Zasady sporządzania dowodów księgowych

Z Encyklopedia Zarządzania

Wszystkie operacje gospodarcze zachodzące w danym okresie rozrachunkowym powinny być udokumentowane na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych, odzwierciedlających dokonywane operacje gospodarcze (M. Hass - Symotiuk i in. 2022, s. 96).

Dowody księgowe (ang. Source documents, niem. Quelldokumente, fr. Documents de source) to dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Wyróżnić można dwa rodzaje dowodów księgowych:

  • źródłowe,
  • wtórne.

Wymagania względem wystawianych dowodów księgowych

Dowody księgowe powinny być sporządzane:

  • w języku polskim, chyba że stroną operacji gospodarczej jest kontrahent zagraniczny,
  • w walucie polskiej, posiadając dowód sporządzony w walucie obcej należy przeliczyć wartość waluty obcej na walutę polską po obowiązującym w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej kursie. Wynik przeliczenia powinien być umieszczony w wolnym polu dowodu lub w załączniku,
  • w sposób staranny i czytelny,
  • w sposób trwały (pismem ręcznym, maszynowym, wydruk komputerowy),
  • w sposób jasny i zrozumiały (pełna i zrozumiała treść odzwierciedlająca przebieg operacji gospodarczej).

Zgodnie ze znowelizowaną Ustawą o Rachunkowości (Dz. U. z 2000r. Art. 22) dowody księgowe powinny być:

  • rzetelne, czyli odzwierciedlające rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej,
  • kompletne, czyli muszą zawierać wszystkie niezbędne elementy zgodnie z obowiązującymi wymogami,
  • wolne od błędów rachunkowych.

Dokument księgowy musi zawierać:

  • rodzaj i numer dokumentu,
  • dane stron dokonujących transakcji (nazwy i adresy),
  • datę wystawienia oraz dokonania operacji,
  • przedmiot operacji oraz jego wartość,
  • podpisy wystawcy, oraz osoby odbierającej lub wydającej,
  • stwierdzenie poprawności pod względem rachunkowym, celowościowym i prawnym, odpowiednia dekretacja oraz daty i podpis osoby za to odpowiedzialnej,
  • potwierdzenie do wypłaty środków przez dyrektora i księgowego,
  • nadany numer dziennika pozwalający powiązać dokument z zapisem księgowym.

Sposoby poprawy błędów w dowodach księgowych

Sporządzanie dowodów księgowych w formie elektronicznej

Wraz z wejściem w życie "Ustawy o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej" w 2016 r. oraz intensywnych zmian gospodarczych na świecie w ostatnich latach ulega rozpowszechnieniu przejście z papierowej na elektroniczną obsługę dowodów księgowych. Stanowi to jednak wciąż duże wyzwanie, ponieważ pomimo podobieństw w stosunku do tradycyjnej formy wystawiania dokumentów księgowych, wymaga nowelizacji przepisów "Ustawy o rachunkowości" m.in. w kwestii (C. Kotyla 2020, s. 123-127) :

Bibliografia

Autor: Klaudia Szyrszeń

Autor: Justyna Chruślicka

Uwaga.png

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych.

Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.