Rejestrator czasu pracy

Rejestrator czasu pracy – określa m.in. godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz wymiar przepracowanych godzin. Dzięki niemu pracodawca jest w stanie określić czas, w którym pracownik świadczy pracę na rzecz pracodawcy, odnotować ewentualne spóźnienia lub nieobecności w pracy czy też ilość jego godzin nadliczbowych.

Systemy rejestracji czasu pracy

Jedną z pierwszych stosowanych form ewidencji czasu pracy była imienna karta czasu pracy. Powinna ona zawierać wszystkie wymagane i niezbędne informacje takie jak:

• liczba godzin przepracowanych w każdym dniu;
• informacje o dokładnych godzinach pracy;
• informację o pracy w godzinach nadliczbowych;
• adnotację o pracy w porze nocnej, a także w niedzielę i święta;
• oznaczenie nieobecności w pracy w danym dniu.

Na przestrzeni ostatnich lat na rynku pojawiło się wiele rozwiązań ułatwiających rejestrację czasu pracy przez pracownika. Przykładem może być system RFID. Działa on na podstawie czytnika, który ma za zadanie odczytać unikalny kod znajdujący się na identyfikatorze, gdy znajduje się w strefie jego działania.

Jedną z wielu firm obecnych na rynku, która świadczy kompleksowe oprogramowanie i urządzania do rejestracji czasu jest przedsiębiorstwo TIMACO. W zaproponowanym przez firmę rozwiązaniu czas pracy pracownika jest mierzony za pomocą rejestracji identyfikatora na przeznaczonym do tego celu czytniku. Urządzenie to przechowuje dane dotyczące rozpoczęcia pracy, jej zakończenia, także gromadzi informacje o wyjściu na przerwę i innych wyjściach pracownika poza stanowisko pracy. Informacje zgromadzone przez rejestrator są analizowane przez program Punktualnik 2, a następnie na ich podstawie i w oparciu o indywidualny grafik pracownika zostaje obliczony jego czas pracy. W ten sposób obliczane są również nadgodziny, absencje w pracy, spóźnienia i dni urlopu. Co istotne dostęp do swoich danych odnośnie czasu pracy mają zarówno pracownicy jak i kadra zarządzająca. W skład elektronicznego systemu czasu pracy proponowanego przez firmę TIMACO wchodzą:

• rejestrator/czytnik czasu pracy – jego zadaniem jest rejestracja daty godziny wejść i wyjść pracownika;
• tagi zbliżeniowe – to identyfikatory w różnej postaci, które można dostosować do preferencji są to m.in. karty RFID, opaski na rękę, specjalne breloki czy też naklejki. Identyfikatorem pracownika może być również skan twarzy czy też odcisk palca.
• program Puktualnik 2 – jego zadaniem jest analiza danych gromadzonych przez czytniki czasu pracy.

Kolejną firmą oferująca System Rejestracji i Rozliczania Czasu Pracy jest POLSYSTEM SI. Przedsiębiorstwo stworzyło system składający się z dwóch głównych części:

• urządzenia – którego zadaniem jest rejestracja zdarzeń, a także reakcja na nieprawidłowości np. blokada przejścia;
• oprogramowania – służy do komunikowania się urządzenia z systemem i przesyłania niezbędnych informacji do bazy danych. Dzięki odpowiedniej analizie zebranych informacji możliwe jest tworzenie raportów i obliczanie czasu pracy pracownika.

System gromadzi informacje o pracownikach m.in. dane osobowe, numer ewidencyjny, adres zamieszkania i telefon, a także przynależność do struktur istniejących w zakładzie pracy takich jak wydział i zajmowane stanowisko. Poza rejestracją przyjść i wyjść z zakładu pracy, dzięki którym możliwa jest rejestracja czasu pracy pracownika, program:

• pozwala tworzyć harmonogram pracy poszczególnych pracowników i kontroluje wartości przepracowanego czasu;
• stwarza możliwość planowania urlopów i adnotacji nieobecności w pracy;
• określenia uprawnień użytkowników systemu.

Zbliżonym systemem rejestracji czasu pracy jest ACCARD+. Oprócz jego głównej funkcji jaką jest zapis czasu pracy poszczególnych pracowników, ich ewentualnych spóźnień i absencji system posiada dodatkowe funkcje. Pozwala on dostosować program do indywidualnej struktury firmy i jej potrzeb. Możliwe jest definiowanie m.in. struktury obowiązującej w firmie, kartoteki pracowników i stanowisk. Program umożliwia tworzenie zbiorczych raportów, zarówno dla poszczególnych jednostek jak i dla całych komórek. Ponadto system pozwala na rejestrację czasu pracy pracowników z podziałem na firmy, które są objęte danym systemem. Dodatkowo program daje możliwość m.in. obsługi systemu cateringowego, zbierania danych produkcyjnych i zarządzania salami konferencyjnymi

W ostatnim czasie na rynku systemów zajmujących się rejestracją czasu pracy pojawiło się interesujące rozwiązanie zaproponowane przez firmę TENVIRK. Przedsiębiorstwo przedstawiło system, którego działanie polega na współpracy inteligentnych kart noszonych przez pracownika oraz sieci MESH. Głównym zadaniem proponowanego przez firmę rozwiązania jest rejestracja czasu pracy. Ponadto system oferuje dodatkowo wiele innych funkcji takich jak:

• kontrola dostępu pracownika do określonych pomieszczeń;
• lokalizacja pracownika w miejscu pracy i na określonym stanowisku;
• dokładna informacja o czasie pracy (również godzin nadliczbowych;
• kontrola wydajności pracy;
• dostarczanie wiadomości pracownikowi podczas jego pracy;
• możliwość identyfikacji pracownika;
• zdolność wykrywania wypadków podczas pracy
• wykrywanie różnego rodzaju nadużyć np. noszenie wielu kart przez jednego pracownika, zamiana kart pomiędzy pracownikami;
• rejestracja bezczynności na stanowisku pracy czy też opuszczania stanowiska pracy poza czasem wyznaczonym na przerwę;

Omawiany system składa się z:

• modułu identyfikacyjnego – inteligentna karta, która zawiera nadajnik i odbiornik radiowy, a także wyświetlacz;
• jednostki obliczeniowo-decyzyjnej – centrali, która również zawiera odbiornik i nadajnik radiowy.

Moduł identyfikacyjny może być mocowany na wiele sposobów np. jako zegarek, w formie paska do spodni, czy też zawieszony jako identyfikator na piersi, można również umieścić go na specjalnej opasce na udzie czy kostce. W ten sposób dostosowany jest do pracownika i stanowiska jakie zajmuje. System SMART ID CARD jest godny uwagi, gdyż poza jego podstawową funkcją jaką jest rejestracja czasu pracy pozwalana zbadać m,in wydajność pracownika i wykryć różne nieprawidłowości, może być też umiejscowiony na wiele różnych sposobów.

Przedstawione systemy ułatwiają rejestracją czasu pracy pracownika. Jednak należy mieć na uwadze fakt, że przed ich wdrożeniem konieczne jest przeprowadzenie odpowiedniego szkolenia, które przedstawi zasady działania systemu, pomoże kierować grupami pracowników i usprawni cały proces ewidencji czasu pracy.

Czas pracy pracownika

W myśl art. 149. § 1. Kodeksu pracy, każdy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika. Jest ona konieczna do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia jakie otrzyma pracownik oraz do innych świadczeń, które są związane z pracą. Na żądanie pracownika, pracodawca jest zobowiązany udostępnić prowadzoną ewidencję osobie, której ona dotyczy.

Ewidencję czasu pracy pracodawca powinien prowadzić także dla wszystkich członków zarządu, jeżeli tylko są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Należy jednak zwrócić uwagę, że nie ma konieczności ewidencjonowania ich godzin pracy (I. Jaroszewska-Ignatowska 2020, s. 173). Zgodnie z art. 149. § 2. Kodeksu pracy pracownicy, którzy zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy, otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w godzinach nocnych oraz ci, którzy są objęci systemem zadaniowego czasu pracy, nie podlegają ewidencji godzin pracy.

W myśl art. 193. Kodeksu pracy, czas pracy młodocianych pracowników musi być ewidencjonowany. Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy dla zatrudnionych młodocianych pracowników.

To na pracodawcy spoczywa obowiązek prawidłowego rejestrowania czasu pracy pracowników. Informacje te może pozyskać za pomocą:

• czytników kart elektronicznych, które rejestrują dokładną godzinę wejścia pracownika na teren zakładu, a także godzinę wyjścia;
• logowania do systemu organizacji, który rejestruję godzinę zalogowania i wylogowania;
• list obecności;
• informacji wprowadzanych przez pracowników do elektronicznych systemów rejestracji czasu pracy w danej organizacji.

Obecnie na rynku jest wiele rozwiązań elektronicznych, które mają za zadanie rejestrację czasu pracy. Jednak w większości wykorzystują one działanie czytników biomedycznych, systemów informatycznych, rejestracji wideo, a coraz częściej kart RFID. Wybór narzędzi do rejestracji czasu stoi po stronie pracodawcy.

Przyglądając się bliżej zagadnieniom dotyczącym rejestracji czasu pracy warto podkreślić, że Kodeks pracy nakłada kary dla pracodawców, którzy nie wypełniają przepisów i nie prowadzą stosownej ewidencji czasu pracy. W myśl art. 281. Pkt. 6. Kodeksu pracy za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy pracodawca podlega karze grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 zł.

Dokumentacja związana z ewidencją czasu pracy

Zgodnie z §6. Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca zobowiązany jest prowadzić dla zatrudnionego pracownika stosowną dokumentację, związaną ze stosunkiem pracy. Dokumentacja ta powinna zawierać m.in. odpowiednie dokumenty związane z ewidencją czasu pracy, w których zawarte są:

• ewidencja czasu pracy z uwzględnieniem takich informacji jak:
  • liczba przepracowanych przez pracownika godzin;
  • czas rozpoczęcia i zakończenia pracy;
  • liczba godzin, które pracownik przepracował w porze nocnej;
  • liczba godzin nadliczbowych;
  • liczba dni wolnych od pracy z podaniem powodu ich udzielenia;
  • liczba godzin pełnionego dyżuru, z uwzględnieniem czasu jego rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsca odbywania;
  • rodzaj i wymiar zwolnień od pracy pracownika;
  • wykaz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy wraz z ich wymiarem;
  • wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy;
  • czas pracy pracownika młodocianego przy pracach, których nie mogą wykonywać, ale ich odbycie jest możliwe, w przypadku odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
• wnioski pracownika, w których skład wchodzą wnioski o:
  • udzielenie zwolnienie z pracy w celu załatwienia spraw osobistych pracownika;
  • zwolnienie od pracy w przypadku wychowywania co najmniej jednego dziecka, które nie ukończyło 14 lat;
  • ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy dla danego pracownika;
  • ustalenie skróconego tygodnia pracy;
  • ustalenie indywidualnego systemu czasu pracy;
  • stosowanie rozkładu czasu pracy, w którym to pracownik ustala godzinę rozpoczęcia pracy;
  • stosowanie rozkładu pracy, w którym godziny rozpoczęcia pracy są różne w poszczególne dni pracy;
• dokumentacja związana z:
  • ustaleniem innego dnia wolnego od pracy, w zamian za wykonywanie pracy, w dzień, który jest przewidziany jako dzień wolny;
  • zastosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy pracownika;
  • podejmowaniem pracy w godzinach nadliczbowych i dyspozycyjnością do podjęcia pracy poza podstawowym czasem pracy.
• zgody na:
  • delegowanie pracownika w ciąży na zatrudnienie w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza miejsce pracy;
  • wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, a także na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy dla pracowników wychowujących dziecko, które nie ukończyło 4 roku życia.

Karta pracy w modelu pracy na odległość

W wyniku zmian obserwowanych na przestrzeni lat w otoczeniu technologicznym, kulturowym i biznesowym w wielu przedsiębiorstwach coraz częściej obserwuje się wprowadzenie pracy zdalnej, opartej na mobilności i współpracy. Zastosowanie kart pracy w modelu pracy zdalnej jest dużym ułatwieniem w prowadzeniu ewidencji czasu pracy i jego rozliczania. Jest to dokument, który ma za zadanie rejestrowanie czasu pracy pracownika. Dobór parametrów pozwala rejestrować spóźnienia, czas pracy, liczbę nadgodzin, a także terminowość wykonywanych prac. Karta pracy pozwala na dokładną ewidencję czasu pracy i dostarcza rzetelnych informacji o pracy wykonanej przez pracownika poza siedzibą przedsiębiorstwa, dzięki czemu umożliwia rozliczenie pracownika i pomaga w ustaleniu jego wynagrodzenia.

Bibliografia

• Hadryś D., Szeptuch A., Zwolińska D., Krieser W., Puchała M., Łempiński T., Światowski M., (2018) System SMART ID CARD do bezobsługowej rejestracji czasu pracy, kontroli dostępu oraz monitorowania bezpieczeństwa i wydajności pracy, "Zeszyty Naukowe Wyższej Szkoły Zarządzani Ochroną Pracy w Katowicach", nr 1(14)/2018, Katowice
• Jaroszewska-Ignatowska I., (2020), Czas pracy w praktyce. Rozwiązania dotyczące czasu pracy związane z COVID-19, Wolters Kluwer, Warszawa
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. W sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz. U. z 2018 r. poz. 2369
• Trziszka M., (2015), Karta pracy w modelu teleworkingu, "Nierówności Społeczne a Wzrost Gospodarczy", nr 42 (2/2015), Poznań
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141 z poźn. zm.

Autor: Joanna Wilkosz

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.