Plan awaryjny

Plan awaryjny to plan opracowany z myślą o wyniku innym niż w zwykłym (oczekiwanym) planie. Jest on często stosowany w zarządzaniu ryzykiem w przypadku wyjątkowego zagrożenia, które - choć mało prawdopodobne - miałoby katastrofalne skutki. To sposób postępowania mający pomóc organizacji w skutecznym reagowaniu na istotne przyszłe zdarzenie lub sytuację, która może, ale nie musi się wydarzyć. Plan awaryjny jest czasem określany mianem "planu B", ponieważ może być również wykorzystywany jako alternatywa działania w przypadku, gdy oczekiwane rezultaty nie zostaną osiągnięte. Planowanie awaryjne jest elementem ciągłości działania, odzyskiwania danych po awarii oraz zarządzania ryzykiem. Dobry plan awaryjny może uchronić firmę przed "upadkiem" w przypadku wystąpienia nieoczekiwanych zdarzeń, dlatego tak ważne jest, aby był on dostosowany do potrzeb (K. Jajuga, 2007).

Kluczowe elementy

Do kluczowych elementów, które powinien zawierać plan awaryjny można zaliczyć (A. Koniniuk, J. Nazarko, 2014), (J. Penc, 2008):

• Scenariusze

Należy odwołać się do oceny ryzyka i wykresów wpływu/prawdopodobieństwa i wybrać najbardziej szkodliwe lub najbardziej prawdopodobne scenariusze, które będą uwzględnione w planie. Następnie należy opracować algorytmy działania dotyczące każdego z uwzględnionych przypadków. Należy dążyć do uwzględnienia szerokiego zakresu scenariuszy - na przykład cyberataków, przedłużających się nieobecności pracowników, awarii systemów informatycznych, utraty dostawców, poważnych przerw w dostawie prądu lub problemów strukturalnych w siedzibie firmy

• Czynniki wyzwalające

Należy sprecyzować, co dokładnie spowoduje uruchomienie planu awaryjnego. Jedno zdarzenie może mieć wiele czynników wyzwalających, z których każdy uruchamia inną część planu. Jeśli plan awaryjny dotyczy obfitych opadów śniegu, trzeba konkretnie określić, czy będzie on wdrażany przez ostrzeżenie o trudnych warunkach pogodowych, czy tylko przez faktyczne opady śniegu.

• Reakcja

Należy zamieścić krótki opis strategii, jaka będzie stosowana w odpowiedzi na zdarzenie. Stanowi to kontekst dla działań, które podejmą pracownicy podczas realizowania planu B.

• Informowanie odpowiednich podmiotów

Należy zidentyfikować osoby, które muszą wiedzieć o tym, co się stało. Mogą to być pracownicy, dostawcy, klienci, odpowiednie władze i szeroka opinia publiczna.

• Oś czasu

Należy określić, co trzeba zrobić w ciągu pierwszej godziny, dnia i tygodnia od wdrożenia planu. Należy również podać szczegóły dotyczące tego, kiedy można oczekiwać wznowienia normalnej działalności i co będzie sygnałem, że organizacja jest na to gotowa.

• Kluczowy zakres odpowiedzialności

Należy określić, kto jest odpowiedzialny za każdy element planu, kto będzie odpowiadał za poszczególne etapy i czego oczekuje się od tych osób. Przydatnymi narzędziami są tu Macierz Przypisania Odpowiedzialności oraz Model RACI.