Zapisy

Zapisy
Polecane artykuły
Dokumentowanie systemu zarządzania Andon Dokumentacja systemu zarządzania jakością Nadzór nad zapisami Sterowanie jakością Plan jakości Modelowanie procesów Mapowanie strumienia wartości Zasady zarządzania jakością

W dolnej części piramidy dokumentacji znajdują się zapisy. Jest to dokumentacja powstająca w wyniku realizacji zadań w procesach, stanowi więc dowód ich działania. Celem tworzenia zapisów jest udokumentowanie funkcjonowania systemu zarządzania jakością, umożliwienie odtworzenia zdarzeń przeszłych, zapewnienie komunikacji pomiędzy uczestnikami procesów.

Zapisy wykorzystywane są w trakcie audytów oraz przeglądów zarządzania do weryfikacji poprawności realizacji zadań w procesach. W przypadku procesów produkcyjnych mogą stanowić narzędzie do odtwarzania procesu technologicznego w celu znalezienia przyczyn wystąpienia niezgodności lub braków. Zapisy tworzone w dowolnej formie (papierowej, elektronicznej, innej) stanowią nośnik informacji przekazywanej pomiędzy uczestnikami procesu, a także pomiędzy procesami.

Zapisami są np. wypełnione formularze, wnioski, karty przyjęcia lub zwolnienia wyrobu, karty kontroli jakości, projekty zarządzeń lub procedur, raporty, karty niezgodności (R.I. Zalewski 2002, s. 94). Norma ISO 9001:2000 wymaga, aby zarządzanie zapisami było nadzorowane. Wykonawcy tworzący zapisy powinni w tym celu wykorzystywać aktualne i oznaczone formularze, numerować kolejne dokumenty, prowadzić ich rejestry, autoryzować treść, a w przypadku rozpowszechniania identyfikować kopie i odbiorców. Ma to zapewnić łatwy dostęp do dokumentacji, umożliwić efektywne jej wykorzystanie, a także usprawnić komunikację wewnątrz organizacji.

Należy określić czas oraz miejsce przechowywania poszczególnych rodzajów zapisów. Zwykle służy temu tabela na końcu procedury, w której opisywane są wszystkie powstające w procesie zapisy. Ostatnim rodzajem wymienionym w piramidzie dokumentacji są plany jakości, których zadaniem jest przygotowanie zmian w systemie zarządzania jakością i przeprowadzenie ich w taki sposób, aby uniknąć zagrożeń dla jakości produktów, a także działania samego systemu (Zarządzanie jakością w... 1997, s. 132).

Bibliografia

• Wawak S., Analiza i doskonalenie systemów zarządzania jakością w urzędach gminnych, pr. doktorska, AE Kraków 2007
• Zalewski R. I., Zarządzanie jakością w produkcji żywności, Wydawnictwo AE w Poznaniu, Poznań 2002
• Zarządzanie jakością w przedsiębiorstwie, pod red. J. Łańcuckiego, Oficyna Wydawnicza Ośrodka Postępu Organizacyjnego, Bydgoszcz 1997

Autor: Sławomir Wawak