Optymalizacja kosztów

Optymalizacja kosztów – jest długoterminowym działaniem ustalania optymalnych wielkości kosztów, którego celem jest m.in. zwiększenie efektywności, zmniejszenie kosztów jednostkowych, poprawa jakości i poziomu obsługi klienta, czy też minimalizacja ryzyka (P. Krawczyk 2016, s. 330). Podstawą optymalizacji kosztów jest koncentracja na czynnikach kształtujących i warunkujących koszty, a nie na samych poziomach kosztów (G. Materna, G. Zimon 2014, s. 90). Kluczowym czynnikiem ustalenia optymalnych wielkości kosztów jest efektywne zarządzanie modelem biznesowym i organizacyjnym w celu uzyskania trwałego efektu optymalizacji kosztów. W celu optymalizacji kosztów potrzebne jest stosowanie holistycznego podejścia do funkcji i procesów biznesowych, wskazując potencjalne braki wydajności obszarów wymagających usprawnień (P. Krawczyk 2016, s. 330).

Etapy optymalizacji kosztów

Podobnie jak zarządzanie kosztami, optymalizację kosztów można ująć w następujących etapach (A. Karmańska 2007, s. 307):

• etap rejestracji i klasyfikacji kosztów,
• etap identyfikacji czynników "koszto-twórczych",
• etap projektowania zmian,
• etap wprowadzenia zmian,
• etap monitorowania wprowadzonych zmian.

Bariery efektywnej optymalizacji kosztów

Nieefektywność optymalizacji kosztów wynika z szeregu barier organizacyjnych, personalnych i technicznych, do których należą (P. Krawczyk 2016, s. 332):

• występowanie nieodpowiednich procesów generujących redukcję kosztów,
• brak przejrzystości kosztów całej organizacji,
• wzmożona koncentracja na unikaniu kosztów,
• zła realizacja programów zmniejszania kosztów,
• zbyt mała liczba zachęt do nagradzania racjonalnego, optymalnego zarządzania kosztami,
• struktura organizacyjna niesprzyjająca efektywności kosztowej,
• duża liczba sprzecznych projektów,
• opór i niechęć pracowników organizacji,
• niedobory lub mała efektywności struktury IT.

Przykładowe metody optymalizacji kosztów

W literaturze przedmiotu wyróżniane są pewne narzędzia, metody, których zastosowanie pozwala na skuteczną optymalizację kosztów, a wśród nich znajdują się takie jak (G. Zimon 2018, s. 312):

• benchmarking wewnętrzny,
• zakupy grupowe,
• wzajemne transakcje.

Benchmarking, czyli porównywanie do najlepszych, jest bardzo popularnym narzędziem w międzynarodowych firmach. Benchmarking to skuteczne narzędzie wspierające proces zarządzania kosztami. Ta metoda jest trudna do wdrożenia, ponieważ trudno jest uzyskać interesujące informacje, próbując porównać się z bezpośrednimi konkurentami. Najprostszy typ benchmarkingu, benchmarking wewnętrzny, może być wykorzystany do optymalizacji kosztów. Jest uważany za najłatwiejszy w użyciu, ponieważ zapewnia łatwy dostęp do wszystkich danych finansowych i niefinansowych (Tamże).

Bibliografia

• Hallmann M., Schleich B., Wartzack S. (2020), From tollerance allocation to tolerance-cost optimiation: a comprehensive literature review, "The International Journal of Advanced Manufacturing Technology".
• Karmańska A. (2007), Zarządzanie kosztami przedsiębiorstwa, [w:] "Zarządzanie kosztami jakości, logistyki, innowacji, ochrony środowiska a rachunkowość finansowa", red. A. Karmańska, Wydawnictwo Difin, s. 307.
• Krawczyk P. (2016), Optymalizacja kosztów jako współczesny priorytet sektora MŚP w Polsce, "Ekonomia XXI Wieku", nr 3(11), s. 330.
• Materna G., Zimon G. (2014), Metody optymalizacji kosztów w wybranym podmiocie leczniczym, "Finanse, Rynki Finansowe, Ubezpieczenia", nr 70, s. 90.
• Zimon G. (2018), Metody optymalizacji kosztów w branżowej grupie zakupowej, "Zarządzanie", nr 30, s. 312.

Autor: Paweł Majerczyk