Portal moze zapisywać w przeglądarce uzytkownika informacje związane z logowaniem oraz statystykami oglądalności. Jeśli nie zgadzasz się z tym, opuść stronę.

Komunikowanie interpersonalne

Z Encyklopedia Zarządzania
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania

Charakterystyka

Komunikowanie interpersonalne - komunikacja interpersonalna jest to porozumiewanie się, przekazywanie myśli i podawanie wiadomości. W literaturze możemy znaleźć określenie komunikacji interpersonalnej jako:

  • cykliczny proces dawania i otrzymywania informacji;
  • proces dawania i otrzymywania informacji w tym samym czasie;
  • alienujący lub wyzwalający proces sprzężenia zwrotnego.

Narzędziem komunikacji jest język oraz zachowania niewerbalne, gesty, mimika, pantomimika, nieartykułowane dźwięki, uściski dłoni, sposób ubierania się, makijaż, pewne formy zachowania się itp. Funkcją komunikacji jest przekazywanie stanów psychicznych jednej osoby lub grupy za pośrednictwem uzgodnionego kodu innej osobie lub grupom. Celem komunikowania się jest wywieranie na siebie wzajemnego, zamierzonego lub nie, wpływu.

Mechanizm komunikowania się posiada trzy podstawowe elementy: nadawca, komunikat, odbiorca. Nie może brakować żadnego z tych elementów, ponieważ wtedy komunikat nie wystąpi. Przykładem może być popularne w naszych czasach komunikowanie się za pomocą esemesów. Jeżeli wyślemy taki komunikat, a odbiorca go nie odczyta, wtedy komunikacja nie nastąpi. Składnikami procesu komunikowania się są: nadawca, kodowanie, komunikat, kanał, odbiorca, dekodowanie i sprzężenie zwrotne.

Nadawca - jest to osoba, od której zaczyna się komunikowanie, osoba, która ma informację potrzebną, chęć i cel, aby przekazać je innym osobom. W przedsiębiorstwach nadawcą jest kierownik, który przekazuje informacje o ważnych terminach realizacji zadania, aby motywować swoich pracowników do szybkiego działania.

Kodowanie - to proces przekazywania informacji różnymi gestami i symbolami. Głównym celem kodowania jest porozumiewanie się, czyli dobieranie do siebie odpowiednich gestów i słów, które mają to samo znaczenie. Dlatego główną przyczyną nieporozumień lub braku komunikacji jest brak wspólnoty gestów i słów.

Komunikat - to fizyczna forma kodowania informacji. Przyjmuje ona każdą postać, którą możemy odczytać i zrozumieć np.: mowę słyszymy, słowa pisane przeczytamy, a ruch możemy zobaczyć.

Kanał - to środek przekazywania informacji od jednej osoby do drugiej, jest on nieodłączną formą komunikatu. Gdy chcemy, aby komunikacja była sprawna i skuteczna musimy wybrać odpowiedni kanał. Czasami wybór takiego kanału jest zależny od upodobań lub przyzwyczajeń nadawcy np.: jedna osoba chce przekazać informacje posługując się telefonem z tego powodu że nie lubi pisać, a druga osoba pisze swoje notatki ręcznie, a mogłaby to zrobić na komputerze. Każda z tych metod może być odpowiednia w określonych przypadkach. Jeśli mamy do przekazania jakiś komunikat musimy zastanowić się, jaka forma będzie najlepsza.

Odbiorca - jest to osoba, dla której przeznaczony jest komunikat. Na różnych spotkaniach, na których występuje duża liczba odbiorców notatka jest przekazywana nie do jednego słuchacza, ale do wszystkich zebranych. Natomiast, gdy uczestniczymy w spotkaniu "w cztery czy" wtedy komunikat jest adresowany tylko do jednej konkretnej osoby.

Dekodowanie - jest to inaczej interpretowanie komunikatu i przetwarzanie go w sposób dla nas zrozumiały. Jest to działanie dwu etapowe: odbiorca musi najpierw otrzymać komunikat, a następnie go przetworzyć. Na dekodowanie mają wpływ: doświadczenia, własna ocena symboli i gestów, oczekiwania i wzajemność znaczeń z nadawcą. Możemy powiedzieć, że komunikacja jest dopiero skuteczna wtedy, kiedy odpowiada odbiorcy i zamierzonemu komunikatowi nadawcy.

Sprzężenie zwrotne - jest to reakcja odbiorcy na komunikat nadawcy. Sprzężenie zwrotne obejmuje takie same etapy jak pierwotne komunikowanie się. W organizacjach sprzężenie zwrotne przyjmuje różne formy: od bezpośredniego, jak proste, ustne potwierdzenie przyjęcia komunikatu, do sprzężenia pośredniego wyrażającego się działaniami lub dokumentacją.

Bariery skutecznego komunikowania się i sposoby ich przezwyciężania

Komunikowanie się jest procesem złożonym. Symbole, którymi posługujemy się w komunikacji są często nieprecyzyjne. Przykładem może być słowo "praca", które może oznaczać wiele, np.: roznoszenie gazet lub kierowanie przedsiębiorstwem i wiele innych czynności. Dlatego nieprecyzyjność języka jest jednym z powodów, dla których uzyskanie doskonałej komunikacji jest trudne a czasami niemożliwe.

Klasyfikacje barier skutecznego komunikowania się

  • Filtrowanie - zamierzone manipulowanie informacją, żeby odbiorcy wydawała się korzystniejsza.
  • Selektywna percepcja - odbieranie komunikatów na podstawie tego, co się selektywnie widzi i słyszy w zależności od swoich potrzeb, motywacji, doświadczenia, pochodzenia i innych cech osobistych.
  • Przeciążenie informacyjne - kiedy ilość informacji, z która dana osoba ma do czynienia, przekracza jej zdolność przetwarzania.
  • Emocje - komunikaty są często różnie interpretowane w zależności od tego, czy jest się wesołym, czy smutnym w chwili odebrania komunikatu.
  • Język - słowa mają różne znaczenie dla różnych ludzi. Odbiorcy będą się posługiwać własnymi definicjami komunikatów.
  • Niepokój komunikacyjny - nadmierny niepokój odczuwany przy konieczności kontaktów twarzą w twarz.


Inna klasyfikacja barier to:

  • niezdecydowanie co do zawartości komunikatu,
  • nieznajomość sytuacji odbiorcy,
  • konflikty emocjonalne,
  • trudności w wyrażaniu myśli,
  • zakłócenia fizyczne, nadmiar i interferencja sygnałów, sprzeczne komunikaty,
  • zakłócenia w odbiorze, brak uwagi, skupienia,
  • trudności w zrozumieniu spowodowane odmiennością kulturową, złą interpretacją słów, odmiennością reakcji emocjonalnych,
  • złożoność komunikatu,
  • utrudnienia w transmisji i przyjęcia komunikatu,
  • różnice (dystans) między nadawcą i odbiorcą.

Ważnymi elementami, które również mogą stanowić bariery komunikacji są:

  • kategoryczność - unikamy mówienia: zawsze, nigdy, wcale, zupełnie itp., słów które sugerują wiedzę absolutną i niepodważalna;
  • reakcje emocjonalne - bądźmy świadomi odczuć, emocji jakie budzą się w nas, starajmy się nad nimi panować;
  • wygląd - starajmy się wyglądać schludnie i czysto, kiedy mamy w zamiarze przekazać wiadomość; nie zwracajmy za wiele uwagi na wygląd innych, gdyż może to zakłócić odbiór ich komunikatów;
  • trema - wystąpienie przed (dużą) grupą ludzi może powodować tremę; w przypadku dużej grupy starajmy się zainteresować możliwie najwięcej słuchaczy, wręcz spisać kluczowe fragmenty wypowiedzi;
  • nadmiar informacji - za wiele informacji to równie źle ca za mało; nadmiar powoduje zmniejszenie zdolności percepcji i wyłapania istotnych wiadomości;
  • brak sprzężenia zwrotnego - zadawajmy pytania, słuchajmy uważnie i okazujmy swoje reakcje;
  • zła organizacja - planujmy wystąpienie, rozmowę itp.; starajmy się uporządkować przyjmowane komunikaty.

Aby nasz komunikacja była usprawniona powinnyśmy przygotowywać nasze rozmowy starannie, zwracać większą uwagę na cel i słuchacza, ale nie zapominać również o temacie naszej rozmowy. Przed rozpoczęciem naszej rozmowy powinniśmy uprzedzić słuchacza o tym, czego może się spodziewać na naszym spotkaniu. Gdy chcemy zachęcić naszego słuchacza do wysłuchania tego, co mamy do przekazania i gdy chcemy, aby był zadowolony i wyniósł coś ze spotkania powinniśmy byś konkretni, precyzyjni, używać bezpośrednich odniesień, w miarę możliwości również ilustracji oraz przykładów liczbowych. Lecz najważniejsze jest tu, aby trzymać się konkretnego tematu i na zakończenie zrobić podsumowanie najważniejszych rzeczy.

Ważną rzeczą jest również stwarzanie okazji udzielenia odpowiedzi, co pozwoli na sprawdzenie poprawności i trafności przekazu oraz wyjaśnienie nieścisłości. Przewidujemy również wątpliwości odbiorców i możliwości odpowiedzi na nie. Możemy również naszym słuchaczom pomóc włączyć się do rozmowy. Poniższa tabela prezentuje sposoby przezwyciężania barier w komunikacji.

Przezwyciężanie barier w skutecznej komunikacji

  • Korzystaj ze sprzężenia zwrotnego - sprawdzaj dokładność tego, co przekazano, albo tego, co Ci się wydaje że usłyszałeś.
  • Upraszczaj język - posługuj się słowami zrozumiałymi dla twoich słuchaczy.
  • Słuchaj aktywnie - słuchaj, aby odebrać pełne znaczenie komunikatu bez przedwczesnych osadów lub interpretacji i bez myślenia o tym, co powiesz w odpowiedzi.
  • Panuj nad emocjami - uświadom sobie, czy nie odczuwasz zbyt silnych emocji. Jeżeli tak jest, nie komunikuj się do chwili odzyskania spokoju.
  • Zwracaj uwagę na sygnały niewerbalne - zdawaj sobie sprawę z tego, że czyny mówią głośniej niż słowa. Zapewnij ich zgodność.

Bibliografia

  • M. Romanowska, Podstawy organizacji i zrządzania, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2002.
  • J. Stankiewicz, Komunikowanie się w organizacji, Astrun, Wrocław 1999.
  • James A.F. Stoner, Ch. Wankel, Kierowanie, Państwowe Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 1992.


Autor: Dominika Porcja

Oceń treść artykułu

Aktualna ocena artykułu: 80/100 (głosów: 14)
 Musisz włączyć JavaScript, aby głosować