Kultura organizacyjna a zarządzanie projektami
Z Encyklopedia Zarządzania
Charakterystyka
Zespoły zajmujące się realizacją projektów wytwarzają własną kulturę organizacyjną. Częściowo odzwierciedla ona uniwersalne sposoby realizowania wszystkich projektów, ale w dużym stopniu wynika z wpływu kultury organizacji, w ramach której funkcjonuje dany zespół. Kultura organizacyjna jest ważnym czynnikiem kształtującym skuteczność i styl działania zespołów realizujących projekty.
Zadaniem zespołu projektowego jest integracja określonej wiedzy specjalistycznej po to, aby projekt zrealizowano w ramach przyjętego budżetu i harmonogramu oraz by zaspokajał on potrzeby klienta wewnętrznego lub zewnętrznego a jednocześnie pozostał zgodny ze strategią i celami organizacji. Zadania, projekty wymuszone są koniecznością ciągłego wprowadzania zmian do organizacji. Uzyskanie przewagi konkurencyjnej wymaga wykształcenia umiejętności wdrożenia długofalowej strategii wprowadzania ciągłych ulepszeń. Mogą one przybierać różne formy. Aby umiejętnie zarządzać zmianami i ulepszeniami, zespół projektowy musi wykazać się pomysłowością i kreatywnością oraz wzbudzać zaufanie. Zwiększanie skuteczności działań organizacyjnych poprzez efektywne wykorzystanie posiadanych aktywów, tworzenie strategii prowadzących do lepszej wydajności i wykorzystanie nowoczesnych technologii to podstawowe przykłady takich strategii.
Kultura organizacyjna, która sprzyja zarządzaniu projektami to taka gdzie: Po pierwsze, menedżerowie projektów oraz specjaliści ds. zarządzania projektami muszą być zwolennikami zmian. Specjalista do spraw zarządzania projektami zajmuje się szczegółowym planowaniem projektów (przedsięwzięć), a często także nadzorem nad ich realizacją. Natomiast poszczególne zadania projektu wykonywane są przez zespół ludzi. Zadaniem zarządzającego projektem jest nie tylko stworzenie szczegółowego harmonogramu realizacji przedsięwzięcia, wraz z przydziałem zasobów do poszczególnych zadań, lecz także zbadanie spójności jego celów, stworzenie planu komunikacji w projekcie, a także zarządzanie ryzykiem projektu.
Specjalista ds. zarządzania projektem sporządza plan jego realizacji i kieruje projektem poprzez następujące działania:
- definiowanie projektu, to znaczy (wraz z głównymi stronami zaangażowanymi w projekt)
określa jego cele, zakres, wyniki oraz precyzyjnie definiuje kryterium sukcesu;
- dekompozycje projektu na zadania g³ówne oraz podzadania, tworząc w ten sposób strukturę
zadań do wykonania;
- tworzenie harmonogramu projektu, poprzez oszacowanie czasów trwania poszczególnych
zadań oraz określenie powiązań czasowych pomiędzy nimi;
- określenie zbioru zasobów niezbędnych do wykonania projektu, to jest ludzi, firm -
podwykonawców, maszyn i urządzeń oraz materiałów;
- przydzielanie zasobów do poszczególnych zadań oraz rozwiązywanie problemów ich
przeciążeń bądź niedoborów;
- analizowanie ścieżki krytycznej oraz czasu trwania całego projektu;
- zarządzanie ryzykiem projektu, poprzez identyfikacje potencjalnych ryzyk oraz opracowanie
strategii reakcji w każdym z przypadków;
- po etapie planowania, na etapie realizacji projektu - monitorowanie postępów prac,
kierowanie zespołem wykonawców oraz ewentualne modyfikowanie harmonogramu w przypadku wystąpienia nieoczekiwanych zdarzeń.
Po drugie, zarówno menadżerowie jak i specjaliści ds. zarządzania projektami powinni, wspólnie z innymi osobami pełniącymi funkcje kierownicze w organizacji, tworzyć atmosferę, która wydobywa z ludzi to, co w nich najlepsze. Kluczowym zadaniem menedżera projektu, będącego prawdziwym liderem, oraz innych menedżerów jest stworzenie warunków umożliwiających powstanie twórczego i zorganizowanego środowiska wspierającego zarządzanie projektami i działania zespołowe. W wykształceniu i utrzymaniu takiej kultury mogą pomóc następujące działania:
- Stworzenie oraz wdrożenie stałych i systematycznych metod planowania, organizacji i kontroli systemu zarządzania projektami. Innymi słowy - zapewnienie zespołowi projektowemu metodologii zarządzania projektami.
- Otwarcie na kreatywność zespołu, w tym zachęcanie do nowatorskich działań, którym nie towarzyszą obawy dotyczące ewentualnych reperkusji w razie popełniania błędów.
- Zapewnienie zespołowi koniecznych wskazówek i wsparcia. Zrozumienie kompetencji i zaangażowanie zespołu to dla menedżera projektu warunek uzyskania maksymalnej wydajności ze strony jego członków.
- Zaszczepienie w zespole projektowym świadomości własności projektu. Jeśli członkowie zespołu są przekonani, że ich opinie i poglądy są ważne, ich pewność siebie i potencjał twórczy rosną.
- Zachowanie odpowiedniej kontroli nad projektem i zapewnienie zasobów oraz pomocy koniecznej do skutecznej realizacji projektu.
- Bieżące informowanie członków zespołu i utrzymywanie otwartej komunikacji.
Podstawowym powodem stosowania zarządzania projektami jest konieczność wykorzystania potencjału organizacyjnego do skoncentrowania się na bieżących działaniach stanowiących odpowiedź organizacji na zachodzące zmiany. Chcąc utrzymać konkurencyjną pozycję, trzeba nieustannie doskonalić produkty i usługi dostarczane klientom oraz procesy organizacyjne. Nie sposób dokonać tego inaczej, jak korzystając z teorii i praktyki zarządzania projektami. Kultura organizacji, która akceptuje i wspiera wykorzystywanie metod zarządzania projektami, charakteryzuje się następującymi cechami:
- Teoria i praktyka zarządzania projektami są powszechnie i chętnie wykorzystywane, jako metoda odpowiedzi na zmiany zachodzące w organizacji.
- Opracowano odpowiednie strategie, metody, procedury i koncepcje organizacyjne, które przekazano do wiadomości członkom organizacji i które są przez nich w pełni rozumiane.
- Organizuje się działania szkoleniowe wyjaśniające kwestie związane z zakresem władzy i odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu. W miarę tworzenia nowych zespołów i rozpoczynania przez nie pracy definiuje się ich wspólne role w organizacjach macierzowych.
- Kierownictwo najwyższego stopnia i inni menedżerowie znają metodologię zarządzania projektami, a także mają świadomość znaczenia zespołów projektowych w wykorzystywaniu międzyfunkcyjnych i międzyorganizacyjnych możliwości, przed którymi staje ich organizacja. Kierownictwo koncentruje się na nadzorowaniu zespołów projektowych poprzez właściwą alokację odpowiednich zasobów.
- Istnieje aktywny program edukacyjno-szkoleniowy opierający się na ciągłym uaktualnianiu wiedzy, umiejętności i metod działania pracowników w zakresie teorii i praktyki zarządzania projektami.
- Istnieje odpowiedni system oceny, mierzący wyniki osób oraz zespołów zaangażowanych w realizację projektów w organizacji i wynagradzający tych, którzy osiągają najlepsze wyniki.
- Wyróżniające się wyniki lub doświadczenie menedżerów projektu stanowi istotny atut w ich karierze zawodowej w ramach organizacji.
- Zarządzanie projektami do tego stopnia dominuje w kulturze organizacyjnej, że mówi się o nim po prostu: "tak się to właśnie u nas robi".
Zaufanie to najważniejszy czynnik decydujący o popularności zarządzania projektami w organizacji.. Musi to być zaufanie do skuteczności organizacyjnej metodologii zarządzania projektami oraz kompetencji i zaangażowania menedżera projektu i jego zespołu. Gdy organizacja uświadomi sobie znaczenie tego zaufania pozwoli to jej na stworzenie warunków do najlepszego wykorzystania pozytywnych cech zarządzania projektami.
Bibliografia
- www.cxo.pl
- A Guide to the Project Management, PMI, USA 1997.
- Sikorski Cz., Sztuka kierowania. Szkice o kulturze organizacyjnej
Autor: Monika Olszanecka
