Instrukcja obiegu dokumentów

Instrukcja obiegu dokumentów – jest to dokument wewnątrzzakładowy, zawierający opis procesu obiegu dokumentów, stworzony w celu prawidłowego obiegu dokumentów miedzy komórkami organizacji. Instrukcja obiegu dokumentów dotyczy zazwyczaj dokumentów wewnątrzzakładowych oraz dokumentów otrzymywanych z zewnątrz, np. od dostawców lub klientów. Dzięki temu obieg dokumentów przebiega w sposób ciągły, prawidłowy i usystematyzowany.

Obieg dokumentów

Obieg dokumentów to proces polegający na prawidłowym segregowaniu, katalogowaniu oraz przydzielaniu dokumentów pracownikom, którzy są za nie odpowiedzialni i korzystają z informacji w nich zawartych. Uważa się, że „głównym ogniwem dla wypracowania sprawnego obiegu dokumentacji w firmie jest człowiek, na którym spoczywa odpowiedzialność za stosowanie się do ustalonych procedur” (Burchart R., Bagieńska A. 2019, s. 417).

Co zawiera instrukcja obiegu dokumentów?

Instrukcja obiegu dokumentów powinna zawierać: zakres tj. działy, stanowiska jakie obejmuje oraz procedurę obiegu danego dokumentu z wyszczególnieniem pracowników odpowiedzialnych za obieg danego dokumentu i działania, które mają być zrealizowane w tym zakresie. W celu opracowania instrukcji obiegu dokumentów potrzebna jest duża znajomość organizacji oraz obowiązujących przepisów prawa. Instrukcja powinna być prosta, przystępna oraz zrozumiała dla pracowników (Burchart R., Bagieńska A. 2019, s. 416).

Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów to system służący do zarządzania dokumentami w formie elektronicznej. Elektroniczny obieg dokumentów ma wiele korzyści. Główne zalety to: szybki przepływ informacji oraz zmniejszenie ilości papierowej dokumentacji i tym samym jednoczesne działanie proekologiczne.

Cechy elektronicznego obiegu dokumentów

Cechy elektronicznego obiegu dokumentów:

• płynny i szybki przepływ informacji
• większa efektywność pracy
• krótszy czas podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie
• Większe bezpieczeństwo danych
• Łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów
• Oszczędność surowców (m. in. papieru)
• Brak konieczności przechowywania dokumentów
• Konieczność wprowadzenia odpowiedniego systemu obsługującego elektroniczny obieg dokumentów tzw. Document Management System

Bibliografia

• Burchart R., Bagieńska A. (2019), Procedury wdrożeniowe systemu zarządzania ryzykiem podatkowym w przedsiębiorstwie [w:] „Roczniki Kolegium Analiz Ekonomicznych / Szkoła Główna Handlowa”, Warszawa, nr 54, s. 409-423
• Jagoda Ł. (2011), Elektroniczny obieg dokumentów w bankach centralnych należących do Europejskiego Systemu Banków Centralnych [w:] „Acta Universitatis Lodziensis. Folia Oeconomica”, Wydawnictwo Uniwersytetu Łódzkiego, Łódź, s. 225-236
• Stabryła A. (red.) (2012), Podstawy organizacji i zarządzania. Podejścia i koncepcje badawcze, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków
• Szafrański L. (2020), Model obiegu dokumentów elektronicznych na przykładzie usług oferowanych użytkownikom przez Bibliotekę Jagiellońską [w:] „Annales Universitatis Paedagogicae Cracoviensis | Studia ad Bibliothecarum Scientiam Pertinentia” Wyd. Uniwersytet Pedagogiczny im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie, Kraków, s. 183-193

Autor: Katarzyna Motowidło