Funkcje komunikacji

Komunikacja jak powszechnie wiadomo, służy wymianie informacji. Jak trafnie zauważa Józef Ober „komunikowanie się w organizacjach jest powiązane bezpośrednio z podstawowymi funkcjami zarządzania, czyli: planowaniem, organizowaniem, motywowaniem i kontrolą, a menedżerowie realizują owe funkcje zarządzania w znacznym stopniu właśnie poprzez proces komunikacji” (J. Ober 2013, s. 258). Początkowo funkcje komunikowania opisał H. Lasswell, który wyszczególnił trzy funkcje komunikacji: obserwowanie otoczenia, podtrzymywanie relacji oraz przekazywanie dziedzictwa. W latach 60. XX wieku Ch. Wright dodał czwartą funkcję – rozrywkę. Aktualnie komunikowaniu przypisuje się sześć funkcji (B. Dobek-Ostrowska 2006, s. 68):

• Funkcja informacyjna – obserwacja środowiska i pozyskiwanie wiedzy, która pozwala na podejmowanie decyzji
• Funkcja edukacyjna – dzięki komunikacji i przekazywaniu wiedzy, wiary, przekonań rozprzestrzenia się nauka
• Funkcja identyfikacji osobistej – wzmacnia wzory zachowań oraz wartości, pomaga odszukać odrębność każdej istoty
• Funkcja integracyjna – tworzy więź między jednostkami, dzięki tej funkcji panuje ład społeczny
• Funkcja mobilizacyjna – przekazywanie motywacji, najczęściej w procesie propagandowym oraz perswazyjnym
• Funkcja rozrywkowa – odpoczynek, odprężenie, zadowolenie. Funkcja głównie przypisana środkom masowego przekazu, ale dotyczy też spotkań towarzyskich (B. Dobek-Ostrowska 2006, s. 68-69).

Roman Jakobson opisał sześć funkcji komunikowania się (G. Habrajska 2005, s. 92):

• przedstawieniowa – poznawcza, ideacyjna, przekazywanie informacji
• metajęzykowa – opisywanie samego przekazu językowego za pomocą języka
• ekspresywna – emotywna, wyrażenie uczuć i emocji
• impresywna – konatywna, wpływanie na czyjeś przekonanie, zdanie, sądy
• fatyczna – kończenie, podtrzymywanie oraz rozpoczęcie rozmowy
• poetycka – estetyczna, wpływ na doznania estetyczne.

Funkcje komunikacji niewerbalnej

• funkcja informacyjna – podstawowa funkcja komunikacji niewerbalnej, wszystkie sygnały mają znaczenie dla nadawcy i dla odbiorcy. Przekaz niewerbalny uważa się za szczery, gdyż jest nieświadomy i poza kontrolą człowieka. Dzięki temu można uzyskać specyficzne informacje (np. nastawienie czy pewność siebie)
• funkcja definiowania i wspierania przekazów werbalnych – analizowanie związku komunikatów werbalnych i niewerbalnych pozwala na prawidłowe przyjęcie informacji. Niekiedy przekaz niewerbalny może zaprzeczać przekazowi werbalnemu (np. gdy nadawca zaprzecza byciu zdenerwowanym, a jednak jego ton głosu ewidentnie wskazuje na ten stan)
• funkcja wyrażania postaw i emocji – okazywanie emocji jest wiarygodniejsze, gdy dołączamy do nich sygnały niewerbalne, czyli m.in.: dotyk, gesty, mimika, intonacja głosu czy dystans
• funkcja definiowania relacji – ustalenie poziomu relacji oraz wzajemnych stosunków między nadawcą a odbiorcą (dystans, kontakt wzrokowy, pochylenie ciała)
• funkcja kształtowania i kierowania wyrażeniami – pozwala bardzo szybko ocenić osobę na podstawie wieku, ubioru, zachowania czy tempa mówienia (B. Sypniewska 2015, s. 69).

Funkcje komunikacji w organizacji

Wobec uczestników:

• tworzenie więzi społecznych i udoskonalanie ich
• regulowanie poprzez propagowanie wartości i norm
• samodoskonalenie, które pomaga zdobyć i umocnić pewność siebie oraz pozycję społeczną

W grupie lub organizacji:

• kontrolna – informowanie o obowiązkach i zasadach w zakresie społecznej kontroli. Dzięki tej funkcji można kontrolować zachowanie pracowników.
• motywacyjna – zachęcanie do spełnienia celów. Komunikowanie stwarza możliwość do namówienia innych, aby dążyli do celu.
• emocjonalna – odzwierciedlanie myśli, emocji i uczuć. Poprzez wyrażenie emocji i uczuć można uniknąć wielu problemów i niedopowiedzeń.
• informacyjna – zdobywanie informacji potrzebnych, aby osiągnąć cel. Człowiek gromadzi i przechowuje mnóstwo informacji, które pozwalają mu na ocenienie sytuacji czy problemu (A. Oleksiuk 2007, s. 85- 86).

Bibliografia

• Dobek-Ostrowska B. (2006), „Komunikowanie publiczne i polityczne”, Wydawnictwo Naukowe PWN SA, Warszawa
• Habrajska G. (2005), Nakłanianie, perswazja, manipulacja językowa, "Acta Universitatis Lodziensis. Folia Litteraria Polonica", 7/2
• Oleksiuk A. (2007), " "Problemy organizacji. Materiały do studiowania", Wydawnictwo Key Text, Warszawa
• Ober J. (2013), Funkcja i rola efektywnej komunikacji w zarządzaniu, "Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej. Seria: Organizacja i Zarządzanie", z. 65
• Sypniewska B. (2015), Istota, błędy i bariery w komunikowaniu się w organizacji, "Zeszyty Naukowe PWSZ w Płocku Nauki Ekonomiczne", t. XXI

Autor: Emilia Myszka