Zasady sporządzania dowodów księgowych

Wszystkie operacje gospodarcze zachodzące w danym okresie rozrachunkowym powinny być udokumentowane na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych, odzwierciedlających dokonywane operacje gospodarcze (M. Hass - Symotiuk i in. 2022, s. 96).

Dowody księgowe (ang. Source documents, niem. Quelldokumente, fr. Documents de source) to dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Wyróżnić można dwa rodzaje dowodów księgowych:

• źródłowe,
• wtórne.

Wymagania względem wystawianych dowodów księgowych

Dowody księgowe powinny być sporządzane:

• w języku polskim, chyba że stroną operacji gospodarczej jest kontrahent zagraniczny,
• w walucie polskiej, posiadając dowód sporządzony w walucie obcej należy przeliczyć wartość waluty obcej na walutę polską po obowiązującym w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej kursie. Wynik przeliczenia powinien być umieszczony w wolnym polu dowodu lub w załączniku,
• w sposób staranny i czytelny,
• w sposób trwały (pismem ręcznym, maszynowym, wydruk komputerowy),
• w sposób jasny i zrozumiały (pełna i zrozumiała treść odzwierciedlająca przebieg operacji gospodarczej).

Zgodnie ze znowelizowaną Ustawą o Rachunkowości (Dz. U. z 2000r. Art. 22) dowody księgowe powinny być:

• rzetelne, czyli odzwierciedlające rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej,
• kompletne, czyli muszą zawierać wszystkie niezbędne elementy zgodnie z obowiązującymi wymogami,
• wolne od błędów rachunkowych.

Dokument księgowy musi zawierać (K. Trzpioła 2019, s. 8-9):

• rodzaj i numer dokumentu,
• dane stron dokonujących transakcji (nazwy i adresy),
• datę wystawienia oraz dokonania operacji,
• przedmiot operacji oraz jego wartość,
• podpisy wystawcy, oraz osoby odbierającej lub wydającej,
• stwierdzenie poprawności pod względem rachunkowym, merytorycznym i formalnym, odpowiednia dekretacja oraz daty i podpis osoby za to odpowiedzialnej,

1. kontrola rachunkowa ma na celu wykrycie błędów dotyczących danych liczbowych, sposoby ich wyliczania oraz dekretacji,
2. kontrola merytoryczna dotyczy celowości zaistnienia danej operacji gospodarczej,
3. kontrola formalna polega na sprawdzeniu zgodności dowodu księgowego z obowiązującymi przepisami oraz czy zawiera on wszystkie niezbędne dane,

• potwierdzenie do wypłaty środków przez dyrektora i księgowego,
• nadany numer dziennika pozwalający powiązać dokument z zapisem księgowym.

Sposoby poprawy błędów w dowodach księgowych

Powstałe błędy przy sporządzaniu dowodów księgowych można poprawić na trzy sposoby w zależności od

Sporządzanie dowodów księgowych w formie elektronicznej

Wraz z wejściem w życie "Ustawy o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej" w 2016 r. oraz intensywnych zmian gospodarczych na świecie w ostatnich latach ulega rozpowszechnieniu przejście z papierowej na elektroniczną obsługę dowodów księgowych. Stanowi to jednak wciąż duże wyzwanie, ponieważ pomimo podobieństw w stosunku do tradycyjnej formy wystawiania dokumentów księgowych, wymaga nowelizacji przepisów "Ustawy o rachunkowości" m.in. w kwestii (C. Kotyla 2020, s. 123-127) :

• elektronicznego dekretowania dokumentów księgowych,
• elektronicznego podpisywania dokumentów księgowych.

Bibliografia

• Dziuba- Burczyk A. (2003) "Podstawy rachunkowości w świetle międzynarodowych standardów?, Krakowska Szkoła Wyższa im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego, Kraków (s. 63).
• Hass- Symotiuk M. (red.) (2022) Rachunkowość finansowa przedsiębiorstwa od jego powstania do likwidacji, Wolters Kluwer Polska, Warszawa.
• Kotyla C. (2020) Elektroniczne dowody księgowe w rozumieniu eIDAS, "Zeszyty teoretyczne rachunkowości" nr 106(162).
• Olchowicz I. (2001) "Podstawy rachunkowości?, Difin, Warszawa (s. 130)
• Trzpioła K. (2019) Polityka rachunkowości w firmie 2020 z komentarzem do planu kont, Wiedza i praktyka, Warszawa.
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (1994), Dz. U. 1994 Nr 121 poz. 591.

Autor: Klaudia Szyrszeń, Justyna Chruślicka

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.