Silos

Silos to pojęcie oznaczające zachowanie organizacyjne, które objawia się przez funkcjonowanie jakiejś części organizacji (osoby, grupy osób, zespołu lub działu) w oderwaniu od pozostałych jej części (Cilliers, Greyvenstein, 2012, s. 2)

Silosy w organizacjach powstają wtedy, gdy poszczególne osoby, grupy, zespoły lub działy nie chcą dzielić się swoja wiedzą oraz posiadanymi informacjami z innymi osobami funkcjonującymi w obrębie tej samej organizacji. Objawia się to niskim poziomem komunikacji lub jego brakiem, a także nieujawnianiem lub zatajaniem informacji przed innymi (Mohapeloa, 2017, s. 1009).

Silosy w organizacji istnieją wyłącznie na płaszczyźnie mentalnej (Mohapeloa, 2017, s. 1010). Nie są one fizycznie obecne w organizacjach, ale istnieją w umysłach pracowników jako niewidzialna bariera (Cilliers, Greyvenstein, 2012, s. 3).

Istnienie silosów w obrębie organizacji powoduje (Cilliers, Greyvenstein, 2012, s. 3):

• Dysfunkcję i fragmentację organizacji
• Poczucie segregacji, odłączenia i izolacji od firmy i innych jej członków, zespołów i działów
• Bezsilność, strach przed udziałem w spotkaniach z innymi osobami, zespołami czy działami w obrębie firmy
• Brak zaufania, szacunku oraz współpracy pomiędzy pracownikami
• Występowanie podziału my kontra oni

Przyczyny powstawania silosów w organizacji

Powstawaniu silosów organizacyjnych sprzyja hierarchiczna struktura organizacyjna, w której największa władza organizacyjna oraz autorytet należą do pracowników znajdujących się w strukturze na najwyższych szczeblach; są to tak zwane silosy pionowe. Istnieją także silosy poziome, związane z występowaniem w organizacji obszarów specjalizacji takich, jak zasoby ludzkie (HR), marketing, działalność operacyjna (Cilliers, Greyvenstein, 2012, s. 3). Silosy w organizacji pojawiają się także w obliczu ciągłych zmian organizacyjnych, w szczególności tych wywołanych zmianami kadrowymi (Mohapeloa, 2017, s. 1010).

Innymi przyczynami do powstawania silosów mogą być (Fenwick, Seville, Brunsdon, 2009, s. 5-6):

• Postawa, osobowość lub styl zarządzania liderów w organizacji
• Obojętność na potrzeby innych działów
• Priorytetyzacja potrzeb, sukcesów, celów konkretnych działów
• Operowanie w różnych strefach czasowych i geograficznych
• Funkcjonowanie w odizolowaniu od innych
• Uzależnienie nagród finansowych od wyników poszczególnych jednostek
• Polityka oraz procedury w firmie utrudniające współpracę
• Kultura firmy promująca rywalizację ponad pracę zespołową
• Brak szkoleń, rozwoju umiejętności interpersonalnych pracowników

Konsekwencje występowania silosów w organizacji

Cztery główne obszary na które wpływa mentalność silosowa w organizacji to innowacje, klienci, zespoły oraz działy. Szczególnie negatywny wpływ ma ona na tożsamość zespołu na różnych płaszczyznach takich, jak (Mohapeloa, 2017, s. 1010-1012):

• środowisko fizyczne i strukturę działu
• relacje wewnątrzgrupowe
• doświadczenia kierownictwa
• relacje międzygrupowe

Głównym problemem powiązanym z występowaniem silosów w organizacji jest fakt, że wpływają one negatywnie na funkcjonowanie firmy poprzez (Mohapeloa, 2017, s. 1010-1013):

• Obniżenie kluczowych wyników (KPI)
• Spadek liczby klientów
• Niespełnianie wymogów klientów
• Spadek jakości usług świadczonych klientom
• Brak spójności w działaniach podejmowanych przez pracowników firmy
• Zmniejszenie produktywności i wydajności
• Frustrację pracowników

Ograniczenie powstawania silosów

Proces ograniczenia powstawania silosów w organizacji może zostać ograniczony lub całkowicie wyeliminowany za pomocą (Fenwick, Seville, Brundson, 2009, s. 10):

• Nagradzania zachowań opartych na współpracy
• Zachęcania do innowacji, ulepszania procesów
• Tworzenie kultury organizacji opartej na współpracy i wzajemnej komunikacji
• Jasnego określenia obszarów odpowiedzialności

Inne metody oraz sposoby postępowania w przedsiębiorstwie które mogą sprzyjać ograniczeniu powstawania silosów to między innymi (Mohapeloa, 2017, s.1011).:

• Stworzenia kooperacyjnego środowiska pracy w którym pracownicy są współodpowiedzialni za osiąganie celów przedsiębiorstwa
• Uzależnienie systemu wynagrodzeń od osiąganych celów funkcjonalnych całej firmy, a nie pojedynczych zespołów
• Wzmocnienie zależności oraz współpracy pomiędzy różnymi działami w organizacji
• Zachęcanie do traktowania błędów i porażek jako szansy do uczenia się
• Ustalanie celów, których pomyślne wypełnienie odbywa się przy współpracy różnych działów
• Promowanie elastyczności w obrębie zespołu, pomiędzy działami
• Budowanie zaufania pomiędzy zespołami oraz działami
• Przepływ informacji we wszystkich kierunkach struktury organizacyjnej: z góry na dół, z dołu do góry oraz na boki

Bibliografia

• Cilliers F., Greyvenstein H. (2012) The impact of silo mentality on team identity: An organizational case study “SA Journal of Industrial Psychology”, nr 38, s. 1-9
• Fenwick T., Seville E., Brundson D. (2009) A report on the impact of silos on resilience and how the impacts might be reduced “Resilient Organisations Research Report, nr 1.
• Mohapeloa T. (2017)Effects of silo mentality on corporate ITC’s business model "Proceedings of the International Conference on Business Excellence", nr 11, s. 1009-1019.
• Szewczyk P. (2018) Modele dojrzałości procesowej – przegląd i analiza porównawcza, „Journal of Modern Management Process”, nr 2, s. 16-24