Instrukcja archiwalna

Instrukcja archiwalna
Polecane artykuły	Archiwum zakładowe Dokumenty magazynowe Kontrola finansowa Instrukcja kancelaryjna Kontrola obiegu dokumentów księgowych Dokumentowanie systemu zarządzania Regulamin organizacyjny Badanie sprawozdania finansowego Dokumentacja organizacyjna

Instrukcja archiwalna – akt normatywny, określający organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego, a także szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją tam przechowywaną tj. wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz zawartych w niej informacji (z wyjątkiem sytuacji, w których zastosowanie mają przepisy szczególne).

Zakres instrukcji archiwalnej

Zakładowa instrukcja archiwalna reguluje m.in. wytyczne odnośnie:

• systemu oraz obszaru działań składnicy/archiwum akt,
• pomieszczenia oraz jego wyposażenia, w którym znajduje się składnica/archiwum akt,
• personelu odpowiedzialnego za archiwizację dokumentów oraz jego obowiązki,
• sposobu obiegu dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi w danym przedsiębiorstwie a składnicą/archiwum akt (przyjmowanie dokumentów do składnicy/archiwum akt oraz udostępnianie dokumentów ze składnicy/archiwum akt),
• ewidencjonowania, dekretowania (oznakowania) oraz przechowywania dokumentów w składnicy/archiwum akt,
• systemu wycofywania dokumentów ze stanu składnicy/archiwum akt oraz niszczenia tych materiałów źródłowych,
• systemu kontroli składnicy/archiwum akt,
• systemu inwentaryzacji dokumentów znajdujących się w składnicy/archiwum akt, jak również sposobu uzupełniania braków w tej dokumentacji,
• sposobu postępowania z dokumentami ze składnicy/archiwum akt w sytuacji likwidacji lub reorganizacji przedsiębiorstwa (podział lub połączenie z inną/innymi jednostkami organizacyjnymi).

Klasyfikacja archiwalna

Kategoria archiwalna informuje nas o wartości danego dokumentu oraz o okresie jego przechowywania. W każdej zakładowej instrukcji archiwalnej jest opisany system przechowywania dokumentów z składnicy/archiwum akt. Wyróżniamy trzy kategorie archiwalne:

1. Kategoria "A" - tę kategorię dostają dokumenty o wartości historycznej i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt wieczyście. Dokumenty, które podlegają tej kategorii archiwalnej to materiały źródłowe związane np.: z założeniem danej jednostki organizacyjnej, z jej zmianami oraz z jej organami zarządzającymi.
2. Kategoria "B" - tę kategorię otrzymują dokumenty o wartości użytkowej dla danego przedsiębiorstwa i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt w zależności od tego jaka liczba widnieje po literze "B". Liczba ta oznacza długość archiwizowania dokumentów w składnicy/archiwum akt i jest liczona w latach. Dokumentacja, która podlega tej kategorii archiwalnej to np.:
   - akta osobowe pracownika - "B50" (50 lat),
   - dokumentacja techniczna - "B20" (20 lat),
   - księgi rachunkowe - "B5" (5 lat),
   - dokumenty o małej wartości "B1" (1 rok).
3. Kategoria "BC" - tę kategorię otrzymują dokumenty o bardzo małej wartości (dokumenty, które straciły swoją wartość po ich wykorzystaniu) i nie są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Materiały źródłowe z tą kategorią są przechowywane w składnicy/archiwum akt najczęściej do końca roku obrotowego. Po zakończeniu danego roku rozliczeniowego, dokumenty te są niszczone lub oddawane na makulaturę. Do dokumentacji o kategorii "BC" należą m.in.: foldery reklamowe, katalogi, ulotki, zaproszenia, vouchery, zawiadomienia, bony itp.

Bibliografia

• Bednarek J. (2017) Archiwalny System Informacyjny Instytutu Pamięci Narodowej – struktura i funkcjonowanie "Oddział Instytutu Pamięci Narodowej w Łodzi"
• Drzewiecka D., Jabłońska M. (2016) Archiwa przejściowe i zbiorcze w Polsce. Organizacja i funkcjonowanie "Archiwa-Kancelarie-Zbiory", nr 8 (10)/2017
• Ryszewski B. (1991) Archiwa i archiwalia prywatne w archiwistyce polskiej - stan badań i postulaty badawcze "Historia XXV - Nauki humanistyczno-społeczne", Zeszyt nr 236
• Witek E.J. (2011) Technika biurowa, pracownia ekonomiczna cz.1, Wydawnictwo eMPI2, Poznań, s. 138-139
• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217)
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591)

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.

Autor: Katarzyna Wojnar