Organizacja projektów wielozespołowych

Projekt wielozespołowy (ang. multi-team project) definiowany jest jako "projekt, którego realizacja wymaga współpracy i zaangażowania co najmniej dwóch niezależnych zespołów".

Wzrastająca liczba korporacji transnarodowych (zwanych również korporacjami międzynarodowymi) zarówno na rynku polskim, jak i na rynkach zagranicznych jest jedną z przyczyn postępującej globalizacji. Globalizacja, a zatem zjawisko wzrostu współzależności firm odgrywa jedną z kluczowych ról w zarządzaniu projektami. Wówczas projekty wielozespołowe najczęściej spotykane są w dużych przedsiębiorstwach międzynarodowych, w których w realizację jednego projektu (przede wszystkim projektu o bardzo złożonym charakterze) często konieczne okazuje się być zaangażowanie nie jednego, a kilku zespołów projektowych.

Należy zauważyć, iż z reguły tego rodzaju struktura dotyczy takich projektów, których osiągnięte rezultaty mogą mieć realny wpływ na konkurencyjność poszczególnego przedsiębiorstwa na rynku globalnym oraz takich, które:

• są istotne pod względem realizacji strategii organizacji, tj. umożliwiają osiągnięcie przez organizację wcześniej wyznaczonych celów,
• obejmują całe przedsiębiorstwo,
• są skomplikowane, wymagające oraz ciężkie w realizacji.

Rola biura projektu (PO) w zarządzaniu projektami wielozespołowymi

Biuro projektu [ang. Project Office (PO)] to struktura organizacyjna, która tworzona jest w celu wspierania kilku niezależnych zespołów projektowych w pracach nad jednym, tym samym projektem. Biuro projektu jest strukturą tymczasową, co oznacza, iż funkcjonuje ono wyłącznie od momentu rozpoczęcia do dnia ukończenia poszczególnego projektu.

Należy zaznaczyć, iż biuro projektu (PO) nie jest tym samym co:

• biuro zarządzania projektami [ang. Project Management Office (PMO)],
• biuro wsparcia projektów [ang. Project Support Office (PSO)].

Struktura biura projektu (PO) oraz obowiązki jego członków

Biuro projektu (PO) składa się z:

• menedżera PO (ang. Project Office Manager),
• obsługi PO (w skład której może wchodzić zarówno jeden, jak i kilkunastu pracowników; zwykle są to osoby zajmujące stanowiska administracyjne bądź menedżerskie na poziomie juniorskim),
• menedżerów zespołów projektowych (ang. Team Manager).

Zarówno menedżer PO, jak i członkowie obsługi PO odpowiedzialni są za następujące czynności:

• zorganizowanie całego projektu oraz zarządzanie nim,
• opracowanie (wraz z menedżerami zespołów projektowych) wielowymiarowego planu projektu,
• zintegrowanie oraz skoordynowanie wszystkich planów projektu powstałych w ramach działalności każdego z niezależnych zespołów projektowych,
• monitorowanie oraz kontrolowanie harmonogramu projektu,
• monitorowanie stopnia wykorzystanych zasobów oraz zarządzanie nim,
• sporządzanie oraz wysyłanie raportów z postępów prac projektowych,
• planowanie oraz organizowanie spotkań zespołów projektowych,
• rozpatrywanie wniosków o zmianę zakresu projektu,
• bieżące rozwiązywanie problemów zgłaszanych przez poszczególne zespoły projektowe,
• bieżące rozwiązywanie konfliktów występujących pomiędzy poszczególnymi zespołami projektowymi.

Zalety i wady biura projektu (PO) w związku z zarządzaniem projektami wielozespołowymi

Biuro projektu (PO) ze względu na swoją specyfikę posiada wiele zalet. Należą do nich między innymi:

• umiejętność łączenia pracy kilku niezależnych zespołów projektowych,
• umiejętność zarządzania nawet dużym projektem,
• możliwość zarządzania całym projektem przy użyciu jednego, zintegrowanego (wielopoziomowego) planu projektu,
• możliwość sprawowania kontroli nad zarządzaniem zasobami ludzkimi,
• respektowanie oraz wspieranie odmienności poszczególnych zespołów projektowych pod względem stosowanych przez nich praktyk (tj.: używanych narzędzi i szablonów, stosowanych procesów itp.).

Z kolei, do wad biura projektu (PO) należą między innymi:

• konieczność zarządzania odmiennymi praktykami (stosowanymi przez odrębne zespoły projektowe),
• konieczność hierarchizowania sprzecznych priorytetów przez poszczególnych członków zespołów projektowych,
• możliwość wystąpienia konieczności zarządzania zmianami zakresu projektu, co w praktyce często okazuje się bardzo uciążliwe.

Struktury projektów wielozespołowych

S

Bibliografia

• Rewizorski M. (2011), Korporacje transnarodowe i globalizacja: rozważania o genezie i rewolucji przedsiębiorstw wielonarodowych do 1929 r., Studia Gdańskie, nr 29.
• Spałek S., Trzeciak M. (2017), Modele zarządzania zespołem projektowym w branży informatycznej, Prace Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, nr 463.
• Szajczyk M. (2017), Zarządzanie zespołem projektowym - wyzwania menedżera projektu, Modern Management Review, t. 22, nr 24.
• Wysocki R.K. (2018), Efektywne zarządzanie projektami, Helion, Gliwice.
• Vieira Monteiro A.J. (2016), Project Management Office Models: Typologies and Models, Nova Information Management School

Autor: Ewelina Wojtarowicz