Zasady sporządzania dowodów księgowych
Wszystkie operacje gospodarcze zachodzące w danym okresie rozrachunkowym powinny być udokumentowane na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych, odzwierciedlających dokonywane operacje gospodarcze (M. Hass - Symotiuk i in. 2022, s. 96).
Dowody księgowe (ang. Source documents, niem. Quelldokumente, fr. Documents de source) to dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Wyróżnić można dwa rodzaje dowodów księgowych:
- źródłowe,
- wtórne.
Wymagania względem wystawianych dowodów księgowych
Dowody księgowe powinny być sporządzane:
- w języku polskim, chyba że stroną operacji gospodarczej jest kontrahent zagraniczny,
- w walucie polskiej, posiadając dowód sporządzony w walucie obcej należy przeliczyć wartość waluty obcej na walutę polską po obowiązującym w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej kursie. Wynik przeliczenia powinien być umieszczony w wolnym polu dowodu lub w załączniku,
- w sposób staranny i czytelny,
- w sposób trwały (pismem ręcznym, maszynowym, wydruk komputerowy),
- w sposób jasny i zrozumiały (pełna i zrozumiała treść odzwierciedlająca przebieg operacji gospodarczej).
Zgodnie ze znowelizowaną Ustawą o Rachunkowości (Dz. U. z 2000r. Art. 22) dowody księgowe powinny być:
- rzetelne, czyli odzwierciedlające rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej,
- kompletne, czyli muszą zawierać wszystkie niezbędne elementy zgodnie z obowiązującymi wymogami,
- wolne od błędów rachunkowych.
Dokument księgowy musi zawierać (K. Trzpioła 2019, s. 8-9):
- rodzaj i numer dokumentu,
- dane stron dokonujących transakcji (nazwy i adresy),
- datę wystawienia oraz dokonania operacji,
- przedmiot operacji oraz jego wartość,
- podpisy wystawcy, oraz osoby odbierającej lub wydającej,
- stwierdzenie poprawności pod względem rachunkowym, merytorycznym i formalnym, odpowiednia dekretacja oraz daty i podpis osoby za to odpowiedzialnej,
- kontrola rachunkowa ma na celu wykrycie błędów dotyczących danych liczbowych, sposoby ich wyliczania oraz dekretacji,
- kontrola merytoryczna dotyczy celowości zaistnienia danej operacji gospodarczej,
- kontrola formalna polega na sprawdzeniu zgodności dowodu księgowego z obowiązującymi przepisami oraz czy zawiera on wszystkie niezbędne dane,
- potwierdzenie do wypłaty środków przez dyrektora i księgowego,
- nadany numer dziennika pozwalający powiązać dokument z zapisem księgowym.
Sposoby poprawy błędów w dowodach księgowych
Powstałe błędy przy sporządzaniu dowodów księgowych można poprawić na trzy sposoby w zależności od
Sporządzanie dowodów księgowych w formie elektronicznej
Wraz z wejściem w życie "Ustawy o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej" w 2016 r. oraz intensywnych zmian gospodarczych na świecie w ostatnich latach ulega rozpowszechnieniu przejście z papierowej na elektroniczną obsługę dowodów księgowych. Stanowi to jednak wciąż duże wyzwanie, ponieważ pomimo podobieństw w stosunku do tradycyjnej formy wystawiania dokumentów księgowych, wymaga nowelizacji przepisów "Ustawy o rachunkowości" m.in. w kwestii (C. Kotyla 2020, s. 123-127) :
- elektronicznego dekretowania dokumentów księgowych,
- elektronicznego podpisywania dokumentów księgowych.
Bibliografia
- Dziuba- Burczyk A. (2003) "Podstawy rachunkowości w świetle międzynarodowych standardów?, Krakowska Szkoła Wyższa im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego, Kraków (s. 63).
- Hass- Symotiuk M. (red.) (2022) Rachunkowość finansowa przedsiębiorstwa od jego powstania do likwidacji, Wolters Kluwer Polska, Warszawa.
- Kotyla C. (2020) Elektroniczne dowody księgowe w rozumieniu eIDAS, "Zeszyty teoretyczne rachunkowości" nr 106(162).
- Olchowicz I. (2001) "Podstawy rachunkowości?, Difin, Warszawa (s. 130)
- Trzpioła K. (2019) Polityka rachunkowości w firmie 2020 z komentarzem do planu kont, Wiedza i praktyka, Warszawa.
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (1994), Dz. U. 1994 Nr 121 poz. 591.
Autor: Klaudia Szyrszeń, Justyna Chruślicka
 |
Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu. |
