Procesy w projekcie
| Procesy w projekcie |
|---|
| Polecane artykuły |
Procesy w projekcie według metodologii PMI
Podstawa zarządzania projektami polega na realizacji wielu procesów, które wspólnie prowadzić mają do osiągnięcia wyznaczonego celu.
Zgodnie z metodyką PMI podczas cyklu życia projektów realizacji podlega pięć podstawowych grup procesów. Wśród nich wyróżnić należy grupy:
- procesów inicjacji
- procesów planowania
- procesów realizacji
- procesów monitorowania oraz kontroli
- procesów zakończenia
Źródło: PMBOK, PMI, 1995, http://www.pmi.org
Wymienione grupy procesów łączą się poprzez rezultaty, które stanowią wyniki działań. Rezultaty jednych działań są źródłem innych, występują iteracje działań oraz inne skomplikowane oddziaływania. Występuje także przepływ dokumentów i produktów pomiędzy grupami. Ponadto grupy te nakładają się w różnych fazach realizacji projektów.
Procesy inicjacji obejmują identyfikację problemu, znalezienie najkorzystniejszego rozwiązania dla danej potrzeby, ekonomiczne uzasadnienie rozwiązania (czyli zredagowanie definicji projektu) oraz utworzenie karty projektu. Karta projektu będąca rezultatem pierwszego procesu jest dokumentem, który opisuje koncepcję przedsięwzięcia. Stanowi ona podstawę do zatwierdzenia pomysłu oraz szacunkowego wyznaczenia zasobów i środków do dalszych prac i studiów wykonalności. W procesie inicjacji identyfikacji podlegają również interesariusze, czyli podmioty wewnętrzne oraz zewnętrzne mogące wpływać na ostateczny wygląd projektu lub mogące pozostawać pod wpływem realizacji przedsięwzięcia.
Grupa procesów planowania zawiera działania, które wiążą się z doprecyzowaniem celów projektu, określeniem zakresu prac w sposób szczegółowy oraz ustaleniem potrzebnych zasobów umożliwiających osiągnięcie założonych celów. Procesy planowania mogą się powtarzać na skutek zmian jakie wynikają podczas realizacji projektu.
Procesy realizacji to procesy związane z wykonaniem dokładnego i szczegółowego planu prac projektowych. Wymaga to wymiany informacji, reagowania na bieżące problemy oraz koordynacji działań. Procesy należące do tej grupy mają doprowadzić do wykonania przedsięwzięcia zgodnie z założeniami. Ważną rolę odgrywa zatem utrzymywanie odpowiednich relacji z interesariuszami, których oczekiwania mogą odbiegać od efektów prac projektowych.
Grupa procesów monitorowania i kontroli zawierają działania dotyczące śledzenia postępów prac względem planu, a także inicjowania zmian w przypadku wykrycia odchyleń. Procesy te przebiegają najczęściej równolegle do grupy procesów realizacji oraz często rozciągają się na cały cykl życia projektu. Grupa procesów monitorowania i kontroli oraz grupa procesów planowania skupiają się na wszystkich dziedzinach zarządzania projektami (z wyłączeniem zarządzania zasobami ludzkimi).
Procesy zamykania obejmują działania, które zmierzają do finalizacji prac projektowych lub etapu projektu. Przebieg zamknięcia przejawia się w przygotowaniu raportu końcowego, który zestawia wyniki projektu, zebraniu recenzji oraz opinii, przekazaniu wyników zleceniodawcom, uporządkowaniu dokumentacji, rozwiązaniu zespołu i przeglądu powykonawczego. Projekty, które nie doprowadziły do zaplanowanych rezultatów i z różnych powodów zostały przerwane także powinny zostać formalnie zamknięte. Po uzyskaniu akceptacji od klienta projektu następuje również udokumentowanie nabytej wiedzy i archiwizacja dokumentów.
Źródło: PMBOK, PMI, 1995, http://www.pmi.org
Procesy w projekcie według metodologii PRINCE2
Inną koncepcję podejścia do procesów w projekcie przedstawia metodyka PRINCE2.
Procesy zarządzania projektem według metodyki PRINCE2 swoim zakresem obejmują przede wszystkim sferę zarządczą projektu, którą należy rozumieć jako poziom kierowania projektem i zarządzania nim. Jednakże w stosunku do sfery wykonawczej projektu, procesy zarządzania odnoszą się w sposób ograniczony.
Procesy PRINCE2 określają głównie zadania oraz działania, które są wykonywane w trakcie prac projektowych. Dlatego też analiza procesów z punktu widzenia działań ukierunkowanych na zarządzanie wiedzą posiada kluczowe znaczenia dla uczenia się podczas realizacji projektów opartych na metodologii PRINCE2.
Metodologia PRINCE2 przedstawia osiem procesów, które obejmują działania zarządcze. Ze względu na specyfikę organizacji, w których przeprowadzane są prace projektowe oraz różnorodność istniejących warunków, procesy PRINCE2 dostosować należy do potrzeb i konkretnego przypadku. Twórcy metodyki wyróżnili następujące procesy zarządcze:
- Przygotowanie Projektu
- Inicjowanie Projektu
- Zarządzanie Strategiczne Projektem
- Sterowanie Etapem
- Zarządzanie Wytwarzaniem Produktów
- Zarządzanie Zakresem Etapu
- Zamykanie Projektu
- Planowanie
Każdy z wyszczególnionych procesów zawiera podprocesy, które w sposób bardziej szczegółowy ukazują działania realizowane w kolejnych stadiach projektu. W ramach jednego przedsięwzięcia często występuje kilka faz wytwarzania produktu. Dlatego też Zarządzanie Zakresem Etapu, Sterowanie Etapem i Zarządzanie Wytwarzaniem Produktów, czyli procesy które są najbliżej powiązane z wytwarzaniem produktów, stosowane bywają w jednym przedsięwzięciu częściej niż raz. Jednokrotnie stosuje się natomiast Przygotowanie Projektu, Inicjowanie Projektu oraz Zamykanie Projektu.
Zarządzanie Strategiczne Projektem jest procesem, który obejmuje cały cykl życia projektu. Planowanie Projektu najczęściej stosowane bywa we wszystkich etapach z wyłączeniem ostatniego (Zamykania Projektu). Przygotowanie Projektu to krótki proces przedprojektowy, którego celem jest stworzenie warunków wstępnych do przygotowania przedsięwzięcia. Proces Zarządzanie Strategiczne Projektem znajduje się pod nadzorem Komitetu Sterującego. Komitet ten reprezentuje szerokie grono interesariuszy projektu podejmujących kluczowe decyzje w ściśle określonych momentach. W tym procesie istotnymi elementami są: pozwolenie na zainicjowanie oraz realizację projektu, zatwierdzenie planu etapów oraz odbioru etapów, wydanie decyzji naprawczych w razie wystąpienia odchyleń, a także zezwolenie na zamknięcie projektu. Podstawowym zadaniem Inicjowania Projektu jest wytworzenie produktu o nazwie Dokument Inicjujący Projekt, dotyczącego produktu biznesowego i terminów realizacji. Zarządzanie Zakresem Etapu ma na celu podsumować zrealizowany etap, dostarczyć informacji o planach kolejnego etapu oraz ocenić zasadność kontynuowania prac projektowych. Proces Sterowanie Etapem obejmuje kwestie powiązane z bieżącym zarządzaniem prac w projekcie. Zarządzanie Wytwarzaniem Produktów to natomiast proces pochłaniający większość zasobów. Podczas tego procesu wytwarzane są produkty projektu. Kierownik Projektu otrzymuje Raporty z Punktów Kontrolnych, czyli raporty opisujące postępy w pracach. W ramach tego procesu wykonywane są przeglądy jakości oraz dostarczanie produktów do klientów. Zarządzanie Zakresem Etapu polega na składaniu sprawozdań o osiągnięciach na danym etapie oraz ich wpływu na ogólny plan projektu. W tym etapie występuje także planowanie kolejnego etapu (działań, zasobów oraz produktów) oraz opracowanie Planu Nadzwyczajnego w przypadku gdy realizacja etapu znacznie odbiega od uprzednio zatwierdzonego planu. Podczas Zamykania Projektu następuje przekazanie produktu zleceniodawcy. Proces ten obejmuje także przygotowanie sprawozdania końcowego oraz identyfikowanie doświadczeń. Planowanie jest procesem, który wykorzystywany jest podczas wszystkich pozostałych, szczególnie w czasie przygotowywania lub aktualizowania planu, jak również w sytuacji tworzenia planów nadzwyczajnych w przypadku zaistnienia odchyleń od planu projektu.
Bibliografia
- Cabała P. (red.) (2016), Metody doskonalenia procesów zarządzania projektami w organizacji, Difin, Warszawa.
- Nowak M. (red.) (2014), Wspomaganie decyzji w planowaniu projektów, Difin, Warszawa.
- Pietras P., Szmit M. (2003), Zarządzanie projektami. Wybrane metody i techniki, Oficyna Księgarsko-Wydawnicza Horyzont, Łódź.
- Szyjewski Z. (2009), Zarządzanie projektami według Project Management Institute, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego, nr 24.
- Wodecka-Hyjek A. (2010), Metodyka PRINCE2 w zarządzaniu realizacją projektów, Acta Universitatis Lodziensis, Folia Oeconomica, nr 234/2010.
- Wyrozębski P. (2012), Analiza działań ukierunkowanych na zarządzanie wiedzą projektową w metodyce PRINCE2, Studia i Prace Kolegium Zarządzania i Finansów, nr 113.
Autor: Paulina Borowska
