Poprawa błędu księgowego

Poprawa błędu księgowego
Polecane artykuły
Księgowanie Pełna księgowość Dowód księgowy Strata nadzwyczajna Ogólne zasady prowadzenia ksiąg Rachunkowość budżetowa Księgowość Rachunkowość Inwentaryzacja

Poprawa błędu księgowego - podczas prac księgowych nie jest możliwe całkowite wykluczenie błędów w zapisach księgowych. Pomyłki te najczęściej są skutkiem opóźnionych lub nieprawidłowych zapisów lub także niedokonania zapisów w ogóle. Błędy mogą być odnajdywane w różnych sytuacjach i czasie np. w momencie księgowania operacji gospodarczych, podczas sporządzania zestawienia obrotów i sald, a także podczas przeprowadzanej inwentaryzacji.

Najczęstsze błędy księgowe

• zaksięgowanie prawidłowej kwoty na niewłaściwych kontach (lub koncie)
• zaksięgowanie nieprawidłowej kwoty na właściwych rachunkach
• dwukrotnym ujęciu tej samej operacji gospodarczej
• pominięciu danej operacji w trakcie księgowania (G. Michalczuk 2012, s. 52)

Ustawa o rachunkowości ([art. 25 ust. 1) ustala w jaki sposób błędy księgowe mogą być poprawiane:

1. przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub
2. przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi

Rodzaje poprawek

• korekta błędnego zapisu
• storno księgowe

Korekta

Korekta dotyczy błędnych zapisów, które zostały wykryte w krótkim czasie od ich popełnienia, przed zamknięciem miesiąca. Jest odpowiednia gdy została naruszona zasada podwójnego księgowania. Korektę tworzymy poprzez przekreślenie błędnego zapisu i naniesieniu poprawnego. Poprawny zapis musi zostać opatrzony w podpis osoby upoważnionej do zastosowania poprawki i aktualną datą. Poprawki nie mogą się odbyć po zamknięciu miesiąca, a także muszą być naniesione we wszystkich księgach rachunkowych.

Storno księgowe

Storno księgowe dotyczy błędów, które zostały wykryte w terminie późniejszym. Stosowane jest także do błędów, które nie naruszyły zasady podwójnego księgowania. Wyróżnia się dwa rodzaje storna:

• Storno czerwone - polega na przepisaniu błędnego zapisu po tej samej stronie konta, ale w ujemnej kwocie, a następnie wprowadzeniu zapisu poprawnego. W rachunkowości tą ujemną kwotę oznacza się kolorem czerwonym.
• storno czarne - polega na wyksięgowaniu błędnego zapisu po przeciwnej stronie konta, a następnie wprowadzeniu zapisu poprawnego.

Stosowanie storna czarnego powoduje zawyżenie obrotów. Dlatego też storno czarne powinno być stosowane tylko do tych kont, których obroty nie stanowią podstawy do obliczania żadnych pochodnych wielkości bądź obroty te nie są wykazywane w odpowiednich sprawozdaniach, sporządzanych przez jednostkę. (G. Michalczuk 2012, s. 53)

Oba z nich mogą wystąpić w następujących odmianach:

• zupełnej - koryguje się wtedy całą kwotę błędnego zapisu
• częściowej - koryguje się wtedy tylko część zapisu

Zastosowanie obu tych metod jest związane ze sposobem, w jakim została błędnie zaksięgowana operacja gospodarcza.

Przykład:

Podjęcie gotówki z banku do kasy zaksięgowano popełniając tzw. "czeski błąd". Zamiast kwoty 7800 wpisując kwotę 8700. Popraw błędny zapis.

Rachunek bankowy 7800 0 Stan konta 7800 7800

Kasa 7800 7800 0 Stan konta 7800

Storno czarne calkowite

Rachunek bankowy 8700(2) 8700(1) 8700(3) 8700 Stan konta 7800 16500

Kasa 8700(1) 7800(3) 8700(2) 16900 8700 Stan konta 7800

(1) - zapis blędny (2) - storno czarne całkowite (3) - zapis poprawiony

Storno czarne częściowe

Rachunek bankowy 900(2) 8700(1) 900 Stan konta 7800 8700

Kasa 8700(1) 900(2) 8700 900 7800

(1) - zapis blędny (2) - storno czarne częściowe

Storno czerwone calkowite

Rachunek bankowy 8700(1) 8700(2) 8700(3) 0 Stan konta 7800 7800

Kasa 8700(1) 8700(2) 8700(3) 7800 0 Stan konta 7800

(1) - zapis blędny (2) - storno czerwone całkowite (3) - zapis poprawiony

Storno czerwone częściowe

Rachunek bankowy 8700(1) 900(2) 0 7800 7800

Kasa 8700(1) 900(2) 7800 ... 7800

(1) - zapis blędny (2) - storno czerwone częściowe

Bibliografia

• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2013 poz.330)
• Maciejowska D. (2016). Podstawy rachunkowości finansowej - pojęcia i zadania, Wydawnictwo Naukowe Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, Warszawa.
• Michalczuk G. i in. (2012). Podstawy rachunkowości finansowej, Wydawnictwo Uniwersytetu w Białymstoku, Białystok.
• Sawicki K. (1997). Podstawy Rachunkowości, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa.

Autor: Justyna Pastuszak, Renata Suska