Plan awaryjny

Plan awaryjny to plan opracowany z myślą o wyniku innym niż w zwykłym (oczekiwanym) planie. Jest on często stosowany w zarządzaniu ryzykiem w przypadku wyjątkowego zagrożenia, które - choć mało prawdopodobne - miałoby katastrofalne skutki. To sposób postępowania mający pomóc organizacji w skutecznym reagowaniu na istotne przyszłe zdarzenie lub sytuację, która może, ale nie musi się wydarzyć. Plan awaryjny jest czasem określany mianem "planu B", ponieważ może być również wykorzystywany jako alternatywa działania w przypadku, gdy oczekiwane rezultaty nie zostaną osiągnięte. Planowanie awaryjne jest elementem ciągłości działania, odzyskiwania danych po awarii oraz zarządzania ryzykiem. Dobry plan awaryjny może uchronić firmę przed "upadkiem" w przypadku wystąpienia nieoczekiwanych zdarzeń, dlatego tak ważne jest, aby był on dostosowany do potrzeb danego przedsiębiorstwa (K. Jajuga, 2007).

TL;DR

Plan awaryjny to opracowany plan działania w przypadku wystąpienia nieoczekiwanych zdarzeń, mający na celu minimalizację skutków katastrofalnych sytuacji. Kluczowe elementy planu to scenariusze, czynniki wyzwalające, reakcja, informowanie, oś czasu i zakres odpowiedzialności. Przy opracowywaniu planu ważne jest przeprowadzenie oceny ryzyka, zaangażowanie pracowników, motywowanie ich do udziału oraz jasny i prosty przekaz. Plan awaryjny musi być regularnie aktualizowany.

Kluczowe elementy

Do kluczowych elementów, które powinien zawierać plan awaryjny można zaliczyć (A. Koniniuk, J. Nazarko, 2014), (J. Penc, 2008):

• Scenariusze. Należy odwołać się do oceny ryzyka i wykresów wpływu/prawdopodobieństwa i wybrać najbardziej szkodliwe lub najbardziej prawdopodobne scenariusze, które będą uwzględnione w planie. Następnie należy opracować algorytmy działania dotyczące każdego z uwzględnionych przypadków. Należy dążyć do uwzględnienia szerokiego zakresu scenariuszy - na przykład cyberataków, przedłużających się nieobecności pracowników, awarii systemów informatycznych, utraty dostawców, poważnych przerw w dostawie prądu lub problemów strukturalnych w siedzibie firmy
• Czynniki wyzwalające. Należy sprecyzować, co dokładnie spowoduje uruchomienie planu awaryjnego. Jedno zdarzenie może mieć wiele czynników wyzwalających, z których każdy uruchamia inną część planu. Jeśli plan awaryjny dotyczy obfitych opadów śniegu, trzeba konkretnie określić, czy będzie on wdrażany przez ostrzeżenie o trudnych warunkach pogodowych, czy tylko przez faktyczne opady śniegu.
• Reakcja. Należy zamieścić krótki opis strategii, jaka będzie stosowana w odpowiedzi na zdarzenie. Stanowi to kontekst dla działań, które podejmą pracownicy podczas realizowania planu B.
• Informowanie odpowiednich podmiotów. Należy zidentyfikować osoby, które muszą wiedzieć o tym, co się stało. Mogą to być pracownicy, dostawcy, klienci, odpowiednie władze i szeroka opinia publiczna.
• Oś czasu. Należy określić, co trzeba zrobić w ciągu pierwszej godziny, dnia i tygodnia od wdrożenia planu. Należy również podać szczegóły dotyczące tego, kiedy można oczekiwać wznowienia normalnej działalności i co będzie sygnałem, że organizacja jest na to gotowa.
• Kluczowy zakres odpowiedzialności. Należy określić, kto jest odpowiedzialny za każdy element planu, kto będzie odpowiadał za poszczególne etapy i czego oczekuje się od tych osób. Przydatnymi narzędziami są tu Macierz Przypisania Odpowiedzialności oraz Model RACI.

Opracowanie planu awaryjnego

Przy opracowywaniu planu awaryjnego należy zwrócić szczególną uwagę na następujące elementy (K. Jajuga, 2007), (W. Piotrowski, A.K. Koźmiński (red.), 1996), (W. Dziemianowicz, K. Szmigiel-Rawska, P. Nowicka, A. Dąbrowska, 2012):

• Przeprowadzanie oceny ryzyka. Każda organizacja ma do czynienia z unikalnym zestawem zagrożeń, które musi zaplanować. Kluczem do ich zidentyfikowania jest przeprowadzenie dokładnej oceny ryzyka. Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie operacji o znaczeniu krytycznym dla działalności firmy. Są to kluczowe procesy i funkcje, bez których organizacja nie mogłaby funkcjonować - na przykład łańcuch dostaw, połączenie z Internetem lub zdolność do przestrzegania norm prawnych. Następnie należy określić zagrożenia, które mogą zaszkodzić każdej z operacji o znaczeniu krytycznym. Może to być na przykład utrata kluczowych pracowników, awaria techniczna lub zmiana polityki rządowej. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że powstanie długa lista potencjalnych zagrożeń. Próba planowania awaryjnego dla wszystkich z nich może być nierealistyczna, dlatego należy ustalić priorytety. Dobrym sposobem na to są wykresy wpływu/prawdopodobieństwa ryzyka. Wykresy te pomagają przeanalizować wpływ każdego ryzyka i oszacować prawdopodobieństwo jego wystąpienia. Dzięki temu wiadomo, które z ryzyk wymagają nakładów i wysiłków związanych z ograniczaniem ryzyka. Procesy biznesowe, które są niezbędne do przetrwania organizacji, takie jak utrzymanie przepływu środków pieniężnych i udziału w rynku, znajdują się zazwyczaj na szczycie listy.
• Zaangażowanie pracowników. Podczas opracowywania planu awaryjnego warto skonsultować się z pracownikami z całej organizacji. Menedżerowie z różnych działów mogą udzielić informacji na temat wpływu zakłóceń na usługi, personel, zasoby i funkcje biznesowe. Z kolei pracownicy "pierwszej linii" często są w stanie najlepiej powiedzieć, jakich minimalnych narzędzi i wsparcia potrzebują, aby utrzymać podstawowe operacje. Należy poświęcić czas na rozpowszechnienie planu w całej organizacji, tak aby pracownicy mogli przekazać swoje opinie i zadać pytania. Jeśli to możliwe, należy przeprowadzić ćwiczenia, aby ocenić skuteczność planu. Może to uwidocznić obszary wymagające poprawy oraz ujawnić braki w umiejętnościach lub potrzeby szkoleniowe.
• Motywowanie pracowników. Ludzie są często słabo zmotywowani do opracowania solidnego "planu B". Mogą być już zaangażowani w "plan A" lub mogą postrzegać ryzyko jako niskie i nie widzieć potrzeby tworzenia planu awaryjnego. W związku z tym konieczne jest przekonanie ludzi do udziału w realizacji planu awaryjnego. Aby zniwelować ewentualny opór przed jego realizacją, należy podkreślić znaczenie zadania i potencjalne konsekwencje braku planu awaryjnego.
• Jasny, prosty i konkretny przekaz. Pisząc plan awaryjny należy używać prostego, zrozumiałego języka. Nie wiadomo, kiedy plan zostanie wykorzystany, ani kto go przeczyta i wdroży, gdy będzie potrzebny. Z tego samego powodu przy określaniu obowiązków poszczególnych osób należy używać tytułów stanowisk lub ról, a nie nazwisk. Pomoże to zachować aktualność planu, niezależnie od zmian personalnych.
• Aktualizacja. Plan awaryjny musi być regularnie przeglądany i aktualizowany, jeśli ma pozostać przydatny i wiarygodny. Podczas przeglądu należy uwzględniać wszystkie istotne zmiany technologiczne, operacyjne i personalne oraz odpowiednio oceniać ryzyko.

Plan awaryjny — artykuły polecane

Cele i kluczowe rezultaty — Arkusz analizy ryzyka — Badanie wykonalności projektu — Zarządzanie ryzykiem wg PMBOK — Kontrola finansowa — Six sigma — Technika MoSCoW — Plan zarządzania interesariuszami — Plan audytów

Bibliografia

• Bienias M., Czerniak K., Ewertowski T. (2019), Preparation of an enterprise for emergency situations and their better communication, Business informatics, nr 3
• Dziemianowicz W., Szmigiel-Rawska K., Nowicka P., Dąbrowska A. (2012), Planowanie strategiczne. Poradnik dla pracowników administracji publicznej, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Warszawa
• Jajuga K. (red.) (2008), Zarządzanie ryzykiem, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Koniniuk A., Nazarko J. (2014), Scenariusze w antycypowaniu i kształtowaniu przyszłości, Wolters Kluwer, Warszawa
• Koźmiński A., Piotrowski W. (red.) (2010), Zarządzanie teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Penc J. (2008), Encyklopedia zarządzania. Podstawowe kategorie i terminy, Wyższa Szkoła Studiów Międzynarodowych w Łodzi, Łódź
• Szczerba B. (2014), Plany na wypadek wystąpienia awarii, jako element zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie branży hutniczej, Systems Supporting Production Engineering, nr 3
• Walas-Trębacz J., Ziarko J. (2011), Podstawy zarządzania kryzysowego część II: Zrządzanie kryzysowe w przedsiębiorstwie, Oficyna Wydawnicza AFM, Kraków

Autor: Beata Kowal