Kanał komunikacyjny
Z Encyklopedia Zarządzania
Charakterystyka
Kanał komunikacyjny jest pewnego rodzaju połączeniem, pozwalającym na komunikacje pomiędzy dwoma uczestnikami,bądź też grupą uczestników. Istnieją dwa zasadnicze kanały komuniacyjne: ustny i pisemny. Sam kanał nie wystarczy jednak do poprawnej komunikacji, dlatego potrzebne są również odpowiednie media.
Media ustne to tradycyjne rozmowy twarzą w twarz, rozmowy telefoniczne, przemówienia, prezentacje, i spotkania. W dzisiejszych czasach media ustne uwzględniają technologiczne rozwiązania, takie jak wiadomości głosowe, telekonferencje, videokonferencje i wiele innych.
Główną zaletą ustnego kanału komunikacyjnego jest możliwość uzyskania natychmiastowej odpowiedzi. Przy tego rodzaju komunikacji szybciej można dojść do porozumienia i podjąć decyzję, a ponadto druga strona może zadać pytania lub podzielić się swoimi uwagami w trakcie trwania komunikacji.
Główną wadą takie sposobu komunikowania się, jest bardzo ograniczona możliwość korygowania wypowiedzianej wiadomości. Podczas rozmów, spotkań czy przemówień, nie da się wykasować wypowiedzianego już zdania.
Media pisemne mają w dzisiejszych czasach wiele form, zarówno tradycyjnych jak i elektronicznych. Najczęściej używane media to listy, notatki, e-maile, komunikatory, faksy i strony internetowe. Główną zaletą tej komunikacji jest to że wszystkie wiadomości można zaplanować i kontrolować. Wadą jest jednak to, że traci się możliwość uzyskania natychmiastowej odpowiedzi, i druga strona również może zaplanować i kontrolować swoją odpowiedź, przez co taki rodzaj komunikacji może być często mniej efektywny.
Generalnie ustnego kanału komunikacji używa się gdy:
- Potrzebna jest natychmiastowa odpowiedź
- Wiadomość jest relatywnie prosta i łatwa do zrozumienia
- Nie potrzebny jest zapis rozmowy
- Można się spotkać z drugą osobą w sposób szybki i bezproblemowy
- Potrzebny jest udział w rozmowie innych osób, aby podjąć decyzje lub rozwiązać konflikt
- Istnieje potrzeba obserwacji zachowania, tonu głosu i gestykulacji drugiej osoby.
- Wiadomość posiada istotny czynnik emocjonalny.
Kanału pisemnego używa się gdy:
- Nie ma potrzeby uzyskania natychmiastowej odpowiedzi
- Wiadomość jest detaliczna, skomplikowana, lub wymaga zaplanowania
- Potrzebny jest udokumentowany zapis rozmowy
- Publiczność do której kierowana jest wiadomość, jest duża i podzielona geograficznie.
- Chcemy uniknąć przekształcenia faktów, wynikających z przekazywania faktów ustnie od osoby do osoby
- Bezpośredni kontakt z drugą stroną jest niekonieczny lub niewygodny
- Wiadomość nie posiada żadnego czynnika emocjonalnego
Bibliografia
- Thill J., Excellence in Business Communication, 6th edition, Prentice Hall 2004
- Warner T., Umiejętności w komunikowaniu się, ASTRUM, Wrocław 1999
Autor: Jarosław Szot
