Funkcje zarządzania

Jako funkcje zarządzania najczęściej obecnie wymieniane są planowanie, organizowanie, przewodzenie i kontrolowanie. Powszechnie uznaje się, iż pierwszą klasyfikację funkcji zarządzania sformułował Henri Fayol, w książce z 1909 r. L’exposee des principles generaux d’administration. Wyróżnił on 5 funkcji podstawowych tj. planowanie (ściśle powiązane z przewidywaniem), organizowanie (tj. wszelkie czynności administracyjne), koordynowanie (zasobów i działań), przewodzenie (rozkazywanie, wydawanie poleceń, doprowadzanie do wykonania planu), kontrolowanie (wykonania planu). Wraz z rozwojem nauk o zarządzaniu lista funkcji ulegała zmianom. Nazwy funkcji zmieniały się wraz z rozwojem różnych podejść do roli pracowników i kierowników w organizacjach oraz relacji zachodzących między nimi.

TL;DR

Artykuł przedstawia podstawowe funkcje zarządzania, takie jak planowanie, organizowanie, przewodzenie i kontrolowanie. Omawia także inne klasyfikacje funkcji zarządzania, takie jak funkcje według H. Fayola oraz dodatkowe funkcje zaproponowane przez różnych autorów.

Podstawowa klasyfikacja funkcji zarządzania

Planowanie

Planowanie powinno być punktem wyjścia dla podejmowania jakichkolwiek działań w zarządzaniu organizacją, zespołem czy projektem. W ramach planowania należy:

• rozpoznać i zrozumieć obecną sytuację,
• przewidzieć przyszłe zmiany sytuacji,
• określić cele, które mają zostać osiągnięte,
• określić niezbędne zasoby (techniczne, ludzkie, finansowe itp.),
• sformułować działania niezbędne do osiągnięcia celów,
• przewidzieć konsekwencje podjęcia i niepodejmowania działań,
• określić sposób monitorowania i kontroli realizacji planów.

Zasady racjonalnego (planowego) działania zostały ujęte przez Henri Louisa Le Chateliera w tzw. cyklu działania zorganizowanego.

Każdy plan powinien zawierać co najmniej: cele i zamierzenia, niezbędne zasoby, listę działań, terminy ich realizacji oraz osoby odpowiedzialne. Poziom szczegółowości planów zależy od specyfiki zaplanowanych działań oraz wagi podejmowanych zamierzeń (np. plany strategiczne, taktyczne lub operacyjne).

Organizowanie

Organizowanie polega na opracowaniu odpowiedniej konfiguracji zasobów, która umożliwi sprawną realizację zaplanowanych działań. Organizowanie obejmuje m.in.:

• organizację przestrzenną - np. optymalne umieszczenie maszyn i urządzeń w hali produkcyjnej (więcej w kategorii Kategoria:Organizacja przestrzeni,
• podział pracy - podział zadań w sposób, który zapewni pełne wykorzystanie pracowników, bez przestojów, ale i bez przeciążeń,
• opracowanie struktury organizacyjnej - struktura organizacyjna wiąże poszczególne stanowiska pracy w komórki organizacyjne (np. działy, referaty, wydziały, piony), umożliwia wyróżnienie stanowisk kierowniczych,
• delegowanie uprawnień decyzyjnych i odpowiedzialności - kierownicy mogą przekazywać podwładnym część swoich uprawnień i odpowiedzialności, jeśli pracownicy posiadają odpowiednie kompetencje,
• opracowanie procesów - proces to ciąg zadań realizowanych w określonej kolejności i prowadzący do osiągnięcia sformułowanych celów. Porządkowanie zadań w procesy sprzyja podnoszeniu sprawności realizacji zadań,
• koordynowanie działań w czasie i przestrzeni,
• budowa zespołów - wiele organizacji docenia współcześnie pracę zespołową w miejsce indywidualnego realizowania zadań przez pracowników,
• zapewnienie informacji - sprawny system komunikacji i przekazu informacji jest istotny dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Przewodzenie

Przewodzenie polega na modyfikowaniu postaw podwładnych w taki sposób, aby osiągali wyznaczone lub uzgodnione cele. Współcześnie uważa się, że menedżer powinien być przywódcą, tzn. prowadzić pracowników do osiągania celów. Przywództwo wynika z wielu czynników, m.in.:

• autorytetu formalnego - władzy danej kierownikowi,
• akceptacji podwładnych - zgody na podporządkowanie się decyzjom kierownika-przywódcy,
• charyzmy - autorytetu wynikającego z doświadczenia i podejścia do pracowników,
• wysokich kompetencji profesjonalnych,
• postawy etycznej i systemu wartości.

Skuteczny przywódca powinien być zaangażowany w funkcjonowanie organizacji, doskonalić swoje kompetencje, wykazywać empatię wobec pracowników, być otwartym na pomysły innych i kreatywnym, elastycznie zmieniać sposób postępowanie wraz ze zmieniającymi się uwarunkowaniami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Ważnymi kompetencjami są umiejętność motywowania oraz kierowania konfliktem.

Kontrolowanie

Kontrolowanie polega na sprawdzeniu czy osiągnięto cele postawione przez kierownictwo w procesie planowania. Dzięki kontrolowaniu możliwe jest identyfikowanie błędów, wskazywanie możliwości lepszego wykonania zadań w przyszłości, doskonalenie.

Funkcja kontrolowanie jest ściśle powiązana z funkcją planowania, bowiem wyniki kontroli stanowią istotne dane wejściowe w kolejnym cyklu planowania. Wiedza, umiejętności i kompetencje społeczne zdobyte w wyniku realizacji zadań, zidentyfikowane w trakcie kontroli, stanowią zasoby wiedzy organizacyjnej podlegające ochronie. Konieczność realizacji kontroli powinna być uwzględniona na etapie planowania. Cele działania powinny znaleźć odzwierciedlenie w konkretnych i mierzalnych wskaźnikach podlegających sprawdzeniu podczas kontroli.

Skuteczna kontrola wymaga dobrze funkcjonującego systemu informacyjnego dostarczającego dane niezbędne do obliczenia wartości wskaźników stanowiących podstawę podejmowania działań pokontrolnych (decyzji korygujących lub działań zapobiegawczych).

Inne klasyfikacje funkcji zarządzania

Funkcje zarządzania według H. Fayola

H. Fayol stwierdził, że zarządzanie jest umiejętnością, którą można nabyć, nie zaś wrodzonym darem. Aby pomóc osobom powołanym na stanowiska kierownicze sformułował sześć funkcji, nazywanych współcześnie funkcjami przedsiębiorstwa (dla odróżnienia od wcześniej wymienionych funkcji zarządzania):

• funkcja techniczna,
• funkcja handlowa,
• funkcja finansowa,
• funkcja ubezpieczeniowa,
• funkcja rachunkowa,
• funkcja administracyjna.

Ponadto H. Fayol sformułował też ogólne zasady administracji (i zarządzania), które określały w jaki sposób system zarządzania powinien być zorganizowany. Więcej na ten temat w artykule: Henri Fayol.

Dodatkowe funkcje zarządzania według różnych autorów

W niektórych publikacjach nt. zarządzania można odnaleźć dodatkowe lub zmienione funkcje zarządzania. W tej sekcji omówiono wybrane propozycje:

• Rekrutacja jako dodatkowa funkcja zarządzania

Zapewnienie pracowników o odpowiednich kompetencjach jest istotne dla efektywnego zarządzania. Stąd niektórzy autorzy proponują dodatkową funkcję rekrutacji.

• Motywowanie w miejsce przewodzenia

Motywowanie polega na zachęcaniu pracowników do efektywnej pracy. Starsze publikacje często zawierają motywowanie jako funkcję zarządzania. Współcześnie jest to uważane za zbyt wąskie podejście. Przewodzenie zawiera w sobie także motywowanie.

• Koordynowanie w miejsce przewodzenia

Koordynowanie polega na zapewnieniu niezakłóconej współpracy pomiędzy pracownikami. Podobnie jak w przypadku motywowania, koordynowanie jest zbyt wąskim pojęciem w stosunku do potrzeb dzisiejszych przedsiębiorstw. Organizowanie zawiera w sobie koordynowanie.

• Identyfikacja jako dodatkowa funkcja zarządzania

A. Stabryła zaproponował, aby pierwszą funkcją zarządzania była identyfikacja. Ma to pozwolić na zdobycie niezbędnych informacji o sytuacji organizacji, jak i otoczenia dla potrzeb dalszych funkcji zarządzania.

Funkcje zarządzania — artykuły polecane

Wymagane kwalifikacje kierownika — Strategia personalna — System zarządzania — Agent zmiany — Zarządzanie przez cele — Zarządzanie przez projekty — Role menedżerów personalnego i liniowego — Empowerment — Zarządzanie personelem — Analiza opłacalności eksportu

Bibliografia

• Fayol H. (1916), General principles of management. Classics of organization theory, 2, 15
• Fayol H. (1930), Administration Industrielle et Generale (Industrial and General Administration), London: Sir I. Pitman & Sons, ltd
• Griffin R. (2017), Podstawy zarządzania organizacją, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Koontz H., O'Donnell C. (1964), Principles of management: an analysis of managerial functions, McGraw-Hill
• Machaczka J. (2001), Podstawy zarządzania, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków
• Maciaszek Z. (2010), Problemy współczesnego zarządzania na tle globalnych zmian, Zeszyty Naukowe Zarządzanie Zmianami Nr 1
• Stabryła A. (red.) (2012), Podstawy organizacji i zarządzania. Podejście i koncepcje badawcze, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków
• Wren D., Bedeian A., Breeze J. (2002), The foundations of Henri Fayol's administrative theory, Management Decision, 40(9)

Autor: Sławomir Wawak, Krzysztof Woźniak