Poprawa błędu księgowego

Poprawa błędu księgowego - podczas prac księgowych nie jest możliwe całkowite wykluczenie błędów w zapisach księgowych. Pomyłki te najczęściej są skutkiem opóźnionych lub nieprawidłowych zapisów lub także niedokonania zapisów w ogóle. Błędy mogą być odnajdywane w różnych sytuacjach i czasie np. w momencie księgowania operacji gospodarczych, podczas sporządzania zestawienia obrotów i sald, a także podczas przeprowadzanej inwentaryzacji.

Najczęstsze błędy księgowe

• zaksięgowanie prawidłowej kwoty na niewłaściwych kontach (lub koncie)
• zaksięgowanie nieprawidłowej kwoty na właściwych rachunkach
• dwukrotnym ujęciu tej samej operacji gospodarczej
• pominięciu danej operacji w trakcie księgowania (G. Michalczuk 2012, s. 52)

Ustawa o rachunkowości ([art. 25 ust. 1) ustala w jaki sposób błędy księgowe mogą być poprawiane:

1. przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub
2. przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi

Rodzaje poprawek

• korekta błędnego zapisu
• storno księgowe

Korekta

Korekta dotyczy błędnych zapisów, które zostały wykryte w krótkim czasie od ich popełnienia, przed zamknięciem miesiąca. Jest odpowiednia gdy została naruszona zasada podwójnego księgowania. Korektę tworzymy poprzez przekreślenie błędnego zapisu i naniesieniu poprawnego. Poprawny zapis musi zostać opatrzony w podpis osoby upoważnionej do zastosowania poprawki i aktualną datą. Poprawki nie mogą się odbyć po zamknięciu miesiąca, a także muszą być naniesione we wszystkich księgach rachunkowych.

Storno księgowe

Storno księgowe dotyczy błędów, które zostały wykryte w terminie późniejszym. Stosowane jest także do błędów, które nie naruszyły zasady podwójnego księgowania. Wyróżnia się dwa rodzaje storna:

• Storno czerwone - polega na przepisaniu błędnego zapisu po tej samej stronie konta, ale w ujemnej kwocie, a następnie wprowadzeniu zapisu poprawnego. W rachunkowości tą ujemną kwotę oznacza się kolorem czerwonym.
• storno czarne - polega na wyksięgowaniu błędnego zapisu po przeciwnej stronie konta, a następnie wprowadzeniu zapisu poprawnego.

Stosowanie storna czarnego powoduje zawyżenie obrotów. Dlatego też storno czarne powinno być stosowane tylko do tych kont, których obroty nie stanowią podstawy do obliczania żadnych pochodnych wielkości bądź obroty te nie są wykazywane w odpowiednich sprawozdaniach, sporządzanych przez jednostkę. (G. Michalczuk 2012, s. 53)

Oba z nich mogą wystąpić w następujących odmianach:

• zupełnej - koryguje się wtedy całą kwotę błędnego zapisu
• częściowej - koryguje się wtedy tylko część zapisu

Zastosowanie obu tych metod jest związane ze sposobem, w jakim została błędnie zaksięgowana operacja gospodarcza.

Przykład

Podjęcie gotówki z banku do kasy zaksięgowano popełniając tzw. "czeski błąd". Zamiast kwoty 7800 wpisując kwotę 8700. Popraw błędny zapis.

Rachunek bankowy 7800 0 Stan konta 7800 7800

Kasa 7800 7800 0 Stan konta 7800

Storno czarne całkowite

Rachunek bankowy 8700(2) 8700(1) 8700(3) 8700 Stan konta 7800 16500

Kasa 8700(1) 7800(3) 8700(2) 16900 8700 Stan konta 7800

(1) - zapis błędny (2) - storno czarne całkowite (3) - zapis poprawiony

Storno czarne częściowe

Rachunek bankowy 900(2) 8700(1) 900 Stan konta 7800 8700

Kasa 8700(1) 900(2) 8700 900 7800

(1) - zapis błędny (2) - storno czarne częściowe

Storno czerwone całkowite

Rachunek bankowy 8700(1) 8700(2) 8700(3) 0 Stan konta 7800 7800

Kasa 8700(1) 8700(2) 8700(3) 7800 0 Stan konta 7800

(1) - zapis błędny (2) - storno czerwone całkowite (3) - zapis poprawiony

Storno czerwone częściowe

Rachunek bankowy 8700(1) 900(2) 0 7800 7800

Kasa 8700(1) 900(2) 7800 ... 7800

(1) - zapis błędny (2) - storno czerwone częściowe

Skutki błędów księgowych dla przedsiębiorstwa

• Błędy księgowe mogą mieć poważne skutki finansowe dla przedsiębiorstwa. Niewłaściwe ujęcie operacji gospodarczych, błędne obliczenia, lub nieprawidłowe rozliczenia mogą prowadzić do fałszywych danych dotyczących przychodów, kosztów i zysków. To z kolei może wpływać na ocenę kondycji finansowej przedsiębiorstwa, a także na podejmowanie decyzji strategicznych.
• Błędy księgowe mogą wpływać na ocenę wiarygodności finansowej przedsiębiorstwa przez inwestorów i kredytodawców. Nieprawidłowe dane finansowe mogą prowadzić do nieprawidłowych prognoz i ocen dotyczących przyszłych wyników finansowych. To z kolei może obniżyć zaufanie inwestorów i kredytodawców do przedsiębiorstwa, co utrudni pozyskiwanie kapitału lub uzyskanie korzystnych warunków finansowania.
• Negatywne skutki błędów księgowych mogą również wpływać na wizerunek i reputację przedsiębiorstwa. Jeśli przedsiębiorstwo jest często kojarzone z błędami księgowymi, może to wpłynąć na zaufanie klientów, partnerów biznesowych i społeczności lokalnej. W konsekwencji może to prowadzić do utraty klientów, ograniczenia możliwości rozwoju oraz szkody dla marki i reputacji przedsiębiorstwa.
• Błędy księgowe mogą prowadzić do nieprawidłowych decyzji zarządczych. Jeśli dane finansowe są niepoprawne lub niekompletne, kierownictwo przedsiębiorstwa może podejmować decyzje na podstawie fałszywych informacji. Może to skutkować nieefektywnym wykorzystaniem zasobów, niskim poziomem efektywności procesów biznesowych lub podejmowaniem ryzykownych decyzji, które mogą prowadzić do strat finansowych.
• Przedsiębiorstwo może naprawić skutki błędów księgowych poprzez przeprowadzenie audytu finansowego, który pozwoli na wykrycie błędów i dokładne ustalenie ich skutków. Następnie można podjąć działania naprawcze, takie jak korekta wpisów księgowych, uzupełnienie brakujących danych, czy też wdrożenie procedur zapobiegających powtórzeniu błędów. Ważne jest również monitorowanie wyników finansowych po wprowadzeniu poprawek, aby upewnić się, że skutki błędów zostały całkowicie naprawione.

Metody wykrywania i poprawy błędów księgowych

• Analiza zestawień obrotów i sald może być skutecznym narzędziem wykrywania błędów księgowych. Porównanie wartości księgowych z wartościami oczekiwanymi na podstawie logicznych założeń może ujawnić ewentualne rozbieżności i potencjalne błędy. Ważne jest również przeprowadzenie analizy trendów i zmian w danych finansowych, aby zidentyfikować ewentualne nieprawidłowości.
• Analiza porównawcza, czyli porównanie danych finansowych z poprzednimi okresami lub z danymi innych podmiotów, może pomóc w identyfikacji błędów księgowych. Jeśli wartości finansowe znacznie różnią się od oczekiwanych trendów lub od wartości innych przedsiębiorstw w branży, może to wskazywać na możliwe błędy księgowe, które wymagają dalszej analizy i poprawy.
• Audyt wewnętrzny jest istotnym narzędziem wykrywania i poprawiania błędów księgowych. Przeprowadzanie regularnych kontroli księgowych przez niezależne dział audytu wewnętrznego pozwala na identyfikację i zrozumienie przyczyn błędów. Dział audytu wewnętrznego może również zaproponować poprawki do procedur i kontroli, które pomogą w minimalizowaniu ryzyka powstawania błędów w przyszłości.
• Istnieje wiele procedur i narzędzi, które można stosować do poprawy błędów księgowych. Należy do nich m.in. korekta wpisów księgowych, uzupełnienie brakujących danych, czy też stosowanie bardziej szczegółowych procedur kontroli i weryfikacji. Ważne jest również monitorowanie wprowadzanych zmian i analiza ich skuteczności w celu zapewnienia, że błędy zostały całkowicie naprawione.

Zapobieganie błędom księgowym

• Dokładne dokumentowanie operacji gospodarczych jest kluczowe dla minimalizowania ryzyka błędów księgowych. Wszystkie transakcje powinny być rejestrowane w sposób jednoznaczny i zgodny z obowiązującymi przepisami. Ważne jest również sprawdzanie i weryfikacja dokumentów źródłowych, takich jak faktury, umowy czy protokoły, aby upewnić się, że dane księgowe są poprawne.
• Regularne szkolenia pracowników z zakresu rachunkowości są istotne dla unikania błędów księgowych. Pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie ksiąg powinni być dobrze przeszkoleni i świadomi obowiązujących przepisów i zasad rachunkowości. Szkolenia powinny obejmować m.in. aktualne przepisy podatkowe i rachunkowe, procedury księgowe oraz metody wykrywania i poprawy błędów księgowych.
• Wprowadzenie odpowiednich procedur jest ważne dla zapobiegania błędom księgowym. Należy do nich m.in. podział obowiązków i odpowiedzialności, oraz przegląd i zatwierdzanie wpisów księgowych przez osoby niezależne. Ważne jest również regularne przeprowadzanie kontroli i weryfikacji ksiąg, aby wykrywać ewentualne nieprawidłowości na bieżąco.
• Systemy informatyczne, takie jak automatyzacja procesów księgowych, mogą pomóc w zapobieganiu błędom księgowym. Wprowadzenie odpowiednich narzędzi i systemów informatycznych może zwiększyć precyzję i dokładność operacji księgowych, eliminując lub minimalizując ryzyko błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych. Ważne jest jednak regularne sprawdzanie poprawności działania systemów oraz przeprowadzanie audytów systemów informatycznych.

Poprawa błędu księgowego — artykuły polecane

Księgowanie — Pełna księgowość — Dowód księgowy — Strata nadzwyczajna — Ogólne zasady prowadzenia ksiąg — Rachunkowość budżetowa — Księgowość — Rachunkowość — Inwentaryzacja

Bibliografia

• Maciejowska D. (2016), Podstawy rachunkowości finansowej - pojęcia i zadania, Wydawnictwo Naukowe Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, Warszawa
• Michalczuk G. i in. (2012), Podstawy rachunkowości finansowej, Wydawnictwo Uniwersytetu w Białymstoku, Białystok
• Sawicki K. (2002), Podstawy rachunkowości, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy. Dz.U. 1999 nr 83 poz. 930
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591

Autor: Justyna Pastuszak, Renata Suska