Fast tracking

Fast tracking to zaawansowana technika stosowana w zarządzaniu projektami, zazwyczaj wykorzystywana, kiedy podczas realizacji projektu wystąpił kryzys, który wymaga natychmiastowego działania i interwencji. Metoda fast tracking pozwala znacznie przyspieszyć realizację zaplanowanych działań i szybciej zakończyć projekt. Głównym założeniem tej metody jest to, aby zadania, które miały zostać wykonane pojedynczo, były wykonywane równolegle. Fast tracking może charakteryzować się również tym, że projekt został rozpoczęty zanim zostały zebrane wszystkie niezbędne informacje, bez dodatkowych testów i analiz(A. A. Alhomadi, R. Dehghan,J.Y. Ruwanpura 2011, s. 1966).

Współcześnie może być to bardzo przydatna i skuteczna metoda, aby wyróżnić swoją firmę lub projekt na rynku. Klient, zlecając wykonanie danego projektu, ma nadzieję, że zostanie on wykonany szybko, szczegółowo, solidnie oraz za jak najmniejszą sumę pieniędzy. Jeśli kierownik projektu jest osobą doświadczoną i kompetentną, to zastosowanie metody fast tracking może przynieść dużą oszczędność czasu i pieniędzy. To pozwala sprostać wyzwaniom, jakie niesie ze sobą zarządzenie projektami. Jednak nie należy tej metody nadużywać, ponieważ może to przynieść negatywne konsekwencje i niebezpieczeństwa dla firmy.

Kiedy zastosować metodę fast tracking?

Fast tracking, inaczej szybka ścieżka realizacji, jest metodą zaawansowaną. Przed wdrożeniem jej, należy zastanowić się, czy na pewno istnieje taka potrzeba, a także czy nie przyniesie to negatywnych skutków dla całego projektu. Najważniejszym krokiem podczas wdrażania jest zwrócenie uwagi na zadania takie, które można wykonywać jednocześnie, ponieważ metoda fast tracking może być stosowana tylko wtedy, gdy działania mogą się nakładać. W tej metodzie można również zastosować kompresję harmonogramu, czyli matematyczną analizę, która pozwala skrócić czas trwania projektu bez zmiany jego zakresu. Pozwala to wykonać wszystkie zadania w projekcie wcześniej, niż zakładano za pomocą skrócenia harmonogramu(K. Heldman, C.M. Baca, P. Jansen, 2007, s.289). Przesłanki do zastosowania metody fast tracking istnieją, gdy:

• Został narzucony nierealistyczny termin oddania projektu,
• Nie otrzymano wszystkich potrzebnych informacji i zasobów na czas,
• Podczas projektu wystąpił nieoczekiwany problem,
• Należy poprawić projekt,
• Wystąpiły nagłe, nieoczekiwane bariery poza kontrolą,
• Klient zmienia termin dostarczenia projektu.

Przed wdrożeniem szybkiej ścieżki realizacji kierownik projektu powinien określić, jakie dokładnie cele ma spełnić strategia fast tracking, określić poszczególne zadania, jakie należy wykonać w projekcie i zależności między nimi, sprawdzić, które zadania w projekcie wymagają największej ilości czasu. Kolejnym krokiem jest wdrożenie alternatywnych rozwiązań, które skrócą czas realizacji projektu oraz kontrola i monitorowanie pracy.

Zalety fast tracking

Znacznie skrócony czas realizacji projektu. Dostarczenie i wdrożenie projektu przed terminem to zaleta zarówno dla członków zespołu projektowego, dla kierownika projektu, ale przede wszystkim dla klienta. Jeśli klient będzie zadowolony z jakości projektu, przyczyni się to do poprawy oceny pracy całego zespołu. Fast tracking nie zwiększa kosztów projektu i jest najtańszą metodą kompresji czasu. Po wybraniu tej metody nie jest konieczne zatrudnianie nowych pracowników, kupowanie nowego sprzętu, lub zwiększanie przestrzeni do pracy. Wdrażanie działań naprawczych podczas realizacji projektu. Podczas prac projektowych często zdarzają się opóźnienia i problemy. To może skutkować zagrożeniem, że projekt nie zostanie ukończony w zaplanowanym terminie. Dzięki wdrożeniu metody fast tracking można znacząco wyeliminować to zagrożenie i oddać skończony projekt na czas.

Możliwość skupienia się na innych projektach. Dzięki szybszej realizacji jednego projektu, można poświęcić swoją uwagę pozostałym obowiązkom, co pozwala nadrobić zaległości, poprawić działania firmy i dorównać konkurencji.

Zwiększenie wydajności pracy. Metoda szybkiej ścieżki realizacji pozwala na realizowanie wielu projektów w tym samym czasie z tymi samymi zasobami. Dzięki temu zwiększa się wydajność pracowników, bez potrzeby zatrudniania ich dodatkowej liczby.

Wady fast tracking

Fast tracking nie powoduje dodatkowych, niespodziewanych kosztów, natomiast prowadzi do zwiększenia ryzyka. Stosowanie tej strategii nie jest pozbawione niebezpieczeństwa. Oto główne wady tej metody:

• Nieprzewidziane problemy i błędy mogą spowodować jeszcze większe opóźnienia,
• Wykonywanie czynności w tym samym czasie może prowadzić do pewnych zmian i przearanżowania pojedynczych części projektu,
• Członkowie projektu muszą maksymalnie skupić się na wykonywanych czynnościach, aby nie dokonać błędów i osiągnąć maksymalne korzyści z tej metody.

Z uwagi na charakterystykę tej metody, należy pamiętać, że podczas wykonywania projektu trzeba pominąć niektóre jego elementy, aby przyspieszyć czas realizacji. To może spowodować, że pewne badania i analizy zostały pominięte, przez co kierownik oraz członkowie projektu nie byli w stanie znaleźć błędów w projekcie. Istnieje ryzyko, że błędy i wady projektu zostaną wykryte dopiero, gdy projekt zostanie skończony. Kiedy to nastąpi, wszystkie wcześniejsze założenia, czyli oszczędność czasu i pieniędzy nie przyniosą efektu, ponieważ projekt będzie posiadał zbyt dużo błędów, aby można go było nazwać poprawnym. Następnie trzeba będzie poświęcić dodatkowe środki i czas na naprawę błędów (M. Moazzami, R. Dehghan, J.Y. Ruwanpura, 2011, s. 253-254).

Kolejnym minusem wdrażania metody fast tracking jest niebezpieczeństwo niedopasowania do siebie poszczególnych elementów projektu. Jeśli każdy członek projektu powinien wykonać kilka zadań kolejno po sobie, ale w szybszym tempie, znacznie wzrasta pracochłonność tych zadań. Istnieje również ryzyko większych błędów, powracania do wcześniejszych zadań i poprawek. Wielokrotne powracanie do wcześniejszych zadań powoduje opóźnienia. To z kolei powoduje opóźnienia w realizowaniu określonych w kalendarzu terminów i wykonywanie kilku zadań w tym samym czasie, aby udało się wszystko zrealizować na czas. Praca w tym samym czasie nad kilkoma elementami może również spowodować niedopasowanie do siebie elementów w końcowej fazie projektu. Ponadto członkowie projektu mogą odczuwać zbytnie obciążenie pracą, wykonując kilka zadań w tym samym czasie. To wpłynie na ich wydajność, efektywność, a w rezultacie negatywnie wpłynie na jakość całego projektu.

Kolejną wadą, która może pojawić się podczas wdrożenia metody szybkiej ścieżki realizacji jest to, że konieczna jest w niej zmiana harmonogramu i planu, które wcześniej zostały opracowane. Taki plan wymagał wielu analiz i długotrwałych przygotowań. Oznacza to, iż zastosowanie metody fast tracking w pewnym stopniu zmienia narzucone ustalenia. Zwiększa się wtedy ryzyko niepowodzenia projektu, w przypadku, gdy dokonane zmiany sprawią, że zostaną pomięte pewne szczegółowe ustalenia, które w rezultacie wpłyną negatywnie na projekt końcowy. Dlatego jest to metoda ryzykowna i mało przewidywalna pod względem poniesionych kosztów, czasu i jakości (K. Heldman, C. M. Baca, P. Jansen, 2007, s.289-291)

Podsumowanie

Jak można zaobserwować, fast tracking jest niezaprzeczalnie jedną z metod, którą zależy rozważyć przy wyborze sposobu na skrócenie czasu trwania projektu. Ta metoda posiada wiele zalet - nie wymaga zużycia dodatkowych kosztów ani surowców, można łatwo osiągnąć cel przy pomocy dobrze wykwalifikowanych ludzi. Może mieć jednak również wady. Jest to metoda ryzykowna i wymagająca dużego doświadczenia w zakresie zarządzania projektami. Aby ją zastosować, kierownik projektu powinien posiadać rozległą wiedzę z zakresu zarządzania projektami, mieć wyznaczone cele i priorytety, oraz być zdyscyplinowanym i dobrze zarządzać ludźmi. Jeśli te warunki nie zostaną spełnione, może się okazać, że zastosowanie fast tracking przyniesie więcej skutków negatywnych niż pozytywnych, takich jak zwiększone koszty, zmniejszona wydajność i efektywność, a nawet całkowite niepowodzenie projektu. Przed zastosowaniem metody szybkiej ścieżki realizacji, należy dokładnie przemyśleć wszystkie jej wady i zalety, aby nie przyniosła więcej strat, niż zysków.

Bibliografia

• Alhomadi A.A., Dehghan R., Ruwanpura J.Y.(2013) Time, cost and quality predictability in fast-track projects in: 4th Construction Specialty Conference, Montreal.
• Ballesteros-Pérez P.(2017) Modelling the boundaries of project fast-tracking, Elsevier, Walencja.
• Chow W.(2013),Fast-Tracking Your Career , John Wiley&Sons, Kanada.
• Heldman K., Baca C. M., Jansen P.(2007), PMP Project Management Professional Exam Study Guide, Wiley Publishing, Indianapolis, Indiana.
• Ibbs C. W.(1998) Fast-tracking's Impact on Project Change, Project Management Institute, USA.
• Khoramshahi F., Ruwanpura J.Y.(2011)Speed up of project delivery through application of effective fast tracking strategies in the engineering phase, Modern Methods and Advances in Structural Engineering and Construction.
• Moazzami M., Dehghan R., Ruwanpura J.Y.(2011),Contractual Risks in Fast-Track Projects., Department of Civil Engineering, Uniwersytet w Calgary, Kanada.
• O’Regan N., Ghobadian A., Sims M. (2005)Fast tracking innovation in manufacturing SMEs, Elsevier, Londyn.
• Singhvi A., Sheel S. (2019) Fast Tracking to Managerial and CEO Roles, Primedia eLaunch LLC.

Autor: Aleksandra Marcinkowska