Efektywność ekonomiczna systemów informatycznych

Zagadnienie efektywności jest, przez współczesnych kierowników, utożsamiane z obszarem efektywności ekonomicznej. Takie zawężenie spojrzenia na funkcjonowanie wybranego podsystemu przedsiębiorstwa wynika z potrzeby uproszczenia analizy, ale też w istotny sposób zubaża jej wyniki, mogąc w negatywny sposób wpłynąć na podejmowane decyzje.

Efektywność - często określana również terminami skuteczność, sprawność, wydajność - to najczęściej wskaźnik wyrażający stosunek uzyskanego efektu do poniesionych nakładów.

TL;DR

Artykuł omawia różne aspekty efektywności systemów informatycznych w przedsiębiorstwach. Przedstawione są formuły obliczania wskaźników efektywności, metody analizy efektywności inwestycji informatycznych oraz koszty związane z wykorzystaniem systemów informatycznych. Autorzy podkreślają, że analiza efektywności powinna uwzględniać również aspekty organizacyjne i społeczne. Wskazane są kryteria oceny systemów informatycznych, ale brakuje precyzyjnych metod pomiaru i odniesienia.

Formuły obliczeniowe

Formuły obliczania wybranych wskaźników efektywności systemów informatycznych są następujące (J. Kisielnicki, H.Sroka 1999, s. 283-284):

• wskaźnik efektywności wyrażający się wzorem:

$E={\frac {P}{I}}$

gdzie:

• E - wskaźnik efektywności,
• P - efekt wynikający z wdrożenia systemu informatycznego, wyrażony w jednostkach wartościowych,
• I - nakład poniesiony na projektowanie, wdrożenie oraz eksploatację systemu informatycznego, liczony w takich samych jednostkach jak efekt.
• przydatny jest także wskaźnik efektywności o postaci:

$E^{*}={\frac {\Delta P}{\Delta I}}$

gdzie:

• E* - wskaźnik efektywności (wyrażony za pomocą przyrostów),
• $\Delta P=P_{2}-P_{1}$, zmiana efektu wywołana zastosowaniem konkretnego wariantu porównywanego względem wariantu ustalonego,
• $\Delta I=I_{2}-I_{1}$, zmiana nakładów związana z wdrożeniem badanego wariantu systemu informatycznego względem wariantu ustalonego,
• przy założeniu zgodnych kierunków zmian, tzn.: $P_{1}>P_{2}$ i $I_{1}>I_{2}$ lub $P_{1}<P_{2}$ i $I_{1}<I_{2}$.

Analiza efektywności inwestycji informatycznych

Szeroko stosowane metody analizy efektywność inwestycji, również mogą być wykorzystywane w ocenie efektywności projektów informatycznych. Najczęściej występujące mierniki to:

• okres zwrotu (OZ) nakładów inwestycyjnych:

$OZ={\frac {E}{N}}$

gdzie:

• N - całkowite nakłady inwestycyjne,
• E - przeciętny - roczny - efekt zrealizowanej inwestycji (zysk, dochód),
• stopa zwrotu (SZ) nakładów inwestycyjnych:

$OZ={\frac {E}{N}}\cdot 100\%$

• wartość zaktualizowana netto wpływów i nakładów (NPV) wynikających z realizacji projektu w kolejnych okresach t=1,2,..., n:

$NPV={\sum \limits _{t=0}^{n}{\frac {NCF_{t}}{(1+r)^{t}}}}-{\sum \limits _{t=0}^{n}{\frac {E_{t}}{(1+r)^{t}}}}$

gdzie:

• $NCF_{t}$ - przepływy pieniężne netto związane z bieżącym funkcjonowaniem przedsięwzięcia w okresie t (bez uwzględnienia nakładów inwestycyjnych),
• $E_{t}$ - nakłady inwestycyjne poniesione w okresie t,
• r - stopa procentowa (stopa dyskonta, koszt kapitału),
• wewnętrzna stopa zwrotu (IRR) jest wynikiem rozwiązania równania:

${\sum \limits _{t=0}^{n}{\frac {NCF_{t}}{(1+IRR)^{t}}}}-{\sum \limits _{t=0}^{n}{\frac {E_{t}}{(1+IRR)^{t}}}}=0$

Przedsięwzięcie staje się opłacalne w przypadku, gdy wskaźnik IRR > r, gdyż w takiej sytuacji NPV jest większe od zera. Jeżeli natomiast spełniona jest nierówność IRR < r - inwestycja jest nieopłacalna, gdyż w takim przypadku NPV<0.

Powyższe mierniki stosuje się w przypadku przedsięwzięć informatycznych raczej poprzez analogię to typowych projektów inwestycyjnych. Trudno jest bowiem z wystarczającą dokładnością oszacować finansowe efekty przedsięwzięć i odnieść je bezpośrednio do ponoszonych nakładów. Efekty informatyzacji daleko wykraczają poza prosty wzrost przychodów i zysków, w głównej mierze są one efektami organizacyjnymi: usprawnienie obiegu informacji, szybsze podejmowanie decyzji, poprawa przebiegu procesów i realizacji zadań w przedsiębiorstwie i wiele innych.

Koszty związane z wykorzystaniem systemów informatycznych

Przedstawiona wyżej analiza ekonomiczna przedsięwzięć informatycznych wymaga przeanalizowania podstawowych kosztów związanych z funkcjonowaniem systemu informacji menedżerskiej. Można je podzielić na dwie podstawowe grupy: nakłady jednorazowe i koszty funkcjonowania.

Jednorazowe nakłady związane są przede wszystkich z zakupem niezbędnych środków informatycznych wspomagających funkcjonowanie SIM w organizacji. W szczególności są to (A. Nowicki 1998, s. 75):

• zakup sprzętu,
• zakup oprogramowania gotowego (licencji, itp.)
• projektowanie i opracowanie oprogramowania,
• adaptacja pomieszczeń na potrzeby informatyki,
• instalacja sprzętu i wdrożenie oprogramowania,
• szkolenia pracowników.

Koszty funkcjonowania systemów informatycznych związane są z koniecznością:

• zatrudnienia dodatkowego personelu wykwalifikowanego w obsłudze zakupionych systemów,
• sprawowania nadzoru autorskiego i pielęgnacji oprogramowania,
• amortyzacji środków technicznych,
• dzierżawy łącz telekomunikacyjnych, transmisji danych,
• zużycia materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych itp.

Występują również trudno mierzalne koszty wdrażania systemów informatycznych, są to najczęściej:

• możliwość powstania chaosu organizacyjnego w pierwszym okresie eksploatacji,
• dehumanizacja więzi pomiędzy pracownikami,
• zagrożenia integralności danych (np.: awarie sprzętu, wirusy komputerowe, sabotaż, itp.)

Kryteria oceny

Analizując efektywność systemów informacji menedżerskiej w firmie, należy przyjąć odpowiednio rozbudowany zestaw kryteriów, pozwalających na dokonanie uogólnionej oceny. Przykładowe kryteria wyróżnione przez J.Kisielnickiego i H. Srokę przedstawiają podstawowe kryteria oceny informatycznych systemów wspomagania decyzji (1999, s. 250). Wyróżniają oni metody pozwalające zanalizować następujące cechy systemu:

• rezultaty podejmowanych decyzji,
• zmiany (usprawnienie) przebiegu procesów decyzyjnych,
• zwiększenie możliwości określania przez decydenta sytuacji decyzyjnej,
• analizę kosztów i efektów,
• poziom zaspokojenia potrzeb informacyjnych,
• oszacowanie przez użytkowników wartości systemu,
• ewidencję anegdot o systemie.

Kryteria powyższe dotyczą jednakże przede wszystkim oceny części aplikacyjnej systemu (tzn. jedynie wykorzystywanego oprogramowania komputerowego), nie widać tutaj szerszego spojrzenia na aspekt społeczny, usprawnienia komunikacji, efektywność podejmowania decyzji. Brak jest również jasno sprecyzowanych metod pomiaru poszczególnych kryteriów oraz wielkości odniesienia (wzorcowych poziomów wykorzystywanych do porównań).

Efektywność ekonomiczna systemów informatycznych — artykuły polecane

Prognozowanie przychodów i kosztów — Analiza wrażliwości — Rachunek kosztów jakości — Analiza rachunku zysków i strat — TCO — Plan zarządzania kosztami projektu — Centrum kosztów i jego kontrola — Rachunek kosztów działań — Controlling kosztów jakości

Bibliografia

• Kisielnicki J., Sroka H. (1999), Systemy informacyjne biznesu, Placet, Warszawa
• Nowicki A. (red.) (1998), Informatyka dla ekonomistów. Studium teoretyczne i praktyczne, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Skrzypek E. (2012), Efektywność ekonomiczna jako ważny czynnik sukcesu organizacji. Research Papers of the Wroclaw University of Economics/Prace Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, nr 262
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków

Autor: Krzysztof Woźniak