Bariery w zarządzaniu projektem

Z Encyklopedia Zarządzania

Zarządzanie projektami spełnia coraz ważniejszą rolę w organizacji, co istotne projekty występują we wszystkich dziedzinach aktywności: od administracji i gospodarki, aż po kulture i sport[1]. Co za tym idzie stają się coraz bardziej skomplikowane, oraz powstaje coraz więcej barier, które utrudniają przebieg zarządzania projektami i realizację celu. Nie istnieje złoty środek na uniknięcie wszystkich barier, znajomość ich może jednak wspomóc zarządzanie projektem i przygotowanie się na nie. Aby lepiej zrozumieć kwestię barier w projekcie, początkowo opisany zostanie zakres projektu.

trójkąt ograniczeń projektu

Zakres konkretnego projektu wyznaczają:

  • Rezultaty,
  • Termin,
  • Koszt projektu.

Można dostrzec, że istnieją silne powiązania pomiędzy tymi czynnikami, a co za tym idzie literatura przedmiotu ukazuje pojęcie „trójkąt ograniczeń projektu”. Pojęcie te ukazuje ramy w których projekt musi być realizowany[2]. Bariery w projektach często wiążą się z przeciwnościami losu lub przekraczaniem danego zakresu.

Podział barier w projektach

Istnieje wiele potencjalnych barier w projektach. Jedne są bardziej zależne od osób działających w projekcie i łatwiej im zapobiec, a inne są mniej widoczne i przewidywalne. Bariery można podzielić na takie w których istotną rolę gra czynnik ludzki, oraz takie w których nie ma on znaczenia.

Bariery z ludzkim czynnikiem:

  • Bariery kulturowe,
  • Bariery komunikacyjne,
  • Bariery pokoleniowe,
  • Bariery w wykorzystaniu wiedzy projektowej w organizacjach.

Pozostałe bariery:

  • Bariery techniczne,
  • Bariery ekonomiczne,
  • Bariery organizacyjne.


Bariera Opis Metody zapobiegania
kulturowa Występująca w projektach multikulturowych, gdzie zespół projektowy składa się z członków wielu narodowości. Może pojawić się bariera językowa lub odmienne standardy pracy u członków zespołu co znacznie wpłynie na atmosferę, a co za tym idzie pracę w danym projekcie
  • Poznawanie kultury i zwyczajów odmiennych kultur
  • Szczególny nacisk w organizacji na szerzenie komunikacji międzykulturowej i integrację osób z innych kultur przed rozpoczęciem projektu
komunikacyjna Może wystąpić w każdym projekcie, gdzie członkowie tworzący projekt nie komunikują się ze sobą i nie słuchają się nawzajem. Może mieć bardzo poważne skutki i wpływać na opóźnienia w projekcie
  • Wprowadzanie zasad komunikacji
  • Używanie komunikatorów, które ułatwią kontakt w projekcie
  • Regularne spotkania grupy projektowej
pokoleniowa Pojawiająca sie w projektach, w których działają osoby z różnych grup wiekowych, każde pokolenie charakteryzuje się innym podejściem do pracy, metodami komunikacji, co więcej różne grupy wiekowe mają odmienne doświadczenia. W zespole takim, bardzo ważna jest komunikacja i akceptowanie różnic.
  • Podkreślanie korzyści jakie mogą płynąć za różnicami pokoleniowymi w projekcie
  • Dbanie o komunikacje
  • Ujednolicenie sposobów komunikowania się
wykorzystania wiedzy Może wynikać z tzw. organizacyjnej ślepoty, czyli działania na utartych schematach i rutynie. Występuje również w przypadku braku komunikacji między współpracownikami i braku wymiany doświadczeń, wykorzytsanie wiedzy blokuje również podejście "złe, bo nie nasze", gdzyż zamykamy się na konkurencję i na to czego możemy się od nich nauczyć. Co istotne może być ona spowodowana brakiem wsparcia przełożonych i brakiem motyywacji do pracy[3]
  • Motywowanie pracowników
  • Wspieranie innowacyjnego myślenia i nie zamykania się w schematach
  • Podejmowanie ryzyka związanego z nowatorskim działaniem
techniczna Związana z koniecznością zastosowania konkretnych (z regóły nowych) rozwiązań, w aspekcie sprzętowym oraz programowym. Występuje często w projektach informatycznych i takich o konieczności stosowania zaawansowanych narzędzi technicznych lub oprogramowań[4]
  • Przygotowanie w budżecie i planie pracy w projekcie konieczności wprowadzenia nowych rozwiązań
ekonomiczna Jedna z najczęściej występujących barier. Związana jest ze środkami finansowymi. Z reguły one powodują rezygnacje z niektórch działań, których podjęcie byłoby kluczowe w zarządzaniu projektem. Zaniechanie pewnych działań związany z redukcją kosztów może wpłynąć w dużej mierze negatywnie na cały projekt
  • Tworzenie dokładnego kosztorysu przed rozpoczęciem działań projektowych
  • Ciągła kontrola kosztów w projekcie
organizacyjna Związana z problemami w przystosowaniu struktury organizacyjnej firmy oraz procedur działania do działalności projektowej. Bariery w podejściu projektowym w organizacji mogą powodować brak lub niespójne wsparcie kierownictwa najwyższego szczebla i przekonanie, iż podejście projektowe nie jest potrzebne.
  • Szczególnie istotne jest tutaj zmiana kultury organizacji na sprzyjającą działalności projektowej
  • Dostrzezenie korzyści płynących z działalności projektowej w organizacji

Przypisy

  1. ↑ Trocki M. (2012), Nowoczesne zarządzanie projektami, PWE, Warszawa. s 15-20
  2. ↑ S Spałek, Krytyczne czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami, Wydawnictwo Politechniki Śląskiej, Gliwice 2004, s. 11.
  3. ↑ https://depot.ceon.pl/bitstream/handle/123456789/10098/Bariery%20w%20wykorzystaniu%20wiedzy%20projektowej%20w%20organizacjach%20ocr.pdf?sequence=1
  4. ↑ https://d1wqtxts1xzle7.cloudfront.net/54018423/Bariery_wdrozeniowe_systemu_zintegrowanego_ERP_.pdf?1501494047=&response-content-disposition=inline%3B+filename%3DBariery_wdrozeniowe_systemu_zintegrowane.pdf&Expires=1619380946&Signature=cZHGuD2CqdkTinZE8PQ~xRnXtSbOeTcqGVI~wOlAFAiSEu6I80sHftlhhk2HSN8vuNC5wzQfL~C4K1HkzTa29de5aylbL0-uZuDJfjCX4cLKIKoVWZMxrT1US7GxuwaItoa5HBVLL9AK1tbTBK8JbBKRzSdKov2zYuhMMECAxfgL99OMeWPq-HLNkckUFdwP2kTGljO1Uhb0~zGGGS-btKImTiOYHBZc31bc3qpixCtSFxdNXEKV73jP6hLzUPIwYBKcP0MUgQLfma0R-ZkmEwqHXuQtPf-uLsXBRuuRgd7ezt37ELvzlFpUJVaXgBEII6RbzNcrV0RgGV2vrtl7~g__&Key-Pair-Id=APKAJLOHF5GGSLRBV4ZA

Bibliografia

Autor: Pola Ligaj

.

Źródło: „https://mfiles.pl/pl/index.php?title=Bariery_w_zarządzaniu_projektem&oldid=120280”