Funkcja informacyjna

Funkcja informacyjna ma za zadanie komunikowanie i kierowanie ludźmi. Duża część autorów uważa, że funkcja ta, tak jak praca z ludźmi lub koordynowanie, odbywa się w ramach poszczególnych faz cyklu zarządzania albo samodzielnie pomiędzy nimi oraz, że funkcja informacyjna ma charakter ciągły (J. Czekaj 2012, s. 13). Aby określić miejsce funkcji informacyjnej w procesie zarządzania, należy bliżej przyjrzeć się pojęciu funkcji, która definiowana jest m.in. jako: działanie, rola, prace, obowiązki, które należy wykonać.

Spotykane w literaturze opisy funkcji informacyjnej rozpatrywane są najczęściej w powiązaniu i na tle postępu techniczno-organizacyjnego (J. Czekaj 2000, s. 29-30). Funkcją też określa się jednolity, ze względu na cel, zbiór działań realizowanych w systemie zarządzania obiektem gospodarczym (E. Niedzielska 1998, s. 109).

Funkcja informacyjna składa się następujących czynności: badania potrzeb informacyjnych, gromadzenia informacji, przetwarzania i Przesyłanie informacji, dystrybucji informacji (J. Czekaj 2000, s. 28).

Należy jednak odpowiedzieć sobie na pytanie czy funkcja informacyjna stanowi kolejną, "dodatkową" funkcję zarządzania czy też nie. Otóż wydaje się, że wyodrębnienie funkcji informacyjnej jako kolejnej funkcji zarządzania jest niemożliwe, gdyż jej elementy są integralną częścią każdej, wyróżnionej w różnych klasyfikacjach, funkcji zarządzania.

Istotnym działaniem realizowanym w procesie zarządzania jest rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji. Zauważyć tutaj można ścisłą zależność skuteczności tych działań od skuteczności realizowanej funkcji informacyjnej.

Funkcje realizowane w procesach informacyjnych

Generowanie informacji

Generowanie informacji jest pierwszym etapem procesu informacyjnego. Polega na tworzeniu nowych informacji na podstawie dostępnych danych i wiedzy. Może to obejmować analizę danych, przeprowadzanie badań, obserwacje, eksperymenty lub rozmowy z ekspertami. Celem generowania informacji jest stworzenie wartościowych i przydatnych danych, które mogą być wykorzystane w dalszych procesach informacyjnych.

Gromadzenie informacji

Gromadzenie informacji polega na zbieraniu danych i informacji z różnych źródeł. Może to obejmować przeglądanie dokumentów, wywiady, badania ankietowe, analizę danych statystycznych lub korzystanie z zewnętrznych baz danych. Gromadzenie informacji jest kluczowym elementem w procesie informacyjnym, ponieważ zapewnia dostęp do danych, które są niezbędne do podejmowania decyzji i planowania działań.

Przechowywanie informacji

Przechowywanie informacji polega na utrzymywaniu danych w odpowiedniej formie i miejscu. Może to obejmować tworzenie baz danych, archiwizowanie dokumentów, tworzenie systemów klasyfikacji lub korzystanie z elektronicznych systemów zarządzania dokumentami. Celem przechowywania informacji jest zapewnienie łatwego dostępu do danych w przyszłości oraz zabezpieczenie ich przed utratą lub zniszczeniem.

Przekazywanie informacji

Przekazywanie informacji polega na przekazaniu danych i informacji z jednego miejsca lub osoby do drugiego. Może to obejmować spotkania biznesowe, rozmowy telefoniczne, wysyłanie wiadomości e-mail lub korzystanie z narzędzi komunikacji online. Przekazywanie informacji jest istotne w procesie informacyjnym, ponieważ umożliwia wymianę wiedzy, koordynację działań oraz budowanie relacji między ludźmi.

Przetwarzanie informacji

Przetwarzanie informacji polega na analizowaniu, porządkowaniu, ocenie i interpretacji danych w celu uzyskania wartościowych informacji. Może to obejmować analizę statystyczną, wykorzystanie narzędzi informatycznych, filtrowanie informacji, identyfikowanie trendów lub tworzenie raportów. Przetwarzanie informacji jest kluczowym elementem w procesie informacyjnym, ponieważ przekształca surowe dane w zrozumiałe i użyteczne informacje.

Udostępnianie informacji

Udostępnianie informacji polega na udostępnianiu danych i informacji osobom, które ich potrzebują. Może to obejmować tworzenie raportów, prezentacji, udostępnianie dokumentów online lub organizowanie szkoleń i warsztatów. Udostępnianie informacji jest istotne w procesie informacyjnym, ponieważ umożliwia innym osobom skorzystanie z wiedzy i informacji, co prowadzi do lepszego podejmowania decyzji i osiągania celów.

Interpretacja informacji

Interpretacja informacji polega na rozumieniu, analizowaniu i ocenie danych i informacji w kontekście określonych celów i sytuacji. Może to obejmować identyfikację kluczowych informacji, wyodrębnienie istotnych trendów, ocenę ryzyka lub prognozowanie przyszłych zdarzeń. Interpretacja informacji jest kluczowym elementem w procesie informacyjnym, ponieważ umożliwia lepsze zrozumienie sytuacji i podejmowanie trafnych decyzji.

Wykorzystywanie informacji

Wykorzystywanie informacji polega na korzystaniu z danych i informacji w celu podejmowania działań, rozwiązywania problemów, planowania strategii lub realizowania projektów. Może to obejmować wykorzystanie informacji do analizy rynku, tworzenia planów marketingowych, zarządzania zasobami ludzkimi lub podejmowania decyzji inwestycyjnych. Wykorzystywanie informacji jest kluczowym elementem w procesie informacyjnym, ponieważ umożliwia efektywne wykorzystanie dostępnej wiedzy i informacji.

Charakterystyka funkcji informacyjnej

Rola funkcji informacyjnej w zarządzaniu

Funkcja informacyjna odgrywa kluczową rolę w procesie zarządzania. Jest to jeden z podstawowych elementów, który umożliwia efektywne podejmowanie decyzji oraz skuteczne realizowanie działań w organizacjach. Rola funkcji informacyjnej polega na gromadzeniu, analizowaniu i przekazywaniu informacji niezbędnych do podejmowania właściwych decyzji.

Informacje są nieodzownym elementem każdej organizacji, ponieważ to na ich podstawie menedżerowie podejmują decyzje dotyczące strategicznego kierunku działania, alokacji zasobów i planowania operacyjnego. Bez odpowiednich informacji, zarządzanie staje się czystą spekulacją, co prowadzi do nieefektywności i niepewności.

Funkcja informacyjna obejmuje zarówno gromadzenie informacji wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Informacje wewnętrzne są generowane przez różne działy i jednostki organizacyjne, takie jak dział sprzedaży, produkcji czy finansów. Informacje zewnętrzne natomiast pochodzą z otoczenia organizacji, takie jak trendy rynkowe, analizy konkurencji czy regulacje prawne.

Kontekst funkcji informacyjnej w ramach cyklu zarządzania

Funkcja informacyjna jest nieodłącznym elementem każdego etapu cyklu zarządzania. Na początku cyklu, w fazie planowania, informacje są niezbędne do określenia celów, identyfikacji zagrożeń i szans oraz opracowania strategii. W fazie organizowania, informacje pomagają w alokacji zasobów, tworzeniu struktur organizacyjnych i przydzielaniu odpowiedzialności.

W fazie realizacji, funkcja informacyjna umożliwia monitorowanie postępów, kontrolę jakości i ocenę wyników. Informacje są również niezwykle istotne w fazie kontroli, gdzie służą do identyfikacji odchyleń od założeń, analizy przyczyn oraz podejmowania działań korygujących.

Ważne jest, aby funkcja informacyjna była zintegrowana z innymi funkcjami zarządzania, takimi jak funkcja planowania, organizowania, prowadzenia czy kontroli. Tylko wtedy możliwe jest efektywne zarządzanie organizacją i osiąganie zamierzonych celów.

Ciągłość funkcji informacyjnej

Funkcja informacyjna jest procesem ciągłym, który towarzyszy organizacji na każdym etapie jej rozwoju. Informacje są nieustannie generowane, gromadzone, analizowane i przekazywane. Również wymagania informacyjne organizacji zmieniają się wraz ze zmieniającymi się warunkami zewnętrznymi i wewnętrznymi.

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, organizacje muszą być gotowe na szybkie i dokładne dostarczanie informacji. Kluczowe jest również umiejętne zarządzanie informacjami, tak aby były one dostępne dla odpowiednich osób w odpowiednim czasie i miejscu.

Ciągłość funkcji informacyjnej wymaga również odpowiednich systemów informatycznych i technologii, które umożliwiają efektywne gromadzenie, przetwarzanie i przekazywanie informacji. Warto inwestować w rozwój infrastruktury informatycznej organizacji, aby funkcja informacyjna była wydajna i niezawodna.

Znaczenie funkcji informacyjnej

Skuteczność rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji

Funkcja informacyjna odgrywa kluczową rolę w skutecznym rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu decyzji w organizacji. Dostarczanie odpowiednich informacji umożliwia menedżerom zdobycie wiedzy na temat sytuacji wewnętrznej i zewnętrznej organizacji, co pozwala im podejmować świadome i trafne decyzje.

Dzięki funkcji informacyjnej menedżerowie mają dostęp do danych dotyczących różnych aspektów działalności organizacji, takich jak produkcja, finanse, sprzedaż czy zasoby ludzkie. Informacje te pozwalają na identyfikację problemów, analizę przyczyn oraz opracowanie odpowiednich strategii rozwiązania. Bez odpowiedniej wiedzy i informacji menedżerowie byliby zdani na spekulacje i intuicję, co często prowadziłoby do nieodpowiednich decyzji.

Monitorowanie otoczenia zewnętrznego

Funkcja informacyjna umożliwia organizacji monitorowanie otoczenia zewnętrznego, co jest niezbędne do skutecznego funkcjonowania na rynku. Menedżerowie muszą być świadomi zmian w otoczeniu, takich jak trendy rynkowe, konkurencja, regulacje prawne czy preferencje klientów.

Dzięki informacjom o otoczeniu zewnętrznym organizacja może odpowiednio reagować na zmiany i dostosowywać się do nowych warunków. Na podstawie tych informacji menedżerowie mogą opracować strategie rozwoju, identyfikować nowe możliwości biznesowe oraz unikać potencjalnych zagrożeń.

Podejmowanie strategicznych decyzji

Funkcja informacyjna jest nieodzowna przy podejmowaniu strategicznych decyzji w organizacji. Informacje dotyczące rynku, konkurencji, trendów czy preferencji klientów pozwalają menedżerom ocenić aktualną sytuację oraz przewidywać przyszłe zmiany.

Dzięki funkcji informacyjnej organizacja może identyfikować swoje mocne strony, słabości, szanse i zagrożenia (analiza SWOT), co jest kluczowe w formułowaniu efektywnej strategii rozwoju. Bez odpowiednich informacji, decyzje strategiczne byłyby oparte na domysłach i niepewnych przypuszczeniach.

Efektywne komunikowanie się

Funkcja informacyjna wpływa również na efektywne komunikowanie się w organizacji. Dostarczanie odpowiednich informacji pracownikom jest kluczowe dla osiągnięcia celów organizacji. Informacje dotyczące celów, zadań, oczekiwań czy wyników działalności są niezbędne do skutecznego wykonywania obowiązków.

Ponadto, funkcja informacyjna umożliwia również wymianę informacji między różnymi poziomami hierarchii w organizacji, co sprzyja lepszemu zrozumieniu potrzeb i oczekiwań. Poprawne komunikowanie się na wszystkich poziomach organizacji przyczynia się do zwiększenia efektywności działania oraz budowania pozytywnej atmosfery pracy.

Budowanie relacji z klientami i dostawcami

Funkcja informacyjna ma istotne znaczenie również w budowaniu relacji z klientami i dostawcami. Dostarczanie odpowiednich informacji klientom pozwala na lepsze zrozumienie ich potrzeb i oczekiwań. Organizacja może wówczas dostosować swoją ofertę i działania, aby sprostać wymaganiom klientów i zwiększyć ich zadowolenie.

Podobnie, funkcja informacyjna umożliwia organizacji monitorowanie i analizę danych dotyczących dostawców. Na podstawie tych informacji organizacja może ocenić skuteczność dostawców, negocjować lepsze warunki współpracy oraz unikać ryzyka związanego z nieodpowiednimi dostawami.

Wpływ na proces innowacji i rozwoju organizacji

Funkcja informacyjna ma również znaczący wpływ na proces innowacji i rozwoju organizacji. Dostarczanie informacji o nowych technologiach, trendach rynkowych, badaniach i rozwoju pozwala organizacji na identyfikację nowych możliwości i opracowanie innowacyjnych rozwiązań.

Dzięki funkcji informacyjnej organizacja może śledzić postęp technologiczny, analizować trendy rynkowe oraz monitorować konkurencję. Informacje te stanowią podstawę do tworzenia strategii innowacyjnych, wprowadzania nowych produktów i usług oraz rozwijania organizacji w dynamicznym środowisku.

Funkcja informacyjna — artykuły polecane

Procesy poznawcze — Modelowanie — Informacja — Architektura informacji — Przesyłka pocztowa — Diagram procesu — Systemy wspomagania decyzji — Cechy stanowiska pracy — System zarządzania przebiegiem procesów

Bibliografia

• Czekaj J. (2000), Metody zarządzania informacją w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo AE w Krakowie, Kraków
• Czekaj J. (2012), Podstawy zarządzania informacją, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków
• Dziekański P. (2012), Informacja jako dobro ekonomiczne będące źródłem przewagi konkurencyjnej. Nierówności Społeczne a Wzrost Gospodarczy, Vol. 24
• Kurek H., Zielińska H. (2000), Informacyjna funkcja rachunkowości. Zeszyty Naukowe AE w Krakowie, Nr 553
• Micherda B., Świetla K. (2013), Współczesna rachunkowość, wybrane problemy metodologiczne, Warszawa
• Niedzielska E. (red.) (1993), Projektowanie systemów informatycznych, PWE, Warszawa
• Oleński J. (2003), Ekonomika informacji. Metody, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Paszta E. (2013), Systemy zarządzania informacją i komunikacją w małych i średnich przedsiębiorstwach, Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa im. Prof. Stanisława Tarnowskiego w Tarnobrzegu, Tarnobrzeg
• Wendland M. (2012), Działanie komunikacyjne a przekazywanie informacji. Wydawnictwo Naukowe Instytutu Filozofii UAM
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków

Autor: Krzysztof Woźniak, Andrzej Juraszek