Nota debetowa

Nota debetowa — dokument sporządzany przez osoby pracujące w dziale zakupowym. Nota zawiera takie informacje jak data zwrotu, nazwę dostawcy, któremu towar zostaje zwrócony, dane dotyczące zwracanego towaru oraz powody jego zwrotu. Każdy dokument posiada swój własny numer seryjny.

Nota debetowa jest używana jako dokument źródłowy do ewidencjonowania w Księdze Zwrotów Zakupu.

Przygotowywana do obciążenia konta dostawcy.

Działanie Noty Debetowej

W przypadku zwrócenia sprzedawcy określonej części towaru wartość zwracanego towaru nie zostanie mu wypłacona lub technicznie rzecz ujmując, rachunek sprzedawcy zostanie obciążony wartością zwróconego mu towaru. W takim przypadku kupujący wystawia „Notę debetową” sprzedawcy, co oznacza, że konto sprzedawcy jest obciążane wartością zwróconych mu towarów. Sprzedający po otrzymaniu zwróconego mu towaru oraz załączonej noty obciążeniowej przesyła kupującemu notę kredytową, co będzie oznaczać, że sprzedający zaksięgował na koncie kupującego wartość zwróconego mu towaru.

Nota debetowa może zostać wysłana przez sprzedającego do kupującego również w przypadku, gdy suma faktury jest mniejsza niż powinna, jeśli cena niektórych towarów nie została uwzględniona przez pomyłkę lub cena została obliczona po niższych stawkach. We wszystkich tych przypadkach sprzedawca obciąża kupującego kwotą przekraczającą wartość faktury, więc powinien wysłać notę debetową do kupującego, który w zamian wyśle notę kredytową do sprzedawcy.

Księga Zwrotów Zakupu

Transakcje towarów zwróconych dostawcy (zwroty wychodzące) są rejestrowane w Księdze Zwrotów Zakupu. Towar można zwrócić w następujących sytuacjach:

1. gdy dostawca nie wysłał towarów lub materiałów na czas,
2. materiał dostarczony przez dostawcę nie odpowiada ustalonej przez firmę jakości lub ilości,
3. kiedy występuje różnica w cenie,
4. gdy towar jest uszkodzony.

Różnica między notą debetową a notą kredytową

Pod względem znaczenia:

1. Nota debetowa to notka wysyłana do dostawcy/sprzedawcy w celu poinformowania, że jego konto zostało obciążone.
2. Nota kredytowa to notka wysyłana do klienta z informacją, że ich konto zostało zasilone.

Pod względem detali:

1. Nota debetowa zawiera szczegółowe informacje, dlaczego dostawca został obciążony oraz kwotę omawianego debetu.
2. Nota kredytowa zawiera informacje, dlaczego klientowi przyznano kredyt oraz kwotę kredytu.

Pod względem odpowiedzialności:

1. Nota debetowa wymaga potwierdzenia od odbiorcy (sprzedawcy) poprzez wystawienie noty kredytowej.
2. Nota kredytowa wymaga potwierdzenia od odbiorcy.

Pod względem powodu wystawienia:

1. Nota debetowa wysyłana jest przez klienta po zwrocie zakupów i/lub po ich przeliczeniu, lub jest wystawiana przez sprzedawcę gdy klient został obciążony zaniżoną kwotą.
2. Nota kredytowa wysyłana jest przez sprzedawcę gdy sprzedaż została zwrócona i/lub przekroczyła limit obciążenia klienta, lub wysyłana przez klienta w przypadku zaniżenia opłaty.

Pod względem wywołanego efektu:

1. Nota debetowa wywołuje pomniejszenie salda na koncie wierzyciela.
2. Nota kredytowa wywołuje pomniejszenie salda na koncie dłużnika.

Bibliografia

• Sekhar C., (2020), Finance and accounting: An ultimate book of Accounting basics and Financial management. Financial analysis have done through latest financial statements of a leading manufacturing company FYE DEC 2019, Chandra Sekhar, s. 16,
• Siddiqui A.S., (2011), Comprehensive Accountancy XI, Laxmi Publications, s. 156,
• Tulsian P.C., Tulsian B., (2020), Tulsian’s Principles and Practice of Accounting With Quick Revision Book For CA Foundation Course (New Syllabus). 5th Edition. For Paper 1, McGraw-Hill Education, s. 11.9-11.10,
• VK Global Publications Pvt Ltd, (2021), Accountancy Class for 11 -CBSE - Examination (2021-2022), VK Global Publications Pvt Ltd, s. 6.5 - 6.6.