Instrukcja archiwalna: Różnice pomiędzy wersjami

Z Encyklopedia Zarządzania
m (cleanup bibliografii i rotten links)
m (cleanup bibliografii i rotten links)
Linia 32: Linia 32:
[[Kategoria]] archiwalna informuje nas o wartości danego dokumentu oraz o okresie jego przechowywania. W każdej zakładowej instrukcji archiwalnej jest opisany [[system]] przechowywania dokumentów z składnicy/archiwum akt. Wyróżniamy trzy kategorie archiwalne:
[[Kategoria]] archiwalna informuje nas o wartości danego dokumentu oraz o okresie jego przechowywania. W każdej zakładowej instrukcji archiwalnej jest opisany [[system]] przechowywania dokumentów z składnicy/archiwum akt. Wyróżniamy trzy kategorie archiwalne:
# '''Kategoria "A"''' - tę kategorię dostają dokumenty o wartości historycznej i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. [[Dokumentacja]] z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt wieczyście. Dokumenty, które podlegają tej kategorii archiwalnej to [[materiały]] źródłowe związane np.: z założeniem danej jednostki organizacyjnej, z jej zmianami oraz z jej organami zarządzającymi.
# '''Kategoria "A"''' - tę kategorię dostają dokumenty o wartości historycznej i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. [[Dokumentacja]] z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt wieczyście. Dokumenty, które podlegają tej kategorii archiwalnej to [[materiały]] źródłowe związane np.: z założeniem danej jednostki organizacyjnej, z jej zmianami oraz z jej organami zarządzającymi.
# '''Kategoria "B"''' - tę kategorię otrzymują dokumenty o wartości użytkowej dla danego przedsiębiorstwa i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt w zależności od tego jaka liczba widnieje po literze "B". Liczba ta oznacza długość archiwizowania dokumentów w składnicy/archiwum akt i jest liczona w latach. Dokumentacja, która podlega tej kategorii archiwalnej to np.:  
# '''Kategoria "B"''' - tę kategorię otrzymują dokumenty o wartości użytkowej dla danego przedsiębiorstwa i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt w zależności od tego jaka liczba widnieje po literze "B". Liczba ta oznacza długość archiwizowania dokumentów w składnicy/archiwum akt i jest liczona w latach. Dokumentacja, która podlega tej kategorii archiwalnej to np.:
  - [[akta osobowe]] pracownika - "B50" (50 lat),  
  - [[akta osobowe]] pracownika - "B50" (50 lat),
  - [[dokumentacja techniczna]] - "B20" (20 lat),  
  - [[dokumentacja techniczna]] - "B20" (20 lat),
  - [[księgi rachunkowe]] - "B5" (5 lat), <ref> ''Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości'' </ref>  
  - [[księgi rachunkowe]] - "B5" (5 lat), <ref> ''Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości'' </ref>
  - dokumenty o małej wartości "B1" (1 rok).
  - dokumenty o małej wartości "B1" (1 rok).
# '''Kategoria "BC"''' - tę kategorię otrzymują dokumenty o bardzo małej wartości (dokumenty, które straciły swoją [[wartość]] po ich wykorzystaniu) i nie są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Materiały źródłowe z tą kategorią są przechowywane w składnicy/archiwum akt najczęściej do końca roku obrotowego. Po zakończeniu danego roku rozliczeniowego, dokumenty te są niszczone lub oddawane na makulaturę. Do dokumentacji o kategorii "BC" należą m.in.: foldery reklamowe, katalogi, ulotki, zaproszenia, vouchery, zawiadomienia, bony itp. <ref> E.J. Witek 2011, s. 138-139 </ref>
# '''Kategoria "BC"''' - tę kategorię otrzymują dokumenty o bardzo małej wartości (dokumenty, które straciły swoją [[wartość]] po ich wykorzystaniu) i nie są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Materiały źródłowe z tą kategorią są przechowywane w składnicy/archiwum akt najczęściej do końca roku obrotowego. Po zakończeniu danego roku rozliczeniowego, dokumenty te są niszczone lub oddawane na makulaturę. Do dokumentacji o kategorii "BC" należą m.in.: foldery reklamowe, katalogi, ulotki, zaproszenia, vouchery, zawiadomienia, bony itp. <ref> E.J. Witek 2011, s. 138-139 </ref>

Wersja z 19:23, 29 paź 2023

Instrukcja archiwalna
Polecane artykuły

Instrukcja archiwalna – akt normatywny, określający organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego, a także szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją tam przechowywaną tj. wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz zawartych w niej informacji (z wyjątkiem sytuacji, w których zastosowanie mają przepisy szczególne).

Zakres instrukcji archiwalnej

Zakładowa instrukcja archiwalna reguluje m.in. wytyczne odnośnie:

  • systemu oraz obszaru działań składnicy/archiwum akt,
  • pomieszczenia oraz jego wyposażenia, w którym znajduje się składnica/archiwum akt,
  • personelu odpowiedzialnego za archiwizację dokumentów oraz jego obowiązki,
  • sposobu obiegu dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi w danym przedsiębiorstwie a składnicą/archiwum akt (przyjmowanie dokumentów do składnicy/archiwum akt oraz udostępnianie dokumentów ze składnicy/archiwum akt),
  • ewidencjonowania, dekretowania (oznakowania) oraz przechowywania dokumentów w składnicy/archiwum akt,
  • systemu wycofywania dokumentów ze stanu składnicy/archiwum akt oraz niszczenia tych materiałów źródłowych,
  • systemu kontroli składnicy/archiwum akt,
  • systemu inwentaryzacji dokumentów znajdujących się w składnicy/archiwum akt, jak również sposobu uzupełniania braków w tej dokumentacji,
  • sposobu postępowania z dokumentami ze składnicy/archiwum akt w sytuacji likwidacji lub reorganizacji przedsiębiorstwa (podział lub połączenie z inną/innymi jednostkami organizacyjnymi). [1]

Klasyfikacja archiwalna

Kategoria archiwalna informuje nas o wartości danego dokumentu oraz o okresie jego przechowywania. W każdej zakładowej instrukcji archiwalnej jest opisany system przechowywania dokumentów z składnicy/archiwum akt. Wyróżniamy trzy kategorie archiwalne:

  1. Kategoria "A" - tę kategorię dostają dokumenty o wartości historycznej i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt wieczyście. Dokumenty, które podlegają tej kategorii archiwalnej to materiały źródłowe związane np.: z założeniem danej jednostki organizacyjnej, z jej zmianami oraz z jej organami zarządzającymi.
  2. Kategoria "B" - tę kategorię otrzymują dokumenty o wartości użytkowej dla danego przedsiębiorstwa i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt w zależności od tego jaka liczba widnieje po literze "B". Liczba ta oznacza długość archiwizowania dokumentów w składnicy/archiwum akt i jest liczona w latach. Dokumentacja, która podlega tej kategorii archiwalnej to np.:
- akta osobowe pracownika - "B50" (50 lat),
- dokumentacja techniczna - "B20" (20 lat),
- księgi rachunkowe - "B5" (5 lat), [2]
- dokumenty o małej wartości "B1" (1 rok).
  1. Kategoria "BC" - tę kategorię otrzymują dokumenty o bardzo małej wartości (dokumenty, które straciły swoją wartość po ich wykorzystaniu) i nie są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Materiały źródłowe z tą kategorią są przechowywane w składnicy/archiwum akt najczęściej do końca roku obrotowego. Po zakończeniu danego roku rozliczeniowego, dokumenty te są niszczone lub oddawane na makulaturę. Do dokumentacji o kategorii "BC" należą m.in.: foldery reklamowe, katalogi, ulotki, zaproszenia, vouchery, zawiadomienia, bony itp. [3]

Przypisy

  1. ↑ Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
  2. ↑ Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
  3. ↑ E.J. Witek 2011, s. 138-139

Bibliografia


Uwaga.png

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych.

Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.

Autor: Katarzyna Wojnar


Źródło: „https://mfiles.pl/pl/index.php?title=Instrukcja_archiwalna&oldid=146460”