Zasady sporządzania dowodów księgowych

Wszystkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowana na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych.

Dowody księgowe (ang. Source documents, niem. Quelldokumente, fr. Documents de source) to dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Wyróżnić można dwa rodzaje dowodów księgowych:

• źródłowe,
• wtórne.

Zasady

Dowody księgowe powinny być sporządzane:

• w języku polskim, chyba że stroną operacji gospodarczej jest kontrahent zagraniczny,
• w walucie polskiej, posiadając dowód sporządzony w walucie obcej należy przeliczyć wartość waluty obcej na walutę polską po obowiązującym w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej kursie. Wynik przeliczenia powinien być umieszczony w wolnym polu dowodu lub w załączniku,
• w sposób staranny i czytelny,
• w sposób trwały (pismem ręcznym, maszynowym, wydruk komputerowy),
• w sposób jasny i zrozumiały (pełna i zrozumiała treść odzwierciedlająca przebieg operacji gospodarczej).

Zgodnie ze znowelizowaną Ustawą o Rachunkowości (Dz. U. z 2000r. Art. 22) dowody księgowe powinny być:

• rzetelne, czyli odzwierciedlające rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej,
• kompletne, czyli muszą zawierać wszystkie niezbędne elementy zgodnie z obowiązującymi wymogami,
• wolne od błędów rachunkowych.

Dokument księgowy musi zawierać:

• rodzaj i numer dokumentu,
• dane stron dokonujących transakcji (nazwy i adresy),
• datę wystawienia oraz dokonania operacji,
• przedmiot operacji oraz jego wartość,
• podpisy wystawcy, oraz osoby odbierającej lub wydającej,
• stwierdzenie poprawności pod względem rachunkowym, celowościowym i prawnym, odpowiednia dekretacja oraz daty i podpis osoby za to odpowiedzialnej,
• potwierdzenie do wypłaty środków przez dyrektora i księgowego,
• nadany numer dziennika pozwalający powiązać dokument z zapisem księgowym.

Sporządzanie dowodów księgowych w formie elektronicznej

Wraz z wejściem w życie "Ustawy o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej" w 2016 r. oraz intensywnych zmian gospodarczych na świecie w ostatnich latach ulega rozpowszechnieniu przejście z papierowej na elektroniczną obsługę dowodów księgowych. Stanowi to jednak wciąż duże wyzwanie, ponieważ pomimo podobieństw w stosunku do tradycyjnej formy wystawiania dokumentów księgowych, wymaga nowelizacji przepisów "Ustawy o rachunkowości" m.in. w kwestii (C. Kotyla 2020, s. 123-127) :

• elektronicznego dekretowania dokumentów księgowych,
• elektronicznego podpisywania dokumentów księgowych.

Bibliografia

• Dziuba- Burczyk A. (2003) "Podstawy rachunkowości w świetle międzynarodowych standardów?, Krakowska Szkoła Wyższa im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego, Kraków (s. 63).
• Kotyla C. (2020) Elektroniczne dowody księgowe w rozumieniu eIDAS, "Zeszyty teoretyczne rachunkowości" nr 106(162).
• Olchowicz I. (2001) "Podstawy rachunkowości?, Difin, Warszawa (s. 130)
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (1994), Dz. U. 1994 Nr 121 poz. 591.

Autor: Klaudia Szyrszeń

Autor: Justyna Chruślicka

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.