Rezerwa operacyjna (contingency)

Rezerwa operacyjna (contingency) są to środki w projekcie, które są przeznaczane na nieprzewidziane wydatki. Kwota środków dodanych do szacunkowego kosztu podstawowego, która powstała w celu pokrycia niepewności szacunku i narażona na ryzyko niepowodzenia projektu. Zwykle rezerwa jest szacowana na podstawie technik zarządzania ryzykiem. Uwzględnienie nieprzewidzianych okoliczności w całkowitych kosztach projektu umożliwia zespołowi projektowemu przejrzystość i zmniejszenie tendencji do nieprzewidzianych zdarzeń. Ponadto uwzględnienie sytuacji awaryjnych pozwala na uniknięcie potencjalnych kompromisów w harmonogramie (Baccarini D. s.105-106).

Kwota środków lub czasu potrzebna do zmniejszenia ryzyka niepowodzenia celów projektowych do poziomu akceptowanego przez organizację, stanowi ona rezerwę środków przeznaczonych na realizację projektu (PMI 2000, s.199).
Rezerwa na nieprzewidziane wydatki jest uwzględniona w linii kosztów bazowych projektu:
Plan kosztów= kosztorys projektu+ rezerwa na nieprzewidziane wydatki

Metody oszacowania rezerwy operacyjnej

Podstawą do tworzenia rezerwy na nieprzewidziane wydatki to rejestr ryzyka i technika analizy ilościowej wykorzystywana do obliczenia kosztów ryzyka. W praktyce metody deterministyczne są najłatwiejszym rozwiązaniem i najbardziej popularnym w tworzeniu rezerwy operacyjnej. Kwota nie jest liczbą losową, a dokładnie oszacowana w zależności od metody zarządzania ryzykiem (Shrivastava N. (2014)):

Metoda deterministyczna

polega ona na określeniu procentu nieprzewidzianych kosztów w stosunku do kosztów projektu, a następnie zastosować procent do kosztów, w ten sposób poznamy wielkość rezerw. Najczęściej wybór tej metody tyczy się małych i mało skomplikowanych projektów.

Procent kosztu projektu- małe i średnie organizację wykorzystują tą technikę w małych i średnich projektach, oszczędza pieniądze i zasoby. Bierzemy tutaj pod uwagę procent kosztów projektu, który przeciętnie wynosi od 3% do 10% (opiera się na ryzyku projektowym).

Metoda probabilistyczna

opiera się na modelowym szacowaniu kosztów przy użyciu rozkładów statystycznych, w ten sposób określa się kwotę rezerw na poziomie pewności w realizacji i doświadczeniu właściciela

Analiza drzewa decyzyjnego - jest to technika ilościowa analizy rezerw, pomaga wybrać najlepszą z możliwych. Polega ona na określeniu wartości pieniężnej każdego wydarzenia i wybierasz najlepsze rozwiązanie.

Oczekiwana wartość pieniężna(EMV) - to metoda statystyczna stosowana do określenia ryzyka i obliczeniu rezerwy na nieprzewidziane wydatki. Stosuje się ją dla projektów przy wysokich i średnich kosztach, dla których stawka jest za wysoka, aby ryzykować niepowodzeniem przedsięwzięcia.
Oczekiwana wartość pieniężna (EMV) = prawdopodobieństwo* wpływ
Następnie należy dodać wszystkie czynniki EMV, spośród wszystkich zidentyfikowanych zagrożeń.

Nie wszystkie zagrożenia mogą się wydarzyć, jednak każda z nich jest ważne przy obliczeniu EMV. Ryzyko tych mniej prawdopodobnych wydarzeń pomoże pokryć te, które na pewno mogą się wydarzyć. Koncepcja ta sprawdzi się, gdy istnieje wiele ryzyk, im więcej zostanie zidentyfikowanych tym lepiej, dokładniej obliczymy rozkład rezerw.

Symulacja Monte Carlo- to technika, która daje możliwości wyników i prawdopodobieństwa dowolnego wyboru działania, aby użyć tej techniki należy mieć oszacowany czas trwania każdego działania.

Metoda oceny eksperckiej

osoba doświadczona na stanowisku zarządzania ryzykiem określa kwotę wymaganych funduszy awaryjnych, określoną w procencie awaryjności projektu. Eksperci biorą pod uwagę konkretną ścieżkę dla danego projektu i określają procent nieprzewidzialnych zdarzeń, jednak nie jest to formalna i kompleksowa analiza ryzyka. Metoda ta nie zapewni odpowiedniego poziomu ufności oszacowanego zdarzenia awaryjnego.

Metoda wartości oczekiwanej

Do oszacowania tej metody potrzebny jest koszt niespodziewanego wydarzenia oraz prawdpodobieństwo że zdarzenie faktycznie nastąpi. Następnym krokiem jest oszacowanie rezerwy czyli pomnożenie prawdopodobieństwa przez wynikający z niego koszt. Skuteczne uwzględnienie wpływu ryzyk na projekt często jest trudne do określenia.

Zalety wykorzystywania rezerwy operacyjnej

Do zalet stosowania rezerwy operacyjnej zaliczamy:

• Lepsze zarządzanie ryzykiem w projekcie sprzyja sprostaniu nieoczekiwanym przyszłym wydatkom, a tym samym zachowana zostanie ciągłość cyklu finansowego
• Zarządzanie kosztami i lepsze planowanie budżetu- kwota, którą odkładamy na nieprzewidziane wydatki, pozwala lepiej zarządzać kosztami, stąd wniosek, że projekt nie przekroczy faktycznej kwoty kosztów
• Kopia zapasowa wystarczającej ilości zasobów- tworzy kopię zasobów mamy pewność, że przy niedoborze zasobów można ją szybko przykrócić z zasobów kopii zapasowej

Bibliografia

• Baccarini D. (2004), Estimating project cost contingency - model and exploration of reserach questions, Heriot-Watt University, Edinburgh
• Nowak E. Nieplowicz M. (2013), Rachunkowość a controlling, Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu, Wrocław
• PMI [Project Management Institute] (2000), A guide to the project management body of knowledge. Upper Darby PA: PMI
• Shrivastava N. (2014), A Model to Develop and Use Risk Contingency Reserve, PMI Global Congress Proceedings, Phoenix
• Żmigrodzki M. (2015), Zarządzanie projektem małymi kroczkami, Warszawa

Autor: Natalia Woźniczka