Bariery w zarządzaniu projektem

Zarządzanie projektami spełnia coraz ważniejszą rolę w organizacji, co istotne projekty występują we wszystkich dziedzinach aktywności: od administracji i gospodarki, aż po kulture i sport. Co za tym idzie stają się coraz bardziej skomplikowane, oraz powstaje coraz więcej barier, które utrudniają przebieg zarządzania projektami i realizację celu. Nie istnieje złoty środek na uniknięcie wszystkich barier, znajomość ich może jednak wspomóc zarządzanie projektem i przygotowanie się na nie. Aby lepiej zrozumieć kwestię barier w projekcie, początkowo opisany zostanie zakres projektu.

trójkąt ograniczeń projektu

Zakres konkretnego projektu wyznaczają:

• Rezultaty,
• Termin,
• Koszt projektu.
  

Można dostrzec, że istnieją silne powiązania pomiędzy tymi czynnikami, a co za tym idzie literatura przedmiotu ukazuje pojęcie „trójkąt ograniczeń projektu”. Pojęcie te ukazuje ramy w których projekt musi być realizowany. Bariery w projektach często wiążą się z przeciwnościami losu lub przekraczaniem danego zakresu.

Podział barier w projektach

Istnieje wiele potencjalnych barier w projektach. Jedne są bardziej zależne od osób działających w projekcie i łatwiej im zapobiec, a inne są mniej widoczne i przewidywalne. Bariery można podzielić na takie w których istotną rolę gra czynnik ludzki, oraz takie w których nie ma on znaczenia.

Bariery z ludzkim czynnikiem:

• Bariery kulturowe,
• Bariery komunikacyjne,
• Bariery pokoleniowe,
• Bariery w wykorzystaniu wiedzy projektowej w organizacjach.
  

Pozostałe bariery:

• Bariery techniczne,
• Bariery ekonomiczne,
• Bariery organizacyjne.

Bariera	Opis	Metody zapobiegania
kulturowa	Występująca w projektach multikulturowych, gdzie zespół projektowy składa się z członków wielu narodowości. Może pojawić się bariera językowa lub odmienne standardy pracy u członków zespołu co znacznie wpłynie na atmosferę, a co za tym idzie pracę w danym projekcie	Poznawanie kultury i zwyczajów odmiennych kultur Szczególny nacisk w organizacji na szerzenie komunikacji międzykulturowej i integrację osób z innych kultur przed rozpoczęciem projektu
komunikacyjna	Może wystąpić w każdym projekcie, gdzie członkowie tworzący projekt nie komunikują się ze sobą i nie słuchają się nawzajem. Może mieć bardzo poważne skutki i wpływać na opóźnienia w projekcie	Wprowadzanie zasad komunikacji Używanie komunikatorów, które ułatwią kontakt w projekcie Regularne spotkania grupy projektowej
pokoleniowa	Pojawiająca sie w projektach, w których działają osoby z różnych grup wiekowych, każde pokolenie charakteryzuje się innym podejściem do pracy, metodami komunikacji, co więcej różne grupy wiekowe mają odmienne doświadczenia. W zespole takim, bardzo ważna jest komunikacja i akceptowanie różnic.	Podkreślanie korzyści jakie mogą płynąć za różnicami pokoleniowymi w projekcie Dbanie o komunikacje Ujednolicenie sposobów komunikowania się
wykorzystania wiedzy	Może wynikać z tzw. organizacyjnej ślepoty, czyli działania na utartych schematach i rutynie. Występuje również w przypadku braku komunikacji między współpracownikami i braku wymiany doświadczeń, wykorzytsanie wiedzy blokuje również podejście "złe, bo nie nasze", gdzyż zamykamy się na konkurencję i na to czego możemy się od nich nauczyć. Co istotne może być ona spowodowana brakiem wsparcia przełożonych i brakiem motyywacji do pracy	Motywowanie pracowników Wspieranie innowacyjnego myślenia i nie zamykania się w schematach Podejmowanie ryzyka związanego z nowatorskim działaniem
techniczna	Związana z koniecznością zastosowania konkretnych (z regóły nowych) rozwiązań, w aspekcie sprzętowym oraz programowym. Występuje często w projektach informatycznych i takich o konieczności stosowania zaawansowanych narzędzi technicznych lub oprogramowań	Przygotowanie w budżecie i planie pracy w projekcie konieczności wprowadzenia nowych rozwiązań
ekonomiczna	Jedna z najczęściej występujących barier. Związana jest ze środkami finansowymi. Z reguły one powodują rezygnacje z niektórch działań, których podjęcie byłoby kluczowe w zarządzaniu projektem. Zaniechanie pewnych działań związany z redukcją kosztów może wpłynąć w dużej mierze negatywnie na cały projekt	Tworzenie dokładnego kosztorysu przed rozpoczęciem działań projektowych Ciągła kontrola kosztów w projekcie
organizacyjna	Związana z problemami w przystosowaniu struktury organizacyjnej firmy oraz procedur działania do działalności projektowej. Bariery w podejściu projektowym w organizacji mogą powodować brak lub niespójne wsparcie kierownictwa najwyższego szczebla i przekonanie, iż podejście projektowe nie jest potrzebne.	Szczególnie istotne jest tutaj zmiana kultury organizacji na sprzyjającą działalności projektowej Dostrzezenie korzyści płynących z działalności projektowej w organizacji

Bibliografia

• Sołtysik M., Wesołowska M. (red.) (2016), "Współczesne trendy w zarządzaniu projektami", Mfiles.pl, Kraków, s. 12
• Liebert F., Trzeciak F. (2016), Bariery Realizowania Projektów Rozwoju Nowychproduktów W Mśp – Część Teoretyczna, "Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej", Nr kol. 1963.
• Czerwonka M. (red.) (2014), "Wkład nauk ekonomicznych w rozwój gospodarki opartej na wiedzy", Oficyna Wydawnicza SGH, Warszawa
• Parys T. (2021), "Bariery wdrożeniowe systemu zintegrowanego klasy ERP i ich postrzeganie przez użytkowników", Wydział Zarządzania - Uniwersytet Warszawski
• Spałek S. (2004) "Krytyczne czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami", Wydawnictwo Politechniki śląskiej, Gliwice
• Bukłaha E., Juchniewicz M. (2019), Kluczowe Wyzwania I Bariery Oraz Trendy W Zarządzaniu Projektami Z Punktu Widzenia Projektów Realizowanych W Polsce, "Przegląd organizacji", nr 3
• Skalik J., Strzelczyk A. (2021) Kluczowe czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami informatycznymi

Autor: Pola Ligaj

.