Rejestrator czasu pracy

Rejestrator czasu pracy – określa m.in. godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz wymiar przepracowanych godzin. Dzięki niemu pracodawca jest w stanie określić czas, w którym pracownik świadczy pracę na rzecz pracodawcy, odnotować ewentualne spóźnienia lub nieobecności w pracy czy też ilość jego godzin nadliczbowych (M. Trziszka 2015, s. 431-435).

Systemy rejestracji czasu pracy

Jedną z pierwszych stosowanych form ewidencji czasu pracy była imienna karta czasu pracy. Powinna ona zawierać wszystkie wymagane i niezbędne informacje takie jak (Comarch przypis, s. 31):

• liczba godzin przepracowanych w każdym dniu;
• informacje o dokładnych godzinach pracy;
• informację o pracy w godzinach nadliczbowych;
• adnotację o pracy w porze nocnej, a także w niedzielę i święta;
• oznaczenie nieobecności w pracy w danym dniu.

Na przestrzeni ostatnich lat na rynku pojawiło się wiele rozwiązań ułatwiających rejestrację czasu pracy przez pracownika. Przykładem może być system RFID. Działa on na podstawie czytnika, który ma za zadanie odczytać unikalny kod znajdujący się na identyfikatorze, gdy znajduje się w strefie jego działania (A. Wojaczek. K. Miśkiewicz, A. Manowska, A. Nowrot 2020, s. 60).

Czas pracy pracownika

W myśl art. 149. § 1. Kodeksu pracy, każdy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika. Jest ona konieczna do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia jakie otrzyma pracownik oraz do innych świadczeń, które są związane z pracą. Na żądanie pracownika, pracodawca jest zobowiązany udostępnić prowadzoną ewidencję osobie, której ona dotyczy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141).

Ewidencję czasu pracy pracodawca powinien prowadzić także dla wszystkich członków zarządu, jeżeli tylko są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Należy jednak zwrócić uwagę, że nie ma konieczności ewidencjonowania ich godzin pracy (I. Jaroszewska-Ignatowska 2020, s. 173). Zgodnie z art. 149. § 2. Kodeksu pracy pracownicy, którzy zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy, otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w godzinach nocnych oraz ci, którzy są objęci systemem zadaniowego czasu pracy, nie podlegają ewidencji godzin pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141).

W myśl art. 193. Kodeksu pracy, czas pracy młodocianych pracowników musi być ewidencjonowany. Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy dla zatrudnionych młodocianych pracowników (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141).

To na pracodawcy spoczywa obowiązek prawidłowego rejestrowania czasu pracy pracowników. Informacje te może pozyskać za pomocą (I. Jaroszewska-Ignatowska 2020, s. 177):

• czytników kart elektronicznych, które rejestrują dokładną godzinę wejścia pracownika na teren zakładu, a także godzinę wyjścia;
• logowania do systemu organizacji, który rejestruję godzinę zalogowania i wylogowania;
• list obecności;
• informacji wprowadzanych przez pracowników do elektronicznych systemów rejestracji czasu pracy w danej organizacji.

Obecnie na rynku jest wiele rozwiązań elektronicznych, które mają za zadanie rejestrację czasu pracy. Jednak w większości wykorzystują one działanie czytników biomedycznych, systemów informatycznych, rejestracji wideo, a coraz częściej kart RFID. Wybór narzędzi do rejestracji czasu stoi po stronie pracodawcy (D. Hadryś, A. Szeptuch, D. Zwolińska, W. Krieser, M. Puchała, T. Łempiński, M. Światowski 2018, s. 36).

Przyglądając się bliżej zagadnieniom dotyczącym rejestracji czasu pracy warto podkreślić, że Kodeks pracy nakłada kary dla pracodawców, którzy nie wypełniają przepisów i nie prowadzą stosownej ewidencji czasu pracy. W myśl art. 281. Pkt. 6. Kodeksu pracy za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy pracodawca podlega karze grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 zł (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141).

Dokumentacja związana z ewidencją czasu pracy

Zgodnie z §6. Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca zobowiązany jest prowadzić dla zatrudnionego pracownika stosowną dokumentację, związaną ze stosunkiem pracy. Dokumentacja ta powinna zawierać m.in. odpowiednie dokumenty związane z ewidencją czasu pracy, w których zawarte są (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369):

• ewidencja czasu pracy z uwzględnieniem takich informacji jak:
  • liczba przepracowanych przez pracownika godzin;
  • czas rozpoczęcia i zakończenia pracy;
  • liczba godzin, które pracownik przepracował w porze nocnej;
  • liczba godzin nadliczbowych;
  • liczba dni wolnych od pracy z podaniem powodu ich udzielenia;
  • liczba godzin pełnionego dyżuru, z uwzględnieniem czasu jego rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsca odbywania;
  • rodzaj i wymiar zwolnień od pracy pracownika;
  • wykaz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy wraz z ich wymiarem;
  • wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy;
  • czas pracy pracownika młodocianego przy pracach, których nie mogą wykonywać, ale ich odbycie jest możliwe, w przypadku odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
• wnioski pracownika, w których skład wchodzą wnioski o:
  • udzielenie zwolnienie z pracy w celu załatwienia spraw osobistych pracownika;
  • zwolnienie od pracy w przypadku wychowywania co najmniej jednego dziecka, które nie ukończyło 14 lat;
  • ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy dla danego pracownika;
  • ustalenie skróconego tygodnia pracy;
  • ustalenie indywidualnego systemu czasu pracy;
  • stosowanie rozkładu czasu pracy, w którym to pracownik ustala godzinę rozpoczęcia pracy;
  • stosowanie rozkładu pracy, w którym godziny rozpoczęcia pracy są różne w poszczególne dni pracy;
• dokumentacja związana z:
  • ustaleniem innego dnia wolnego od pracy, w zamian za wykonywanie pracy, w dzień, który jest przewidziany jako dzień wolny;
  • zastosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy pracownika;
  • podejmowaniem pracy w godzinach nadliczbowych i dyspozycyjnością do podjęcia pracy poza podstawowym czasem pracy.
• zgody na:
  • delegowanie pracownika w ciąży na zatrudnienie w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza miejsce pracy;
  • wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, a także na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy dla pracowników wychowujących dziecko, które nie ukończyło 4 roku życia.

Karta pracy w modelu pracy na odległość

W wyniku zmian obserwowanych na przestrzeni lat w otoczeniu technologicznym, kulturowym i biznesowym w wielu przedsiębiorstwach coraz częściej obserwuje się wprowadzenie pracy zdalnej, opartej na mobilności i współpracy. Zastosowanie kart pracy w modelu pracy zdalnej jest dużym ułatwieniem w prowadzeniu ewidencji czasu pracy i jego rozliczania. Jest to dokument, który ma za zadanie rejestrowanie czasu pracy pracownika. Dobór parametrów pozwala rejestrować spóźnienia, czas pracy, liczbę nadgodzin, a także terminowość wykonywanych prac. Karta pracy pozwala na dokładną ewidencję czasu pracy i dostarcza rzetelnych informacji o pracy wykonanej przez pracownika poza siedzibą przedsiębiorstwa, dzięki czemu umożliwia rozliczenie pracownika i pomaga w ustaleniu jego wynagrodzenia (M. Trziszka 2015, s. 431-435).

Bibliografia

• Hadryś D., Szeptuch A., Zwolińska D., Krieser W., Puchała M., Łempiński T., Światowski M., (2018) System SMART ID CARD do bezobsługowej rejestracji czasu pracy, kontroli dostępu oraz monitorowania bezpieczeństwa i wydajności pracy, "Zeszyty Naukowe Wyższej Szkoły Zarządzani Ochroną Pracy w Katowicach", nr 1(14)/2018, Katowice
• Jaroszewska-Ignatowska I., (2020), Czas pracy w praktyce. Rozwiązania dotyczące czasu pracy związane z COVID-19, Wolters Kluwer, Warszawa
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. W sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz. U. z 2018 r. poz. 2369
• Trziszka M., (2015), Karta pracy w modelu teleworkingu, "Nierówności Społeczne a Wzrost Gospodarczy", nr 42 (2/2015), Poznań
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141 z poźn. zm.

Autor: Joanna Wilkosz

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.