Użytkownik informacji

Człowiek jest podstawowym elementem różnorakich procesów informacyjnych, występując na wielu ich etapach, realizującym różnorodne funkcje i zadania. Jednak celem systemu informacyjnego jest zaspokajanie potrzeb informacyjnych użytkowników - odbiorców informacji (kierownictwo różnych szczebli, pracownicy działów analiz, itp.). Użytkownikiem informacji jest według J. Oleńskiego (2003, s. 104) człowiek, zbiór osób, jednostka organizacyjna lub zbiór jednostek organizacyjnych o zdefiniowanych potrzebach informacyjnych oraz zdefiniowanych sposobach użytkowania informacji, postrzegany w procesie informacyjnym jako jeden odbiorca informacji. Z punktu widzenia procesu informacyjnego jest on postrzegany jako jeden system o celowym działaniu, jego potrzeby są identyfikowane jako jeden zbiór informacji. Użytkownik informacji generuje, gromadzi, przechowuje, przetwarza, przekazuje, udostępnia, interpretuje lub wykorzystuje określone zbiory informacji. Posiada również umiejętność interpretacji wiadomości występujących w danym procesie lub systemie informacyjnym.

TL;DR

Artykuł omawia różne kategorie użytkowników informacji, takie jak użytkownicy potencjalni, przypuszczalni, rzeczywisti i korzystający. Wyróżnia również podstawowe grupy użytkowników informacji w organizacjach, takie jak kierownictwo, otoczenie i użytkownicy wewnętrzni. Artykuł podkreśla, że ludzie są kluczowym elementem systemu informacyjnego i ważne jest, aby personel był odpowiednio przeszkolony. Szkolenie użytkowników informacji powinno skupiać się na wyszukiwaniu informacji, ocenie ich relewantności oraz efektywnym wykorzystaniu zgromadzonych danych. Artykuł omawia również przyjazność systemu dla użytkownika i podkreśla, że istnieje wiele możliwości poprawy tego aspektu.

Rodzaje użytkowników informacji

W. Flakiewicz (2002, s. 28) wskazuje na rodzaje użytkowników:

• użytkowników potencjalnych - którzy z różnych powodów, zarówno obiektywnych jak i subiektywnych, nie są zainteresowani daną informacją,
• użytkowników przypuszczalnych - mających bezpośredni lub pośredni dostęp do określonej informacji,
• użytkowników rzeczywistych - tzn. osób, posługujących się daną informacją w ramach swoich obowiązków służbowych,
• użytkowników korzystających - czyli tych, którzy wynoszą bezpośrednią korzyść z posiadanej informacji, z racji jej użycia w określonym celu.

Podstawowe grupy użytkowników informacji

Organizacja:

• kierownictwo firmy:
  • szczebel strategiczny,
  • szczebel taktyczny,
  • szczebel operacyjnym.
  • wykonawcy

Otoczenie:

• organizacje współdziałające,
• organizacje nadrzędne,
• klienci,
• inni.

Otoczenie jest niezmiernie istotne ponieważ to ono ma duży wpływ na funkcjonowanie zarówno użytkowników informacji, jak i samego systemu informacyjnego. Wiele znanych nam systemów informacyjnych zarządzania pomimo że zostały zaprojektowane w sposób bardzo nowoczesny nie osiągnęło zakładanych efektów. Przyczyną tego stanu jest właśnie nie uwzględnienie w fazie analizy klientów jako pełnoprawnych użytkowników systemu.

W organizacjach typu spółki akcyjne mamy do czynienia z nowym rodzajem użytkownika informacji - akcjonariuszem. Jest to dosyć liczna grupa użytkowników, którzy wiążą z organizacją swoje nadzieje powierzając jej swoje zasoby finansowe i teraz chcą mieć wgląd w jej działalność.

Odrębną grupę użytkowników informacji stanowią osoby, które nadzorują działalność organizacji z punktu widzenia różnych wykonywanych przez nich zadań. Będą to urzędy skarbowe, urzędy celne, urzędy statystyczne.

Użytkownikami zewnętrznymi o specyficznych relacjach z organizacją są banki, które w przypadku udzielania kredytów pragną mieć obraz całej jej działalności oraz organizacje współdziałające, które zaopatrują albo odbierają produkcję lub usługi organizacji.

Użytkownicy wewnętrzni

Wśród użytkowników wewnętrznych informacji, którzy są najłatwiejsi do identyfikacji możemy wydzielić cztery grupy:

• kierownictwo najwyższego szczebla: odpowiadający za decyzje strategiczne.
• kierownictwo średniego szczebla: szczebel taktyczny.
• kierownicy bezpośrednio nadzorujący pracę, czyli szczebel operacyjny.
• wykonawcy: zwykle stanowiący najliczniejszą grupę użytkowników informacji.

Pominięcie którejś z grup użytkowników to narażenie się na duże trudności w eksploatacji systemu. Należy pamiętać, że ludzie (użytkownicy informacji) to najważniejszy element całego systemu. Przygotowanie ich wszystkich decyduje o tym, czy system będzie efektywny. Na nic nie zda się zastosowanie najnowszego sprzętu informacyjnego i oprogramowania jeżeli personel nie będzie na najwyższym profesjonalnym poziomie. Proces komunikacji użytkownika informacji z systemem informacyjnym musi być iteracyjny. Użytkownika nie zawsze satysfakcjonuje pierwsza odpowiedz, dla uściślenia odpowiedzi zadaje on dodatkowe pytania. Również z podobnym sposobem działania spotykamy się jeżeli pytanie użytkownika jest nieprecyzyjne lub wieloznaczne (M.Kocójowa, 2000, s. 55-78)

Szkolenie użytkowników informacji

Użytkownicy muszą być na bieżąco informowani o zasobach informacyjnych przedsiębiorstwa, aby mogli być przygotowani do roli aktywnego użytkownika informacji. To właśnie systemy informacyjne muszą wychodzić naprzeciwko oczekiwaniom użytkowników, promować zasoby informacyjne tak aby zachęcić zarówno kierowników jak i pracowników do aktywnego korzystania z dostępnych źródeł informacji Aby te wzajemne relacje system informacyjny-użytkownicy zaistniały w sposób właściwy niezbędna jest działalność szkoleniowa.

Działania przedsiębiorstwa związane ze szkoleniem użytkowników informacji powinny być dostosowane do różnego poziomu i rodzaju odbiorców ze znacznym naciskiem na naukę wyszukiwana informacji.(M. Próchnicka, 1991)

Istotne elementy umiejętnego korzystania z zasobów przez użytkowników obejmują:

• umiejętne rozpoznanie własnych potrzeb,
• wyszukiwanie odpowiedniej informacji spośród wielu innych,
• ocenę relewantności uzyskanych informacji oraz sposobu ich organizacji i przechowywania,
• efektywne i twórcze zastosowanie zgromadzonych danych.

Przedsiębiorstwo powinno zapewnić jak najlepszą, jak najszybszą obsługę systemu informacyjnego dla użytkowników poprzez udostępnianie:

• katalogów i własnych baz danych,
• katalogów i baz danych innych ośrodków poprzez sieci komputerowe
• informacji w rozległych sieciach komputerowych,
• komercyjnych baz za pośrednictwem sieciowego systemu baz danych (J. Kisielnicki., H. Sroka, 1999)

Przyjazność systemu dla użytkownika można rozpatrywać w skali wielobiegunowej prowadzącej od realności ku pewnemu antycypowanemu stanowi idealnemu. Kłopot polega "tylko" na tym jak ową "realność" i "stan idealny" definiować.

Należy pamiętać, że z pewnego punktu widzenia system zautomatyzowany jest zawsze w jakimś stopniu nieprzyjazny. Posługiwanie się nim oznacza bowiem dla jego użytkownika działanie w środowisku sztucznym, niepewnym, często nieprzewidywalnym. Natomiast uczynienie systemu przyjaznym użytkownikowi stanowi problem, który ma wiele poprawnych rozwiązań. Stosowane dotychczas rozwiązania zmierzają w dwóch kierunkach:

• pierwszy z nich tworzy koncepcję polegającą na "oswajaniu" użytkownika ze sztucznym środowiskiem poprzez stosowanie różnorodnych ułatwień i rozbudowaną pomoc. Jest to podejście systemocentryczne.
• do grupy drugiej należą pomysły wprowadzania takich sposobów realizowania relacji użytkownika informacji z systemem, które naśladowałyby użytkownika w naturalnym dla niego środowisku ludzkim, podtrzymywałyby i utwierdzałyby jego nawyki, preferencje, postawy. Jest to podejście użytkownikocentryczne (M. Próchnicka, 1991)

Użytkownik informacji — artykuły polecane

Gromadzenie informacji — Informacja — Funkcje informacji — Dystrybucja informacji — System zarządzania — Badanie potrzeb informacyjnych — Wirtualizacja zarządzania kadrami — Serwisdesk — System obiegu informacji

Bibliografia

• Dembowska M. (1991), Nauka o informacji naukowej, Informatologia, Instytut informacji naukowej, technicznej, ekonomicznej, Warszawa
• Flakiewicz W. (2002), Systemy informacyjne w zarządzaniu. Uwarunkowania, technologie, rodzaje, C.H. Beck, Warszawa
• Kisielnicki J., Sroka H. (1999), Systemy informacyjne biznesu, Placet, Warszawa
• Kocójowa M. (2000), Użytkownicy informacji elektronicznej, Wydawnictwo Uniwersytetu Jagiellońskiego, Kraków
• Oleński J. (2003), Ekonomika informacji. Metody, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Próchnicka M. (1991), Informacja a umysł, PWN, Kraków
• Shim J., Sigel J. (1999), Technologia informacyjna, Dom wydawniczy ABC
• Sitarska A., Zasadowa H. (1972), Specjalistyczne wydawnictwa informacyjne. Problematyka i przegląd, PWN, Warszawa

Autor: Marian Bednarski, Krzysztof Woźniak