Pracownik administracyjny

Pracownik administracyjny (często określany jako pracownik biurowy) – osoba w firmie, która zajmuje się koordynacją, zarządzaniem i organizacją codziennej pracy biura. Wykonuje bardzo szeroki zakres działań. Głównie, musi on dbać o prawidłowy obieg pism i dokumentów, a także zajmować się ich segregacją i archiwizacją. W zależności od firmy, zakres obowiązków pracownika administracyjnego może się nieznacznie różnić. Jednak, tak szeroki zakres obowiązków wymaga odpowiedzialności, skrupulatności i dobrej organizacji czasu. W każdy dzień mierzy on się z nowymi wyzwaniami. Efektywny pracownik administracyjny w kontakcie z obywatelem musi też być gotowy i zdolny do elastycznego działania. Wraz ze wzrostem doświadczenia pracownik biurowy może awansować na stanowiska specjalisty ds. administracji, Office Manager’a a nawet na kierownika lub dyrektora działu administracyjnego. Ścieżka rozwoju zawodowego zależy głównie od doświadczenia, umiejętności oraz dużej determinacji w dążeniu do wyznaczonego celu.

Obowiązki pracownika administracyjnego

Do zadań pracownika administracyjnego należą:

• Sporządzanie oficjalnych pism (raporty, sprawozdania)
• Stała obsługa sekretariatu
• Prowadzenie rejestru pism, telefonów wychodzących i przychodzących
• Nadzorowanie prawidłowego obiegu dokumentów
• Ewidencjonowanie czasu pracy i zatrudnienia
• Prowadzenie kalendarza spotkań
• Organizowanie delegacji i wyjazdów służbowych
• Przewodzenie korespondencji z partnerami krajowymi i zagranicznymi
• Współpracowanie z biurem rachunkowym (przygotowywanie dokumentów finansowych)
• Dostarczanie niezbędnych narzędzi do pracy w biurze
• Dbanie o e-marketing w przedsiębiorstwie
• Obsługiwanie sprzętów biurowych
• Przygotowywanie ofert dla potencjalnych klientów
• Uzupełnianie baz danych

Wymagane umiejętności

Podejmując pracę na stanowisku pracownika administracyjnego należy posiadać odpowiednie kompetencje. Większość ofert pracy wymaga posiadanie wykształcenia wyższego. Na najlepszej pozycji są osoby, które ukończyły studia na kierunkach administracja, zarządzanie, ekonomia oraz prawo. Jednak wielu pracodawców zatrudnia zainteresowanych już w trakcie studiów. Wymagane jest wtedy ukończenie kursów związanych z administracją. Jeśli chodzi o umiejętności, na powyższym stanowisku obowiązkowa jest znajomość obsługi komputera (pakiet MS Office), urządzeń biurowych a także wiedza na temat tworzenia i analizy oficjalnych pism oraz szeroko rozwinięte zdolności analityczne. Bardzo ważna jest znajomość regulaminu organizacyjnego jednostki w której pracuje, gdyż regulaminy organizacyjne niewątpliwie należą do aktów prawnych regulujących pracę w administracji. Pracownik administracyjny pracujący w międzynarodowych firmach musi odznaczać się też biegłą znajomością języka angielskiego i/lub innego wymaganego w przedsiębiorstwie, ponieważ to on najczęściej ma pierwszy kontakt z klientem. Jest on zobligowany do ciągłego poszerzania wiedzy na temat procesów administracyjnych, księgowych czy logistycznych. Nie może charakteryzować się brakiem umiejętności organizacyjnych, ponieważ wpływa to na funkcjonowanie i płynność zadań w całej firmie. W tym zawodzie bardzo przydatne są kompetencje miękkie. Pracownik administracyjny musi wykazywać się komunikatywnością, pracowitością, sumiennością i odpowiedzialnością. Warto wykazywać się też umiejętnością pracy w zespole, ponieważ nie pracuje sam i bardzo często ma kontakt z współpracownikami a także wcześniej wspominanymi klientami i kontrahentami. Należy mieć również na uwadze fakt, iż w pracy w biurze częstym wymogiem jest odpowiedni dress code. W krajach anglojęzycznych pracowników biurowych określa się mianem „white collar” od noszonego białego kołnierzyka.

Bibliografia

• Cichoń S, Padlowska A. (2016) Zarządzanie personelem w administracji publicznej - koncepcja jakościowa, "Zeszyty Naukowe Politechniki Częstochowskiej", nr 24, s. 212–220
• Ziółkowska A, Gronkiewicz A. (2014) Organizacja pracy biurowej w administracji. Zagadnienia prawne, Forma Studio s.c., Katowice

Autor: Natalia Rokitowska