kontrahenta). | * wystawienie dokumentu korygującego (faktury - w przypadku błędów liczbowych lub noty - błędy literowe w zawartych danych kontrahenta). | ||
| Linia 46: | Linia 48: | ||
==Sporządzanie dowodów księgowych w formie elektronicznej== | ==Sporządzanie dowodów księgowych w formie elektronicznej== | ||
Wraz z wejściem w życie "Ustawy o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej" w 2016 r. oraz intensywnych zmian gospodarczych na | Wraz z wejściem w życie "Ustawy o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej" w 2016 r. oraz w wyniku intensywnych zmian gospodarczych na świecie w ostatnich latach ulega rozpowszechnieniu przejście z papierowej na elektroniczną obsługę dowodów księgowych. Stanowi to jednak wciąż duże wyzwanie, ponieważ pomimo podobieństw w stosunku do tradycyjnej formy wystawiania dokumentów księgowych, wymaga nowelizacji przepisów "Ustawy o rachunkowości" m.in. w kwestii (C. Kotyla 2020, s. 123-127): | ||
* elektronicznego dekretowania dokumentów księgowych, | * elektronicznego dekretowania dokumentów księgowych, | ||
* [[podpis elektroniczny|elektronicznego podpisywania]] dokumentów księgowych. | * [[podpis elektroniczny|elektronicznego podpisywania]] dokumentów księgowych. | ||
{{infobox5|list1={{i5link|a=[[Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych]]}} — {{i5link|a=[[Polecenie księgowania]]}} — {{i5link|a=[[Dekret księgowy]]}} — {{i5link|a=[[Prowadzenie ksiąg rachunkowych]]}} — {{i5link|a=[[Nota księgowa]]}} — {{i5link|a=[[Ogólne zasady prowadzenia ksiąg]]}} — {{i5link|a=[[Dowód księgowy]]}} — {{i5link|a=[[Wyciąg bankowy]]}} — {{i5link|a=[[Obieg dokumentów księgowych]]}} }} | |||
==Bibliografia== | ==Bibliografia== | ||
* Dziuba- Burczyk A. (2003) | <noautolinks> | ||
* Hass- Symotiuk M. (red.) (2022) | * Dziuba-Burczyk A. (2003), ''Podstawy rachunkowości w świetle międzynarodowych standardów'', Krakowskie Towarzystwo Edukacyjne, Kraków | ||
* Kotyla C. (2020) | * Hass-Symotiuk M. (red.) (2022), ''Rachunkowość finansowa przedsiębiorstwa od jego powstania do likwidacji'', Wolters Kluwer, Warszawa | ||
* Kotyla C. (2020), ''Elektroniczne dowody księgowe w rozumieniu eIDAS'', Zeszyty teoretyczne rachunkowości nr 106(162) | |||
* Trzpioła K. (2019) | * Trzpioła K. (2019), ''Polityka rachunkowości w firmie 2020 z komentarzem do planu kont'', Wiedza i praktyka, Warszawa | ||
* [https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/ | * ''Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.'' [https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19941210591 Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591] | ||
</noautolinks> | |||
{{a|Klaudia Szyrszeń, Justyna Chruślicka}} | {{a|Klaudia Szyrszeń, Justyna Chruślicka}} | ||
[[Kategoria:Dokumenty księgowe]] | [[Kategoria:Dokumenty księgowe]] | ||
{{msg:law}} | {{msg:law}} | ||
{{#metamaster:description|Zasady sporządzania dowodów księgowych. Dowiedz się, jak sporządzać i klasyfikować różne rodzaje dowodów. Przeczytaj więcej.}} | |||
Aktualna wersja na dzień 00:09, 21 gru 2023
Wszystkie operacje gospodarcze zachodzące w danym okresie rozrachunkowym powinny być udokumentowane na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych, odzwierciedlających ich faktyczny przebieg (M. Hass-Symotiuk i in. 2022, s. 96).
Dowody księgowe (ang. Source documents, niem. Quelldokumente, fr. Documents de source) to dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, będące podstawą do jej zaksięgowania. Wyróżnić można wiele rodzai dowodów księgowych w zależności od przyjętego kryterium. Oto kilka z nich (A. Dziuba-Burczyk 2003, s. 63-65):
- jednostka wystawiająca dowód:
- własne,
- obce,
- podstawy sporządzenia:
- pierwotne,
- zbiorcze,
- korygujące,
- zastępcze,
- rozliczeniowe.
Wymagania względem wystawianych dowodów księgowych
Dowody księgowe powinny być sporządzane (A. Dziuba-Burczyk 2003, s.63):
- w języku polskim (chyba że stroną transakcji jest kontrahent zagraniczny),
- w walucie polskiej (jednak również w tym przypadku transakcje międzynarodowe umożliwiają wystawianie dowodów księgowych w walucie drugiej strony - należy jednak pamiętać, że posiadając taki dowód należy przeliczyć wartość waluty obcej na walutę polską po obowiązującym w danym dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej kursie. Wynik przeliczenia powinien być umieszczony w wolnym polu dowodu lub w załączniku),
- w sposób staranny i czytelny,
- w sposób trwały (pismem ręcznym, maszynowym, wydruk komputerowy uniemożliwiającym wprowadzenie późniejszych zmian),
- w sposób jasny i zrozumiały (pełna i zrozumiała treść odzwierciedlająca przebieg operacji gospodarczej).
Zgodnie ze znowelizowaną Ustawą o Rachunkowości (Dz. U. z 2000r. Art. 22) dowody księgowe powinny być:
- rzetelne, czyli faktycznie odzwierciedlające rzeczywisty przebieg transakcji gospodarczej,
- kompletne, czyli zawierające wszystkie niezbędne elementy zgodnie z obowiązującymi wymogami,
- wolne od błędów rachunkowych, czyli zgodne z zasadami obliczeniowymi.
Dokument księgowy musi zawierać (K. Trzpioła 2019, s. 8-9):
- rodzaj i numer dokumentu,
- dane stron dokonujących transakcji (nazwy i adresy),
- datę wystawienia oraz dokonania operacji,
- przedmiot operacji, ilość oraz jego wartość,
- podpisy wystawcy, oraz osoby odbierającej lub wydającej,
- stwierdzenie poprawności pod względem rachunkowym, merytorycznym i formalnym, odpowiednia dekretacja oraz daty i podpis osoby za to odpowiedzialnej,
- kontrola rachunkowa ma na celu wykrycie błędów dotyczących danych liczbowych, sposoby ich wyliczania oraz dekretacji,
- kontrola merytoryczna dotyczy celowości i legalności zaistnienia danej operacji gospodarczej,
- kontrola formalna polega na sprawdzeniu zgodności dowodu księgowego z obowiązującymi przepisami oraz czy zawiera on wszystkie niezbędne dane,
- potwierdzenie do wypłaty środków przez dyrektora i księgowego,
- nadany numer dziennika pozwalający powiązać dokument z zapisem księgowym.
Sposoby poprawy błędów w dowodach księgowych
Powstałe błędy przy sporządzaniu dowodów księgowych można poprawić na trzy sposoby w zależności od rodzaju błędu i dokumentu:
- czytelne, pojedyncze skreślenie błędnego zapisu, wpisanie poprawnej treści, oraz zadatowanie i podpis osoby do tego upoważnionej,
- zastosowanie tzw. storna,
- wystawienie dokumentu korygującego (faktury - w przypadku błędów liczbowych lub noty - błędy literowe w zawartych danych kontrahenta).
Niedozwolone jest poprawianie błędów wśród istniejących zapisów na dokumentach księgowych poprzez: przerabianie, zamazywanie lub usuwanie za pomocą innych środków piśmienniczych.
Sporządzanie dowodów księgowych w formie elektronicznej
Wraz z wejściem w życie "Ustawy o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej" w 2016 r. oraz w wyniku intensywnych zmian gospodarczych na świecie w ostatnich latach ulega rozpowszechnieniu przejście z papierowej na elektroniczną obsługę dowodów księgowych. Stanowi to jednak wciąż duże wyzwanie, ponieważ pomimo podobieństw w stosunku do tradycyjnej formy wystawiania dokumentów księgowych, wymaga nowelizacji przepisów "Ustawy o rachunkowości" m.in. w kwestii (C. Kotyla 2020, s. 123-127):
- elektronicznego dekretowania dokumentów księgowych,
- elektronicznego podpisywania dokumentów księgowych.
| Zasady sporządzania dowodów księgowych — artykuły polecane |
| Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych — Polecenie księgowania — Dekret księgowy — Prowadzenie ksiąg rachunkowych — Nota księgowa — Ogólne zasady prowadzenia ksiąg — Dowód księgowy — Wyciąg bankowy — Obieg dokumentów księgowych |
Bibliografia
- Dziuba-Burczyk A. (2003), Podstawy rachunkowości w świetle międzynarodowych standardów, Krakowskie Towarzystwo Edukacyjne, Kraków
- Hass-Symotiuk M. (red.) (2022), Rachunkowość finansowa przedsiębiorstwa od jego powstania do likwidacji, Wolters Kluwer, Warszawa
- Kotyla C. (2020), Elektroniczne dowody księgowe w rozumieniu eIDAS, Zeszyty teoretyczne rachunkowości nr 106(162)
- Trzpioła K. (2019), Polityka rachunkowości w firmie 2020 z komentarzem do planu kont, Wiedza i praktyka, Warszawa
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591
Autor: Klaudia Szyrszeń, Justyna Chruślicka
 |
Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu. |
