Podejście opisowo-ulepszające

Podejście opisowo-ulepszające
Polecane artykuły
Analiza diagnostyczna Podejście systemowe Metoda prognostyczna Analiza wartości Szkoła systemów społecznych Założenia koncepcji wariantowania Badanie pracy biurowej Development center Benchmarking

Bycie pracowitym nie wystarcza do osiągnięcia sukcesu. Co więcej można pracować mniej niż inni i mieć z tego więcej korzyści. Kluczem do sukcesu jest organizacja pracy. Na organizację pracy składają się następujące cechy: analiza, planowanie i konsekwentność. Innymi słowy "nie ma działania bez przygotowania".

Wyróżniamy trzy algorytmy usprawniania i projektowania organizatorskiego. Pierwszym jest podejście opisowo-ulepszające, drugim podejście funkcjonalno-wzorcujące, trzecim zaś podejście diagnostyczno-funkcjonalne.

Podejście opisowo-ulepszające charakteryzuje się oceną stanu obecnego, wytypowaniem jego wad i zaprojektowaniem zmiany ku lepszemu. Zwane jest też podejściem diagnostycznym właśnie ze względu na szukanie błędów i nieprawidłowości w celu ich usunięcia lub ulepszenia. U klasyków badano jedynie stosunki czasowo-przestrzenne pracy. Później badania zostały wzbogacone o aspekty psychofizjologiczne i psychosocjologiczne. Szczególnie dzisiaj zwraca się uwagę na relacje między pracownikami tego samego szczebla jak i między poszczególnymi szczeblami korporacji. Zauważono, że wcześniej nie poruszane, niematerialne warunki pracy stanowią istotną część ze składowych jej efektywności.

Fazy

Pierwszą w Polsce metodologię badania w podejściu opisowo-ulepszającym zaproponował J. Trzcieniecki. Składają się na nią dwie fazy.

Faza wstępna

• wybór pracy, którą należy zbadać i usprawnić
• wstępne opisanie pracy przez określenie warunków zewnętrznych i cech, które muszą mieć jej wykonawcy

Faza podstawowa

• badanie orientacyjne (pokazanie stanu faktycznego)
• analiza stanu i przedstawienie diagnozy
• określenie możliwych rozwiązań i wybranie optymalnego

Algorytm badania, według W. Jakóbieca składa się zaś z sześciu elementów:

• określeniu celu i przedmiotu badania
• zbieranie informacji szczegółowych
• krytyczna analiza i ocena
• projektowanie nowego rozwiązanie i próba
• przygotowanie warunków do wdrażania
• wdrożenie nowego rozwiązania do praktyki i utrzymanie go przez zanikającą kontrolę

Przytoczone powyżej schematy badania opisowo-ulepszającego dwoma z wielu ujęć tego zagadnienia. Ich wspólną cechą jest rejestracja stanu obecnego oraz krytyczna analiza i ocena tego stanu. Stąd też wiele uwagi skupia się na metodach pozyskiwania informacji. Do źródeł pozyskiwania informacji zalicza się: funkcjonowanie, kierowniczy i wykonawczy personel oraz dokumentacja rozpatrywanego systemu organizacyjnego. Jako czwarte źródło można uważać wiedzę i doświadczenie prowadzącego badanie.

Zastosowanie podejścia opisowo-ulepszającego w praktyce

W podejściu opisowo-ulepszającym korzystają przede wszystkim branże produkcyjne, usługowe oraz bankowo-finansowe. Jednakże, zastosowanie tego podejścia nie jest ograniczone tylko do tych sektorów. Może być wykorzystane w każdej organizacji, która chce poprawić swoje procesy i zwiększyć efektywność działania. Przykładowe obszary organizacji, na które można zastosować podejście opisowo-ulepszające, to produkcja, logistyka, obsługa klienta, zarządzanie zasobami ludzkimi, a także zarządzanie jakością i innowacjami. Przykłady konkretnych przypadków, w których zastosowanie podejścia opisowo-ulepszającego przyniosło korzyści, to optymalizacja procesów produkcyjnych, skrócenie czasu realizacji zamówień, zwiększenie satysfakcji klientów, redukcja kosztów operacyjnych i wiele innych.

Zastosowanie podejścia opisowo-ulepszającego przynosi wiele korzyści dla organizacji. Po pierwsze, umożliwia lepsze zrozumienie i opisanie obecnych procesów oraz identyfikację obszarów, które wymagają poprawy. Po drugie, pozwala na wprowadzenie zmian skierowanych na eliminację marnotrawstwa, optymalizację procesów i zwiększenie efektywności. W rezultacie możliwe jest osiągnięcie lepszych wyników finansowych, większej satysfakcji klientów i pracowników, oraz wzmocnienie konkurencyjności organizacji. Dodatkowo, podejście opisowo-ulepszające umożliwia monitorowanie i pomiar efektywności działań oraz ciągłe doskonalenie organizacji.

Wdrożenie podejścia opisowo-ulepszającego może napotkać na różne trudności. Jednym z wyzwań jest brak zaangażowania i akceptacji ze strony pracowników, którzy mogą obawiać się zmiany i obciążenia dodatkowymi obowiązkami. Innym wyzwaniem jest brak odpowiedniego know-how i umiejętności u pracowników i menedżerów, którzy będą odpowiedzialni za analizę i usprawnianie procesów. Dodatkowo, mogą wystąpić trudności związane z dostępem do odpowiednich danych i narzędzi, a także z koordynacją działań między różnymi działami i zespołami w organizacji. Aby skutecznie wdrożyć podejście opisowo-ulepszające, konieczne jest przeciwdziałanie tym trudnościom poprzez odpowiednie szkolenia, wsparcie ze strony kierownictwa oraz stworzenie odpowiednich struktur i procesów w organizacji.

Metody i narzędzia wspomagające podejście opisowo-ulepszające

W podejściu opisowo-ulepszającym wykorzystuje się różne technologie informacyjno-komunikacyjne, takie jak systemy informatyczne, narzędzia do zarządzania projektem, oprogramowanie do analizy danych, czy też systemy monitorowania i raportowania. Dzięki nim możliwe jest gromadzenie, przetwarzanie i analiza danych w sposób bardziej efektywny i precyzyjny. Technologie informacyjno-komunikacyjne pozwalają także na automatyzację procesów, usprawnienie komunikacji w organizacji oraz integrację różnych systemów i aplikacji. Korzyści wynikające z wykorzystania tych technologii to większa szybkość i dokładność analizy, lepsza współpraca między pracownikami, oraz łatwiejszy dostęp do informacji i raportów.

W podejściu opisowo-ulepszającym można wykorzystać różne narzędzia i oprogramowanie do gromadzenia i analizy danych. Przykłady takich narzędzi to arkusze kalkulacyjne, bazy danych, systemy do wizualizacji danych, czy też narzędzia do przeprowadzania analiz statystycznych. Te narzędzia umożliwiają skuteczne zbieranie danych, ich przetwarzanie i analizę w celu identyfikacji problemów i możliwości usprawnienia. Funkcje i możliwości tych narzędzi obejmują generowanie raportów, tworzenie wykresów i diagramów, przeprowadzanie analizy trendów i statystyk, oraz tworzenie modeli i symulacji. Wykorzystanie tych narzędzi przynosi korzyści w postaci lepszej jakości analizy, szybszego dostępu do danych, oraz łatwiejszej interpretacji wyników.

W podejściu opisowo-ulepszającym można wykorzystać różne metody statystyczne i matematyczne do analizy i oceny efektywności organizacji pracy. Przykłady takich metod to analiza przyczynowo-skutkowa, analiza trendów, analiza regresji, analiza czasu pracy, analiza kosztów i wiele innych. Wykorzystanie tych metod pozwala na identyfikację zależności między różnymi czynnikami, ocenę wpływu poszczególnych czynników na wyniki, oraz prognozowanie przyszłych trendów i wyników. Zalety tych metod to obiektywność, precyzja i możliwość porównania wyników w czasie. Jednakże, ich zastosowanie wymaga odpowiedniej wiedzy i umiejętności, takich jak umiejętność analizy danych, znajomość statystyki i matematyki, oraz umiejętność korzystania z odpowiednich narzędzi i oprogramowania.

Bibliografia

• Jakóbiec W., Służba organizatorska w przedsiębiorstwie, Warszawa 1982, s. 57
• Martyniak Z., Organizatoryka, Powszechne Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa, s. 131-139
• Mikołajczyk Z., Techniki organizatorskie w rozwiązywaniu problemów zarządzania, PWN, Warszawa 1994, s. 52

Autor: Filip Łachwa