Metody kontroli w projekcie

Metody kontroli w projekcie
Polecane artykuły
Oszczędność w projekcie Zarządzanie kosztami wg PMBOK Metody kontroli zasobów Kontrola w projekcie Szacowanie czasu trwania zadań Zarządzanie czasem wg PMBOK Bilansowanie zasobów Struktura podziału pracy Harmonogram projektu

Podczas realizacji projektu należy pamiętać o regularnym kontrolowaniu wyników w celu wyeliminowania wszelakich odchyleń od zaplanowanych wcześniej wielkości. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości, które mogłyby zagrozić pomyślnej realizacji projektu dokonywane są korekty. Kontrolę w projekcie mylnie utożsamia się z władzą nad uczestnikami projektu, jej celem nie jest ocena pracy pracowników, lecz modyfikowanie zachowań i działań oraz przepływ zasobów. Zadaniem procesu kontroli w projekcie jest także podejmowanie działań przeciw potencjalnym zagrożeniom.

TL;DR

Kontrola jest nieodłącznym elementem zarządzania projektami. Polega na regularnym monitorowaniu wyników i wprowadzaniu korekt w przypadku odchyleń. Kontrola obejmuje terminy, zużycie zasobów, koszty, ryzyko, jakość i pracę zespołu. Metody kontroli obejmują m.in. wykresy Gantta, PERT, ścieżkę krytyczną, Work Breakdown Structure, analizę kosztowo-czasową, Earned Value, audyty ryzyka, planowanie reakcji na ryzyko, karty kontrolne, diagramy Pareta, inspekcje, analizy trendów, próbkowanie statystyczne. Normy kontroli, takie jak jakość, ilość, czas, zużycie zasobów, koszty i ryzyko, powinny być ustalone na etapie przygotowywania projektu.

Kontrola terminów przygotowania i wykonawstwa projektu

Harmonogram projektu jest podstawową formą kontroli realizacji terminów i zadań w projekcie. Dzięki niemu możliwe jest efektywne rozlokowanie środków do zadań, które w danym momencie potrzebują ich najwięcej. Przykładem kontroli czasu w projekcie jest:

• tworzenie wykresów Gantta
• metoda PERT
• metoda ścieżki krytycznej

Kontrola zużycia zasobów w trakcie przygotowania i wykonawstwa projektu

Usystematyzowanie pracy w tzw. pakiety robocze będące kompletnym opisem tego, jak ma zostać wykonane zadanie pozwala to na określenie potrzebnych zasobów, oszacowanie czasu trwania projektu oraz zbudowanie harmonogramu prac. Każdy z pakietów podzielony jest na zadania główne, cząstkowe, indywidualne oraz czynności grupowe. Przykładem grafu struktury podziału prac jest:

• Work Breakdown Structure (WBS)

Kontrola kosztów przygotowania i wykonawstwa projektu

Podjęcie decyzji o wykonaniu lub odrzuceniu planu projektu powinno zostać poprzedzone wnikliwym rachunkiem opłacalności. W tej metodzie należy skupić się na konstrukcji zestawień finansowych, czy szacowaniu kosztów kapitału. Budżet konstruowany jest na różnych poziomach projektu. Jego kontrola polega na:

• planowaniu kosztów zadań projektowych
• analizie kosztowo-czasowej CPM-COST
• metodzie Erned Value

Kontrola ryzyka projektu

Kontrola i monitoring jest finalizacją całego procesu zarządzania ryzykiem. Na tym etapie prowadzona jest wnikliwa obserwacja poszczególnych rodzajów ryzyka oraz okoliczności z nimi związanych. Monitorowanie ryzyka wymaga użycia określonych technik i narzędzi. Zaliczamy do nich:

• okresowe przeglądy
• audyty ryzyka
• ocenę wartości wypracowanej
• planowanie dodatkowych sposobów na reagowanie na ryzyko
• analizę wydajności technicznej TPM

Kontrola jakości projektu

Kontrola jakości projektu polega na monitorowaniu określonych parametrów np. wyników projektu w celu określenia, czy odpowiadają założonym poziomom jakościowym. Powinna ona dotyczyć wszystkich faz projektu i może być wykonywana przez odrębny dział kontroli jakości. Przykładowymi metodami kontroli jakości są:

• karty kontrolne
• diagramy Pareta
• inspekcje
• analizy trendów
• próbkowanie statystyczne

Kontrola pracy zespołu projektowego

Istotnym elementem w sprawnym funkcjonowaniu zespołu projektowego jest kontrola przebiegu prac i osiągniętych wyników. Dzięki niej mamy możliwość identyfikacji odchyleń i interwencji, która umożliwi ich szybką eliminację. Monitorowanie zespołu projektowego może przybierać postać kontroli wstępnej, akceptującej, sterującej i końcowej. Kontrola wstępna odbywa się przed rozpoczęciem prac projektowych, jej zadaniem jest zabezpieczenie warunków finansowych, organizacyjnych i rzeczowych. Kontrola akceptująca ma miejsce podczas prowadzenia prac projektowych, polega głównie na zestawieniu osiągnięć cząstkowych zespołu z planami określonymi w harmonogramie. Kontrola sterująca odpowiada za przestrzeganie założeń i norm obowiązujących w projekcie. Kontroli końcowej dokonuje się po zakończeniu prac zespołu projektowego, dzięki niej możemy ostatecznie ocenić rezultaty całego procesu projektowania. Przykładem metod wykorzystywanych w kontroli pracy zespołu projektowego są:

• analiza kart zadań kluczowych
• raporty
• struktura podziału prac WBS.

Normy kontroli w projekcie

Podstawą kontroli jest przede wszystkim ustalenie norm kontroli, czyli parametrów które można wykorzystać jako punkty odniesienia z którymi porównywane będą późniejsze wyniki. Parametry kontroli dla projektów powinny zostać ustalone na etapie przygotowywania projektu i są to:

• normy jakościowe wyników (pośrednich i ostatecznego)
• normy ilościowe wyników
• normy czasowe (okresy realizacji, terminy)
• normy zużycia zasobów (pracochłonność, zaangażowanie wyposażenia, materiałochłonność)
• normy kosztów
• normy ryzyka

Bibliografia

• Pietras P., Szmit M. (2003), Zarządzanie projektami wybrane metody i techniki, Oficyna Księgarsko-Wydawnicza Horyzont, Łódź
• Rydzewska-Włodarczyk M. (2011), Wybrane zagadnienia kontroli projektów współfinansowanych ze środków Europejskich. Zeszyty naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego, nr 668
• Skalik J., (2010) Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, Wrocaław
• Trocki M., Grucza B., Ogonek K. (2003), Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa
• Trocki M. (red.) (2013), Nowoczesne zarządzanie projektami, PWE, Warszawa
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice
• Zajączkowska A. (2008), Monitoring na potrzeby wdrażania projektu, Stowarzyszenie Biuro Obsługi Ruchu Inicjatyw Społecznych BORIS, Warszawa

Autor: Beata Puch