Windykacja należności

Windykacja należności "jest procesem odzyskania należności wymagalnych, wynikających np. z tytułu sprzedanego towaru lub wykonanych usług. Podstawowym celem prowadzonych działań jest doprowadzenie do uzyskania zapłaty za towar lub usługi w możliwie najkrótszym czasie i przy zaangażowaniu najmniejszych środków finansowych i organizacyjnych" (A. Wodyńska 2007, s. 122). Sposób, w jaki przedsiębiorstwo windykuje należności wiąże się z istotnym problemem przy wyborze polityki kredytowej przedsiębiorstwa, które w ramach standardów obowiązujących w branży, ustala zasady inkasowania należności tak, aby ryzyko ich nieściągalności było minimalne. W tym zakresie mamy do wyboru różne sposoby, które są zróżnicowane kosztami. Dodatkowo, przy zbyt rygorystycznemu potraktowaniu dłużnika, możemy zniechęcić potencjalnych klientów, co przysporzy spadek sprzedaży i zysków, jako forma kosztów, które związane są z określonym sposobem ściągania należności (A. Wodyńska 2007, s. 122).

TL;DR

Windykacja należności to proces odzyskiwania należności, który może być realizowany wewnętrznie przez przedsiębiorstwo lub zlecony zewnętrznej firmie. W przypadku windykacji wewnętrznej, dział finansowy podejmuje pierwsze działania, a następnie komórka windykacyjna przeprowadza procedury windykacyjne. Windykacja zewnętrzna może być realizowana przez firmę specjalizującą się w obsłudze wierzytelności lub przez podmiot trzeci, który nabywa należności i prowadzi windykację. Ważne jest wybranie odpowiedniego wykonawcy, który posiada profesjonalizm, znajomość branży i skuteczne metody działania. Kluczowym elementem windykacji jest przeprowadzenie skutecznej rozmowy z dłużnikiem i dokładne przygotowanie się do niej. Istnieje również możliwość korzystania z usług firm windykacyjnych i wywiadowni gospodarczych w celu uzyskania informacji o dłużniku i jego sytuacji finansowej.

Podstawowe akty prawne

Działalność windykacyjna opiera się o podstawowe akty prawne (M. Kryska 2015, s. 67):

• Konstytucja Rzeczpospolitej Polskiej;
• Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej;
• Kodeks cywilny;
• Kodeks postępowania cywilnego;

Ponadto, gdy prowadzimy proces odzyskiwania należności, opieramy się na:

• Ustawa prawo bankowe;
• Ustawa o usługach detektywistycznych ;
• Ustawa o komornikach sądowych i egzekucji;
• Ustawa o ochronie danych osobowych;

Windykacja wewnętrzna

Windykacja należności może przebiegać na kilka sposobów, w zależności od skali działalności przedsiębiorstwa, jego struktury, oraz przyjętej polityki kredytowej. Jednym z modeli windykacji należności jest windykacja wewnętrzna, która organizuje czynności windykacyjne w strukturach przedsiębiorstwa wierzyciela. W tym modelu istotne jest aby prawidłowo umiejscowić ośrodek, który będzie odpowiadał za realizację procedur windykacyjnych. Dobrym rozwiązaniem jest wyodrębnienie komórki windykacyjnej, która odpowiada za koordynację działań oraz przepływ informacji, jednak w mniejszych przedsiębiorstwach ten nadzór obejmuje dyrektor finansowy, główny księgowy lub dyrektor do spraw sprzedaży. W wyróżnionym modelu, windykacja uruchamiana jest przez dział finansowy, który przekazuje do komórki windykacyjnej informację, że dany klient naruszył termin płatności. Następnie wykonywane są działania:

1. Pierwsze czynności, z reguły wykonywane są przez dział sprzedaży, konkretnie przez przedstawiciela handlowego. Jeżeli te działania są nieskuteczne to następuje kolejny krok;
2. Komórka windykacyjna wprowadza monitoring korespondencyjny oraz telefoniczny;
3. W kolejnym kroku windykację terenową, polegającą na nawiązaniu kontaktu osobistego z dłużnikiem. Aby skutecznie prowadzić windykację, podstawowym zadaniem jest identyfikacja stron kontaktu, oraz ich zgodnej reprezentacji z dokumentami rejestrowymi kontrahenta. Tak podpisane dokumenty są potwierdzeniem kontraktu, w innym przypadku utrudnione będzie uzyskanie odpowiedniego nakazu zapłaty. Praktykę, którą wyciągamy z działań windykacyjnych, jasno wskazuje, że na skuteczność działań windykacyjnych wpływa szybkość i konsekwencja działania, a sam wierzyciel, może mieć decydujący wpływ w postępowaniu sądowym i egzekucyjnym (A. Wodyńska 2007, s. 124).

Windykacja zewnętrzna

Windykacja zewnętrzna występuje w dwóch formach. Jednym z wyborów może być zlecenie czynności windykacyjnej zewnętrznej firmie, która jest wyspecjalizowana w obsłudze wierzytelności (outsourcing), i działa w imieniu i na rachunek zleceniodawcy. Drugim wariantem windykacji zewnętrznej jest obrót należnościami, wiąże się to z cedowaniem należności na trzeci podmiot, który we własnym imieniu i na własny rachunek prowadzi windykację. W modelu zewnętrznej windykacji firma zajmująca się windykacją, na podstawie pisemnej umowy i pełnomocnictwa, jest reprezentantem przedsiębiorstwa w działaniach negocjacyjnych z dłużnikiem w celu dobrowolnego spłacenia długu.

Ważnym jest, aby wybrać odpowiedniego wykonawcę windykacji. Nie jest to łatwe, ze względu na złożoność zagadnienia, oraz jego delikatność (odzyskanie wierzytelności, przy tym nie tracąc klienta), dla tego nie należy kierować się bezwzględnie skutecznością windykacji i cennikiem firmy, ale brać pod uwagę profesjonalizm, znajomość branży oraz poznać metody jej działania (A. Wodyńska 2007, s. 126).

Profesjonalna windykacja należności

Windykacja rozpoczyna się na pierwszej rozmowie z dłużnikiem, i zazwyczaj jest początkiem trudnych negocjacji. Sposób przeprowadzanej rozmowy z dłużnikiem, rzutuje na skuteczność windykacji w dalszych etapach, jednak dobrze przeprowadzona pierwsza rozmowa, powinna zmotywować dłużnika do pokrycia długu. Podstawowym zadaniem jest (M. Bekas 2013, s. 92):

• dokładne przygotowanie się do tej rozmowy, poznanie szczegółów sprawy, dzięki czemu ograniczymy manipulację faktami i zmusimy dłużnika do poważnej rozmowy;
• dodatkowo, wierzyciel przeglądając publiczne rejestry dłużników, lub rozmawiając z handlowcami pracującymi w terenie, może ustalić bieżącą sytuację dłużnika.

Do dyspozycji również są firmy windykacyjne, i wywiadownie gospodarcze. W ten sposób można ukrócić wszelkie manipulacje, którymi dłużnik może się zasłaniać pozorując brak pieniędzy. Na przykład czasami można dowiedzieć się, że dłużnik kupił właśnie nowe auto, co przeczy jego złej kondycji finansowej, i sugeruje nam aby nałożyć konkretne sankcje. Kolejnymi narzędziami jest rozmowa z klientami dłużnika, czy wizje lokalne handlowców, w celu ustalenia jak firma prosperuje (M. Bekas 2013, s. 92).

Windykacja należności — artykuły polecane

Wykonawca — Windykacja — Konstytucja biznesu — Przewoźnik — Unikanie opodatkowania — Gwarancje ubezpieczeniowe — Promesa kredytowa — Proces marketingu zaopatrzenia — Klauzula poufności

Bibliografia

• Bekas M. (2013), Windykacja należności w praktyce, Wolters Kluwer, Warszawa
• Kryska M. (2015), Klasyfikacja wierzytelności w procesie windykacji, Studia Ekonomiczne. Zeszyty Naukowe, Nr 238
• Wodyńska A. (2007), Modele windykacji należności i konsekwencje ich stosowania, Współczesna Ekonomika, nr 1

Autor: Władysław Mroszczak