Informatyczne narzędzia wspomagania zarządzania projektami

Podczas zarządzania realizacją projektów, zwiększa się rola narzędzi informatycznych. Narzędzia komputerowe są obecnie bardzo istotne z punktu widzenia utrzymania różnych systemów. Praktycznie każdy program lub narzędzie, które pomaga programistom lub użytkownikom w tworzeniu aplikacji lub utrzymaniu systemu, może być nazwany narzędziem komputerowym.

Coraz bardziej rozbudowane programy pozwalają na śledzenie postępów prac w projekcie, wsparcie cyklu życia, ustalanie harmonogramu oraz planowanie wykorzystania zasobów. Dzięki rozwojowi tej dziedziny informatyki, przedsiębiorstwa są zdolne do przyjmowania i realizacji zarówno coraz większej liczby projektów, jak i projektów o większej złożoności.

Informatyczne narzędzia wspomagania zarządzania projektami powinny być wybierane, mając na względzie sposób realizacji projektu. Współczesnym firmom powinno zależeć na tym, żeby wyłonione narzędzie było dopasowane zarówno do potrzeb samej firmy, jak i konkretnego projektu. Może się okazać, że w obrębie jednego przedsiębiorstwa, będzie potrzebny wybór większej liczby narzędzi.

Czynniki wyboru narzędzia projektowego

Jednym z czynników, które powinny być uwzględnione przy wyborze narzędzi jest sposób prowadzenia projektu. Osoba decyzyjna w kwestii wyboru powinna upewnić się, że program zawiera funkcje niezbędne do wsparcia realizacji projektu oraz posiada opcje, spójne z używaną metodyką.

Zobacz też: Porównanie_PRINCE2_i_PMBOK

Kolejnym czynnikiem jest wielkość oraz budżet projektu. Narzędzia komputerowe mają na celu ułatwienie zarządzania projektem. Do kierownik projektu należy ocena, która aplikacja okaże się pomocna każdemu członkowi zaangażowanemu w projekt.

Przed wyborem konkretnego narzędzia, należy przeprowadzić dogłębną analizę specyfiki konkretnego projektu. (S. Spałek, 2011)

Zagrożenia przy wyborze narzędzia:

• Zbyt skomplikowane i złożone narzędzia do prostych, krótkoterminowych projektów
• Niedopasowanie programu i brak niezbędnych funkcji wymaganych do wydajnego nadzoru nad projektem
• Potencjalnie wyższy koszt stworzenia spersonalizowanej autonomicznej aplikacji

Rodzaje narzędzi wspomagania zarządzania projektami

Przedsiębiorstwa, do realizacji projektów mogą wybierać pomiędzy dwoma podstawowymi rodzajami aplikacji – gotowymi oraz stworzonymi dla nich. Wybór rozwiązania powinien być uzależniony od rodzaju realizowanego projektu.

W tabeli 1. zebrano zalety oraz wady obu rodzajów aplikacji.

Tabela 1. Porównanie zalet oraz wad aplikacji gotowych oraz spersonalizowanych Gotowe Spersonalizowane

Gotowe		Spersonalizowane
Zalety	Wady	Zalety	Wady
możliwość zakupu dodatkowych modułów	niebezpieczeństwo wystąpienia braku dopasowania do potrzeb	potencjalnie najlepsze dopasowanie do potrzeb	możliwość wystąpienia licznych błędów w oprogramowaniu
sprawdzona architektura			możliwie dłuższy czas wdrażania
krótszy czas wdrażania

Źródło (S. Spałek 2011)

Gotowe narzędzia mogą się sprawdzić dla mniejszych firm bądź projektów z mniejszym budżetem. Mają one również często możliwość zakupienia dodatkowych wtyczek, które pozwalają częściowo spersonalizować aplikację. Inną istotną zaletą gotowych rozwiązań jest większa stabilność oprogramowania, tj. znaczna redukcja liczby błędów wraz z publikacją kolejnych wersji aplikacji. Rozwiązania dostępne już na rynku zazwyczaj zawierają wiele funkcjonalności, z których korzystali dotychczasowi klienci. Produkty są ciągle rozwijane, dzięki czemu w wielu przypadkach odpowiadają potrzebom przedsiębiorstw.

Produkty spersonalizowane mogą sprawdzić się w bardzo specjalistycznych projektach, branżach niszowych oraz dla bardzo dużych przedsiębiorstw. Dzięki implementacji wyłącznie niezbędnych funkcji, system będzie stabilny pomimo korzystania z niego przez wielu członków projektu równocześnie. Potencjalną wadą powyższego rozwiązania jest większe prawdopodobieństwo wystąpienia błędów oprogramowania (które mogą spowalniać pracę nad projektem). Kolejną niedogodnością może być brak lub ograniczona dokumentacja produktu oraz dłuższy czas wdrażania narzędzia. Firma tworząca spersonalizowaną aplikację potrzebuje zebrać wymagania przedsiębiorstwa, stworzyć produkt oraz wydać go na rynek. Gotowe aplikacje dostępne są zazwyczaj zaraz po zakupie licencji.

Podział gotowych narzędzi

Gotowe aplikacje mogą być specjalistycznym aplikacjami do zarządzania projektami bądź być częścią większych systemów, używanych w przedsiębiorstwie, czyli systemów ERP (Enterprise Resource Planning) (A.Drobniak, 2021).

W Tabeli 2 zebrano najpopularniejszymi niezależne aplikacje do realizacji projektów.

Tabela 2. Wybrane najpopularniejsze narzędzia do zarządzania projektami

Nazwa	Wydawca	Licencja	Aplikacja komputerowa	Dostęp przez przeglądarkę	Dodatkowe informacje
Jira	Atlassian	Oprogramowanie zamknięte		+	posiada opcję Jira Software pod projekty zwinne
Trello	Atlassian	Oprogramowanie zamknięte		+	Kanban
Asana	Asana Inc.	Oprogramowanie zamknięte	+ (mobilna)	+
Smartsheet	Smartsheet Inc.	Oprogramowanie zamknięte	+ (mobilna)	+	Ścisła konkurencja dla Microsoft Project
Monday.com	Monday.com, Ltd.	Oprogramowanie zamknięte	+	+
GanttProject	Otwarte oprogramowanie	GNU GPL	+
Microsoft Project	Microsoft	Oprogramowanie zamknięte	+	+	Dla bardziej rozbudowanych projektów
Microsoft Planner	Microsoft	Oprogramowanie zamknięte			Dla mniejszych projektów
dotProject	Otwarte oprogramowanie	GNU GPL		+

Charakterystyka aplikacji

W zależności od wybranego programu, oferują one inne funkcje, wspomagające zarządzanie projektem. Rozwiązania dostępne na rynku umożliwiają między innymi:

• tworzenie i edycja harmonogramów
• tablice Agile, Kanban
• tworzenie i zarządzanie budżetem projektu
• ustalanie kosztów poszczególnych zadań
• przydzielanie i śledzenie przydziału zasobów
• balansowanie zasobów
• tworzenie metryk i współczynników wydajności KPI (Key Performance Indicators)
• automatyczne tworzenie raportów projektu
• tworzenie wykresu Gantta oraz wykresu CPM (Critical Path Method)
• konwersacje wewnątrz aplikacji
• dołączanie dokumentów
• powiadomienia e-mail dla członków zespołu

Niektóre specjalistyczne aplikacje do zarządzania projektami umożliwiają integrację z innymi narzędziami, produkowanymi przez tego samego wydawcę. Przykładem jest integracja aplikacji Jira z innymi narzędziami firmy Atlassian bądź integracja Microsoft Project z innymi produktami firmy Microsoft, pakietu Microsoft Office.

Aplikacje mogą być zainstalowane na komputerze użytkownika. Jednak coraz częściej wydawcy oferują rozwiązania działające w chmurze (ang. Cloud). Zalety rozwiązań chmurowych:

• Bardzo duża dostępność aplikacji, z każdego miejsca na świecie oraz z wielu typów urządzeń, aplikacja na komputery stacjonarne, aplikacja na telefony komórkowe, przeglądarka internetowa
• Większe bezpieczeństwo danych – zazwyczaj firmy oferujące usługi chmurowe przechowują kopie zapasowe na kilku serwerach w różnych lokalizacjach

Inne informatyczne narzędzia wspomagania zarządzaniem projektami

Ważnym aspektem dotyczącym realizacji projektów jest kwestia korzystania z narzędzi informatycznych w ujęciu ogólnym.

Techniki komputerowe wspomagają zarówno proces tworzenia projektu jak i zarządzania nim. Korzyściami, płynącymi z wykorzystania aplikacji komputerowych to (S. Spałek, 2004):

• Opracowywanie dokumentacji
• Przeprowadzanie skomplikowanych obliczeń
• Ułatwiona wymiana informacji w obrębie zespołu/pracowników

Wykorzystuje się:

• Specjalistyczne pakiety oprogramowania
• Pakiety do prac biurowych, pozwalających na jej automatyzację
• Nowoczesne narzędzia służące do konwersacji w obrębie członków zespołu

Istotność wizualizacji w zarządzaniu projektami

Wizualizacja stanowi obecnie dobre przygotowanie do zarządzania projektami (M. Sołtysik, 2016).

Aktualnie dostępne narzędzia komputerowe pozwalają na wizualizację przebiegu projektu w ujęciu większym niż wyłącznie stworzenie wykresu Gantta czy wykresu CPM. Gotowe rozwiązania umożliwiają rysowanie wykresów, harmonogramów, przebiegu zarówno dotychczasowego, jak i planowanego w przyszłości. Przystępna forma obrazowa, często zastępująca tekstową, ułatwia członkom projektu orientację, w jakim punkcie znajduje się obecnie jego praca oraz cały projekt, które zadania są najpilniejsze, ile czasu zostało do zakończenia zadania oraz wiele innych.

Bibliografia

• Atlassian Jira, (2021), dostęp 22.04.2021
• Atlassian Trello, (2021), dostęp 22.04.2021
• Asana, (2021), dostęp 22.04.2021
• dotProject, (2021), dostęp 22.04.2021
• Drobniak A. (2021), Komputerowe wspomaganie procesu planowania i kontroli projektu, s. 4-14
• GanttProject, (2021), dostęp 22.04.2021
• Microsoft Planner (2021), dostęp 22.04.2021
• Microsoft Project (2021), dostęp 22.04.2021
• Monday.com, (2021), dostęp 22.04.2021
• Pietras P., Szmit M. (2003), Zarządzanie projektami wybrane metody i techniki, Oficyna Księgarsko-Wydawnicza „Horyzont” s.c. P. Sycan, M. Szymczak, Łódź, s. 9-14, 20
• Smartsheet, (2021), dostęp 22.04.2021
• Spałek S. (2011), Komputerowe wspomaganie zarządzania projektami w przedsiębiorstwie, s. 1-6
• Spałek S. (2004), Krytyczne czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami, Wydawnictwo Politechniki Śląskiej, Gliwice, s. 38
• Sołtysik M., Wesołowska M. i in. (2016), Współczesne trendy w zarządzaniu projektami, mfiles.pl, Kraków, s. 95-98

Autor: Aleksandra Grajdek