Nota debetowa

Nota debetowa — dokument sporządzany przez osoby pracujące w dziale zakupowym. Nota zawiera takie informacje jak data zwrotu, nazwę dostawcy, któremu towar zostaje zwrócony, dane dotyczące zwracanego towaru oraz powody jego zwrotu. Każdy dokument posiada swój własny numer seryjny.

Nota debetowa jest używana jako dokument źródłowy do ewidencjonowania w Księdze Zwrotów Zakupu.

Przygotowywana do obciążenia konta dostawcy.

Jak działa nota debetowa

Nota debetowa, nazywana również jako debit memo, używana jest zwykle w transakcjach między poszczególnymi przedsiębiorcami. Transakcje te najczęściej wiążą się ze zwiększeniem kredytu na koncie dostawcy, co oznacza, że sprzedawca wysyła przesyłkę towaru do firmy przed zapłaceniem kosztu kupującemu. Nota debetowa informuje kupującego, że sprzedawca obciążył jego konto. Chociaż realne towary zmieniają właścicieli, pieniądze nie są przekazywane, dopóki nie zostanie wystawiona faktyczna faktura. Obciążenia i kredyty są zamiast tego rejestrowane w systemie księgowym w celu śledzenia wysłanych zapasów i należnych płatności.

Noty debetowe różnią się od faktur tym, że zazwyczaj sformułowane są jako listy i mogą nie wymagać natychmiastowej płatności. Służy ona do poinformowania kupującego o zbliżających się zobowiązaniach dłużnych na podstawie kwot, które nie zostały jeszcze oficjalnie zafakturowane.

Różnica między notą debetową a notą kredytową

Pod względem znaczenia:

1. Nota debetowa to notka wysyłana do dostawcy/sprzedawcy w celu poinformowania, że jego konto zostało obciążone.
2. Nota kredytowa to notka wysyłana do klienta z informacją, że ich konto zostało zasilone.

Pod względem detali:

1. Nota debetowa zawiera szczegółowe informacje, dlaczego dostawca został obciążony oraz kwotę omawianego debetu.
2. Nota kredytowa zawiera informacje, dlaczego klientowi przyznano kredyt oraz kwotę kredytu.

Pod względem odpowiedzialności:

1. Nota debetowa wymaga potwierdzenia od odbiorcy (sprzedawcy) poprzez wystawienie noty kredytowej.
2. Nota kredytowa wymaga potwierdzenia od odbiorcy.

Pod względem powodu wystawienia:

1. Nota debetowa wysyłana jest przez klienta po zwrocie zakupów i/lub po ich przeliczeniu, lub jest wystawiana przez sprzedawcę gdy klient został obciążony zaniżoną kwotą.
2. Nota kredytowa wysyłana jest przez sprzedawcę gdy sprzedaż została zwrócona i/lub przekroczyła limit obciążenia klienta, lub wysyłana przez klienta w przypadku zaniżenia opłaty.

Pod względem wywołanego efektu:

1. Nota debetowa wywołuje pomniejszenie salda na koncie wierzyciela.
2. Nota kredytowa wywołuje pomniejszenie salda na koncie dłużnika.

Bibliografia

• Staff, Investopedia (2011-06-07). "Debit Note". Investopedia. Retrieved 2017-09-15
• Tulsian P.C., Tulsian B., (2020), Tulsian’s Principles and Practice of Accounting With Quick Revision Book For CA Foundation Course (New Syllabus). 5th Edition. For Paper 1, McGraw-Hill Education, s. 11.9-11.10,
• VK Global Publications Pvt Ltd, (2021), Accountancy Class for 11 -CBSE - Examination (2021-2022), VK Global Publications Pvt Ltd, s. 6.5 - 6.6