Zasady sporządzania dowodów księgowych

Wszystkie operacje gospodarcze zachodzące w danym okresie rozrachunkowym powinny być udokumentowane na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych, odzwierciedlających ich faktyczny przebieg (M. Hass-Symotiuk i in. 2022, s. 96).

Dowody księgowe (ang. Source documents, niem. Quelldokumente, fr. Documents de source) to dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, będące podstawą do jej zaksięgowania. Wyróżnić można wiele rodzai dowodów księgowych w zależności od przyjętego kryterium. Oto kilka z nich (A. Dziuba-Burczyk 2003, s. 63-65):

• jednostka wystawiająca dowód:

1. własne,
2. obce,

• podstawy sporządzenia:

1. pierwotne,
2. zbiorcze,
3. korygujące,
4. zastępcze,
5. rozliczeniowe.

Wymagania względem wystawianych dowodów księgowych

Dowody księgowe powinny być sporządzane (A. Dziuba-Burczyk 2003, s.63):

• w języku polskim (chyba że stroną transakcji jest kontrahent zagraniczny),
• w walucie polskiej (jednak również w tym przypadku transakcje międzynarodowe umożliwiają wystawianie dowodów księgowych w walucie drugiej strony - należy jednak pamiętać, że posiadając taki dowód należy przeliczyć wartość waluty obcej na walutę polską po obowiązującym w danym dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej kursie. Wynik przeliczenia powinien być umieszczony w wolnym polu dowodu lub w załączniku),
• w sposób staranny i czytelny,
• w sposób trwały (pismem ręcznym, maszynowym, wydruk komputerowy uniemożliwiającym wprowadzenie późniejszych zmian),
• w sposób jasny i zrozumiały (pełna i zrozumiała treść odzwierciedlająca przebieg operacji gospodarczej).

Zgodnie ze znowelizowaną Ustawą o Rachunkowości (Dz. U. z 2000r. Art. 22) dowody księgowe powinny być:

• rzetelne, czyli faktycznie odzwierciedlające rzeczywisty przebieg transakcji gospodarczej,
• kompletne, czyli zawierające wszystkie niezbędne elementy zgodnie z obowiązującymi wymogami,
• wolne od błędów rachunkowych, czyli zgodne z zasadami obliczeniowymi.

Dokument księgowy musi zawierać (K. Trzpioła 2019, s. 8-9):

• rodzaj i numer dokumentu,
• dane stron dokonujących transakcji (nazwy i adresy),
• datę wystawienia oraz dokonania operacji,
• przedmiot operacji, ilość oraz jego wartość,
• podpisy wystawcy, oraz osoby odbierającej lub wydającej,
• stwierdzenie poprawności pod względem rachunkowym, merytorycznym i formalnym, odpowiednia dekretacja oraz daty i podpis osoby za to odpowiedzialnej,

1. kontrola rachunkowa ma na celu wykrycie błędów dotyczących danych liczbowych, sposoby ich wyliczania oraz dekretacji,
2. kontrola merytoryczna dotyczy celowości i legalności zaistnienia danej operacji gospodarczej,
3. kontrola formalna polega na sprawdzeniu zgodności dowodu księgowego z obowiązującymi przepisami oraz czy zawiera on wszystkie niezbędne dane,

• potwierdzenie do wypłaty środków przez dyrektora i księgowego,
• nadany numer dziennika pozwalający powiązać dokument z zapisem księgowym.

Sposoby poprawy błędów w dowodach księgowych

Powstałe błędy przy sporządzaniu dowodów księgowych można poprawić na trzy sposoby w zależności od rodzaju błędu i dokumentu:

• czytelne, pojedyncze skreślenie błędnego zapisu, wpisanie poprawnej treści, oraz zadatowanie i podpis osoby do tego upoważnionej,
• zastosowanie tzw. storna,
• wystawienie dokumentu korygującego (faktury - w przypadku błędów liczbowych lub noty - błędy literowe w zawartych danych kontrahenta).

Niedozwolone jest poprawianie błędów wśród istniejących zapisów na dokumentach księgowych poprzez: przerabianie, zamazywanie lub usuwanie za pomocą innych środków piśmienniczych.

Sporządzanie dowodów księgowych w formie elektronicznej

Wraz z wejściem w życie "Ustawy o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej" w 2016 r. oraz w wyniku intensywnych zmian gospodarczych na świecie w ostatnich latach ulega rozpowszechnieniu przejście z papierowej na elektroniczną obsługę dowodów księgowych. Stanowi to jednak wciąż duże wyzwanie, ponieważ pomimo podobieństw w stosunku do tradycyjnej formy wystawiania dokumentów księgowych, wymaga nowelizacji przepisów "Ustawy o rachunkowości" m.in. w kwestii (C. Kotyla 2020, s. 123-127):

• elektronicznego dekretowania dokumentów księgowych,
• elektronicznego podpisywania dokumentów księgowych.

Zasady sporządzania dowodów księgowych — artykuły polecane

Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych — Polecenie księgowania — Dekret księgowy — Prowadzenie ksiąg rachunkowych — Nota księgowa — Ogólne zasady prowadzenia ksiąg — Dowód księgowy — Wyciąg bankowy — Obieg dokumentów księgowych

Bibliografia

• Dziuba-Burczyk A. (2003), Podstawy rachunkowości w świetle międzynarodowych standardów, Krakowskie Towarzystwo Edukacyjne, Kraków
• Hass-Symotiuk M. (red.) (2022), Rachunkowość finansowa przedsiębiorstwa od jego powstania do likwidacji, Wolters Kluwer, Warszawa
• Kotyla C. (2020), Elektroniczne dowody księgowe w rozumieniu eIDAS, Zeszyty teoretyczne rachunkowości nr 106(162)
• Trzpioła K. (2019), Polityka rachunkowości w firmie 2020 z komentarzem do planu kont, Wiedza i praktyka, Warszawa
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591

Autor: Klaudia Szyrszeń, Justyna Chruślicka

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.