Zapytanie o informację

Request For Information (RFI) Odpowiednikiem tego pojęcia w języku polskim jest zapytanie o informacje. Jest to postępowanie ułatwiające rozpoznanie aktualnego stanu ofert rynkowych usług w rozpatrywanym zakresie, aby możliwości usługodawców uwzględnić w zamierzeniach przyszłego zleceniodawcy. Skierowanie RFI do potencjalnych klientów umożliwia uzyskanie w krótkim czasie odpowiednich informacji o ofertach. Zapytanie o informacje jest jednym z narzędzi wykorzystywanych we wstępnym etapie poszukiwania partnerów do współpracy. Na podstawie sporządzonej listy usługodawców zawierającej informacje o usługach dostępnych na rynku można dokonać korekty (zazwyczaj redukcji) zakresów zadań, które powinny zostać powierzone kooperantom.

Informacje zawarte w zapytaniu o informacje

Nie ma ustalonego sposobu pisania RFI. Każde przedsiębiorstwo powinno samo zdecydować, jakie konkretnie informacje potrzebuje zebrać od potencjalnych partnerów. Ważne jest, aby informacje zostały zebrane w ustrukturyzowany oraz sformalizowany sposób, tak aby umożliwiały porównanie ofert pomiędzy firmami. Dokument powinien zawierać wymagania, jakie stawia przedsiębiorstwo, które wystosowało pismo. Wymagania powinny zostać sprecyzowane jasno, aby uniknąć potencjalnych nieporozumień i uzyskać w odpowiedzi informacje w jaki sposób dostawca może spełnić stawiane wymagania. W celu znalezienia różnic pomiędzy dostawcami należy skupić się na unikalnych wymaganiach pytającego, a także na problemach które potencjalnie dany dostawca jest w stanie rozwiązać lepiej lub taniej od innych. Kolejną dobrą praktyką przy sporządzaniu RFI jest ograniczenie ilości informacji na temat których firma oczekuje odpowiedzi tylko do niezbędnych i na odpowiednim poziomie szczegółowości, adekwatnym do wagi danego zagadnienia. W miarę możliwości należy unikać zapytań o ceny ze względu na to, że takie dane zazwyczaj nie są wymagane na tak wczesnym etapie (T. Małkus 2010, s. 424).

Struktura zapytania o informacje

Struktura zapytania o informacje może się różnić w zależności od branży. Można jednak wyróżnić cztery sekcje, które powinny zostać uwzględnione:

• przegląd – ta część powinna być napisana w celu przedstawienia zadań oraz głównych celów organizacji, zarówno w perspektywie krótko jak i długoterminowej. Warto tutaj wymienić także podstawowe informacje na temat organizacji, aby zaznajomić odbiorcę ze specyfiką a także po części uzasadnić zapytanie. Od tego momentu potencjalny partner powinien wiedzieć, kim jest i czym zajmuje się organizacja a także był świadomy, że dokument jest oficjalnym zapytaniem o informacje.
• informacje których dotyczy zapytanie – ten element dokumentu powinien znajdować się po przeglądzie i powinien obejmować wszystkie informacje o które prosi zainteresowany. Sekcja ta powinna szczegółowo określać, jakie informacje są potrzebne od dostawcy a także zawierać specyfikacje, takie jak terminy, wymagania funkcjonalne, techniczne czy wymagania związane z zarządzaniem. Pod koniec tej sekcji potencjalny dostawca powinien dokładnie posiadać wystarczająco szczegółów, aby udzielić wyczerpującej odpowiedzi oraz znać ogólną koncepcję zamawiającego.
• oczekiwania względem odpowiedzi – ta sekcja powinna opisywać, czego zamawiający oczekuje od odpowiedzi. Należy tutaj szczegółowo określić kryteria oceny oraz wskazówki, w jakiej formie i terminie składający zapytanie oczekuje odpowiedzi. Zapytanie o informacje jak i odpowiedź nie musze być wysyłane na piśmie a co za tym idzie nalży należy wskazać która forma najbardziej odpowiada zainteresowanej stronie. Watro także zaproponować w tej sekcji szablon według którego dostawca może udzielić odpowiedzi – ułatwi to proces późniejszego porównywania ofert od różnych dostawców.
• wyjaśnienie – ostatnia sekcja RFI powinna wyjaśniać lub doprecyzowywać wcześniej poruszone zagadnienia, które wymagają szczególnej uwagi. Można także tutaj wskazać, które informacje nie są poszukiwane przez zainteresowanego oraz które z nich wymagają wyłącznie ogólnego zdefiniowana, bez konieczności podawania szczegółów.

Struktura pisania zapytania o informacje powinna być nastawiona na potrzeby podmiotu które jest autorem zapytania. Jednym z głównych celów RFI jest otrzymanie w krótkim czasie wielu informacji od wielu różnych podmiotów aby następnie wykorzystać je w porównaniu dostawców. Co za tym idzie należy trzymać się struktury umożliwiającej osiągnięcie zadowalających efektów najmniejszym kosztem. Wszystkie informacje powinny być jasne, wystarczająco precyzyjne a zarazem zwięzłe.

RFI, RFP a RFQ

Zdarza się, że RFI, RFP(request for proposal) i RFQ(request for quotation) są używane zamiennie, jednak jest to błąd. RFP czyli zaptanie o propozycje jest zazwyczaj poprzedzone zapytaniem o informacje (RFI). Zapytanie ofertowe to bardziej uprządkowany dokument, służący zebraniu propozycji rozwiązań problemów (zamawiającego) oraz informacji o cenie produktów i usług dostawcy. W RFP należy bardziej szczegółowo określić punkt wyjścia, jak i oczekiwane wyniki, zarówno pod kątem ekonomicznym, jak i bezpieczeństwa, jakości czy wykonania. Zapytania o propozycje są często używane w procesie przetargowym między dostawcami z firm. RFQ to zapytanie o ofertę/wycenę, które zainteresowany przesyła do potencjalnych dostawców, prosząc o wycenę produktu lub usługi. Forma i treść RFQ jest podobna do RFP jednak różni się tym że jest bardziej szczegółowe. Często jednym z elementów odpowiedzi na zapytanie o ofertę jest lista cen (P. Cosunus, R. Lamming, B. Squire 2008, s. 61).

Zapytanie o informacje służy do zebrania ogólnych informacji i moze przyczynić się do ustalenia, czy zapytanie o propozycję lub o ofertę powinno zostać skierowane do dostawcy. RFQ i RFP powinny być wykorzystywane na etapie bliższym dokonania zakupu/podpisania umowy.

Bibliografia

• Cache Valley Transit District (2012), Request for information
• Cosunus P., Lamming R., Squire B. (2008), Strategic Supply Management: Principles, Theories and Practice, Pearson Education, Harlow, s. 61
• Fokwa Soh M., Barbeau D., Sylvie D., Daniel F. (2020)., Qualitative analysis of Request For Information to identify design flaws in steel construction projects
• Małkus. T. (2010), Analiza i projektowanie systemu outsourcingu dla potrzeb racjonalizacji zatrudnienia, Analiza i projektowanie systemów zarządzania przedsiębiorstwem, Starbyła A. (red), Wydawnictwo Mfiles.pl, s. 424
• O'Brein J. (2015)., Category Management in Purchasing: A Strategic Approach to Maximize Business Profitability, Kogan Page Publishers, Londyn, s. 168-710
• Stainback J. (2000),. Public / Private Finance and Development: Methodology / Deal Structuring / Developer Solicitation, Wydawnictwo John Wiley & sons, inc., Nowy Jork.

Autor: Tomasz Małkus, Mateusz Kaczor