Instrukcja archiwalna: Różnice pomiędzy wersjami
m (Infobox update) |
|||
(Nie pokazano 13 wersji utworzonych przez 4 użytkowników) | |||
Linia 1: | Linia 1: | ||
− | {{ | + | {{infobox4 |
− | | | + | |list1= |
− | + | <ul> | |
− | <li>[[ | + | <li>[[Archiwum zakładowe]]</li> |
− | <li>[[Instrukcja]] | + | <li>[[Dokumenty magazynowe]]</li> |
+ | <li>[[Kontrola finansowa]]</li> | ||
+ | <li>[[Instrukcja kancelaryjna]]</li> | ||
+ | <li>[[Kontrola obiegu dokumentów księgowych]]</li> | ||
+ | <li>[[Dokumentowanie systemu zarządzania]]</li> | ||
+ | <li>[[Regulamin organizacyjny]]</li> | ||
+ | <li>[[Badanie sprawozdania finansowego]]</li> | ||
+ | <li>[[Dokumentacja organizacyjna]]</li> | ||
</ul> | </ul> | ||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
− | |||
}} | }} | ||
+ | |||
'''Instrukcja archiwalna''' – akt normatywny, określający organizację, zadania i zakres działania [[archiwum zakładowe|archiwum zakładowego]], a także szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją tam przechowywaną tj. wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz zawartych w niej informacji (z wyjątkiem sytuacji, w których zastosowanie mają przepisy szczególne). | '''Instrukcja archiwalna''' – akt normatywny, określający organizację, zadania i zakres działania [[archiwum zakładowe|archiwum zakładowego]], a także szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją tam przechowywaną tj. wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz zawartych w niej informacji (z wyjątkiem sytuacji, w których zastosowanie mają przepisy szczególne). | ||
Linia 29: | Linia 28: | ||
* systemu inwentaryzacji dokumentów znajdujących się w składnicy/archiwum akt, jak również sposobu uzupełniania braków w tej dokumentacji, | * systemu inwentaryzacji dokumentów znajdujących się w składnicy/archiwum akt, jak również sposobu uzupełniania braków w tej dokumentacji, | ||
* sposobu postępowania z dokumentami ze składnicy/archiwum akt w sytuacji likwidacji lub reorganizacji przedsiębiorstwa (podział lub połączenie z inną/innymi jednostkami organizacyjnymi). <ref> [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180000217/U/D20180217Lj.pdf ''Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach''] </ref> | * sposobu postępowania z dokumentami ze składnicy/archiwum akt w sytuacji likwidacji lub reorganizacji przedsiębiorstwa (podział lub połączenie z inną/innymi jednostkami organizacyjnymi). <ref> [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180000217/U/D20180217Lj.pdf ''Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach''] </ref> | ||
+ | <google>t</google> | ||
− | == | + | ==Klasyfikacja archiwalna== |
+ | Kategoria archiwalna informuje nas o wartości danego dokumentu oraz o okresie jego przechowywania. W każdej zakładowej instrukcji archiwalnej jest opisany system przechowywania dokumentów z składnicy/archiwum akt. Wyróżniamy trzy kategorie archiwalne: | ||
+ | # '''Kategoria "A"''' - tę kategorię dostają dokumenty o wartości historycznej i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt wieczyście. Dokumenty, które podlegają tej kategorii archiwalnej to materiały źródłowe związane np.: z założeniem danej jednostki organizacyjnej, z jej zmianami oraz z jej organami zarządzającymi. | ||
+ | # '''Kategoria "B"''' - tę kategorię otrzymują dokumenty o wartości użytkowej dla danego przedsiębiorstwa i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt w zależności od tego jaka liczba widnieje po literze "B". Liczba ta oznacza długość archiwizowania dokumentów w składnicy/archiwum akt i jest liczona w latach. Dokumentacja, która podlega tej kategorii archiwalnej to np.: <br> - akta osobowe pracownika - "B50" (50 lat), <br> - dokumentacja techniczna - "B20" (20 lat), <br> - księgi rachunkowe - "B5" (5 lat), <ref> [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19941210591/U/D19940591Lj.pdf ''Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości''] </ref> <br> - dokumenty o małej wartości "B1" (1 rok). | ||
+ | # '''Kategoria "BC"''' - tę kategorię otrzymują dokumenty o bardzo małej wartości (dokumenty, które straciły swoją wartość po ich wykorzystaniu) i nie są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Materiały źródłowe z tą kategorią są przechowywane w składnicy/archiwum akt najczęściej do końca roku obrotowego. Po zakończeniu danego roku rozliczeniowego, dokumenty te są niszczone lub oddawane na makulaturę. Do dokumentacji o kategorii "BC" należą m.in.: foldery reklamowe, katalogi, ulotki, zaproszenia, vouchery, zawiadomienia, bony itp. <ref> E.J. Witek 2011, s. 138-139 </ref> | ||
==Przypisy== | ==Przypisy== | ||
− | |||
− | |||
<references /> | <references /> | ||
==Bibliografia== | ==Bibliografia== | ||
+ | * Bednarek J. (2017) [https://depot.ceon.pl/bitstream/handle/123456789/14969/Bednarek_Archiwalny%20System%20Informacyjny.pdf?sequence=1 ''Archiwalny System Informacyjny Instytutu Pamięci Narodowej – struktura i funkcjonowanie''] "Oddział Instytutu Pamięci Narodowej w Łodzi" | ||
* Drzewiecka D., Jabłońska M. (2016) [http://apcz.umk.pl/czasopisma/index.php/AKZ/article/viewFile/13563/13609 ''Archiwa przejściowe i zbiorcze w Polsce. Organizacja i funkcjonowanie''] "Archiwa-Kancelarie-Zbiory", nr 8 (10)/2017 | * Drzewiecka D., Jabłońska M. (2016) [http://apcz.umk.pl/czasopisma/index.php/AKZ/article/viewFile/13563/13609 ''Archiwa przejściowe i zbiorcze w Polsce. Organizacja i funkcjonowanie''] "Archiwa-Kancelarie-Zbiory", nr 8 (10)/2017 | ||
+ | * Ryszewski B. (1991) [http://bazhum.muzhp.pl/media/files/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia-r1991-t25_(236)/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia-r1991-t25_(236)-s21-39/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia-r1991-t25_(236)-s21-39.pdf ''Archiwa i archiwalia prywatne w archiwistyce polskiej - stan badań i postulaty badawcze''] "Historia XXV - Nauki humanistyczno-społeczne", Zeszyt nr 236 | ||
+ | * Witek E.J. (2011) ''Technika biurowa, pracownia ekonomiczna cz.1'', Wydawnictwo eMPI2, Poznań, s. 138-139 | ||
* [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180000217/U/D20180217Lj.pdf ''Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217)''] | * [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180000217/U/D20180217Lj.pdf ''Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217)''] | ||
* [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19941210591/U/D19940591Lj.pdf ''Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591)''] | * [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19941210591/U/D19940591Lj.pdf ''Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591)''] | ||
Linia 45: | Linia 50: | ||
{{a|Katarzyna Wojnar}} | {{a|Katarzyna Wojnar}} | ||
− | [[Kategoria: | + | [[Kategoria:Zarządzanie informacjami]] |
Aktualna wersja na dzień 18:58, 8 sty 2019
Instrukcja archiwalna | |
---|---|
Polecane artykuły |
Instrukcja archiwalna – akt normatywny, określający organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego, a także szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją tam przechowywaną tj. wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz zawartych w niej informacji (z wyjątkiem sytuacji, w których zastosowanie mają przepisy szczególne).
Zakres instrukcji archiwalnej
Zakładowa instrukcja archiwalna reguluje m.in. wytyczne odnośnie:
- systemu oraz obszaru działań składnicy/archiwum akt,
- pomieszczenia oraz jego wyposażenia, w którym znajduje się składnica/archiwum akt,
- personelu odpowiedzialnego za archiwizację dokumentów oraz jego obowiązki,
- sposobu obiegu dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi w danym przedsiębiorstwie a składnicą/archiwum akt (przyjmowanie dokumentów do składnicy/archiwum akt oraz udostępnianie dokumentów ze składnicy/archiwum akt),
- ewidencjonowania, dekretowania (oznakowania) oraz przechowywania dokumentów w składnicy/archiwum akt,
- systemu wycofywania dokumentów ze stanu składnicy/archiwum akt oraz niszczenia tych materiałów źródłowych,
- systemu kontroli składnicy/archiwum akt,
- systemu inwentaryzacji dokumentów znajdujących się w składnicy/archiwum akt, jak również sposobu uzupełniania braków w tej dokumentacji,
- sposobu postępowania z dokumentami ze składnicy/archiwum akt w sytuacji likwidacji lub reorganizacji przedsiębiorstwa (podział lub połączenie z inną/innymi jednostkami organizacyjnymi). [1]
Klasyfikacja archiwalna
Kategoria archiwalna informuje nas o wartości danego dokumentu oraz o okresie jego przechowywania. W każdej zakładowej instrukcji archiwalnej jest opisany system przechowywania dokumentów z składnicy/archiwum akt. Wyróżniamy trzy kategorie archiwalne:
- Kategoria "A" - tę kategorię dostają dokumenty o wartości historycznej i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt wieczyście. Dokumenty, które podlegają tej kategorii archiwalnej to materiały źródłowe związane np.: z założeniem danej jednostki organizacyjnej, z jej zmianami oraz z jej organami zarządzającymi.
- Kategoria "B" - tę kategorię otrzymują dokumenty o wartości użytkowej dla danego przedsiębiorstwa i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt w zależności od tego jaka liczba widnieje po literze "B". Liczba ta oznacza długość archiwizowania dokumentów w składnicy/archiwum akt i jest liczona w latach. Dokumentacja, która podlega tej kategorii archiwalnej to np.:
- akta osobowe pracownika - "B50" (50 lat),
- dokumentacja techniczna - "B20" (20 lat),
- księgi rachunkowe - "B5" (5 lat), [2]
- dokumenty o małej wartości "B1" (1 rok). - Kategoria "BC" - tę kategorię otrzymują dokumenty o bardzo małej wartości (dokumenty, które straciły swoją wartość po ich wykorzystaniu) i nie są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Materiały źródłowe z tą kategorią są przechowywane w składnicy/archiwum akt najczęściej do końca roku obrotowego. Po zakończeniu danego roku rozliczeniowego, dokumenty te są niszczone lub oddawane na makulaturę. Do dokumentacji o kategorii "BC" należą m.in.: foldery reklamowe, katalogi, ulotki, zaproszenia, vouchery, zawiadomienia, bony itp. [3]
Przypisy
- ↑ Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- ↑ Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
- ↑ E.J. Witek 2011, s. 138-139
Bibliografia
- Bednarek J. (2017) Archiwalny System Informacyjny Instytutu Pamięci Narodowej – struktura i funkcjonowanie "Oddział Instytutu Pamięci Narodowej w Łodzi"
- Drzewiecka D., Jabłońska M. (2016) Archiwa przejściowe i zbiorcze w Polsce. Organizacja i funkcjonowanie "Archiwa-Kancelarie-Zbiory", nr 8 (10)/2017
- Ryszewski B. (1991) Archiwa i archiwalia prywatne w archiwistyce polskiej - stan badań i postulaty badawcze "Historia XXV - Nauki humanistyczno-społeczne", Zeszyt nr 236
- Witek E.J. (2011) Technika biurowa, pracownia ekonomiczna cz.1, Wydawnictwo eMPI2, Poznań, s. 138-139
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217)
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591)
![]() |
Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu. |
Autor: Katarzyna Wojnar