Scrumban

Scrumban to nowoczesna metoda zarządzania projektami, której istotą jest połączenie podejścia Kanban oraz Scrum, a ściśle zwinności Kanban i mechanizmu Scrum, przy jednoczesnym zachowaniu kontroli i retrospekcji. Stosując tę metodę, nie trzeba pracować w rzekomo restrykcyjnych i ścisłych sprintach, czyli zakresach czasu (jedynie przypuszczalnie zmniejszających czas), gdy możliwe jest projektowanie na żądanie, tak jak w metodzie Kanban. To znaczy, że grupa programistów skupia się na zadaniu stosownie do zapotrzebowania, zamiast obawiać się momentu przeglądu sprintu, i tym, co grupa zobligowała się zrobić (Agile a inne metody… 2021).

Scrum + Kanban

Scrumban można postrzegać jako usprawniony proces zbliżony do Scrum z naniesioną warstwą Kanban. Pomimo tego, że Scrum i Kanban są uważane za zupełne przeciwieństwa, to Scrum nie odrzuca wykorzystania Kanban.

Scrum jest utożsamiane z lekkością, prostotą rozumienia, grupami scrumowymi, rolami, przypadkami, artefaktami oraz zasadami. Ramy Scrum ujęte są w trzech obszarach:

• przejrzystość- proces powinien być jasny dla ogółu uczestników,
• inspekcja- artefakty Scrum należy regularnie analizować, aby znaleźć zbędne niezgodności,
• adaptacja- w chwili dostrzeżenia niezgodności, proces należy od razu zmodyfikować.

Kanban z kolei jest zbiorem praktyk służących usprawnianiu procesu bądź produktu. Posiada mniej warunków i reguł w odniesieniu do Scrum i nie odbiega od stosowania procesów związanych ze Scrum czy innych bardziej bądź mniej zwinnych podejść. Jak wcześniej zostało wspomniane, Kanban jest dołożoną warstwą działającego już procesu. Kanban charakteryzuje się kilkoma cechami, które można określić jako następujące wskazówki:

• wizualizuj,
• minimalizuj liczbę zadań w trakcie pracy (WIP, work in progres),
• zarządzaj przepływem,
• kreuj zrozumiałe polityki procesów,
• wprowadzaj mechanizmy opinii,
• usprawniaj razem z zespołem,
• rozwijaj poprzez doświadczenie (modele oraz techniki naukowe).

Cechy te można także ująć w trzech kluczowych pojęciach, czyli: wizualizuj, minimalizuj liczbę zadań w pracy, usprawniaj. Znając te założenia, można przywołać Scrum i nanieść na niego warstwę Kanban; kiedy proces Scrum jest traktowany jak przepływ, wykorzystując adaptację, proces jest poprawiany, tak aby był bardziej rozwinięty i stosuje się proste reguły minimalizacji przykładowo zadań w sprincie (założenie Scrum, zredukowania pracy w sprincie, tak aby zespół był w stanie ją wykonać) należy używać Kanban. Przykładowo tworzone jest oprogramowanie według Scrum. Można zauważyć, że jeśli oddzieli się spotkania retrospektywne od przeglądów, wówczas ulepszy się proces. Według Kanban można by było zrobić zmianę. Jeśli się ją zrobi, to proces nie będzie już Scrum. Wobec tego, Scrumban to proces, który został usprawniony stosując zasady Kanban, przez co nie jest już bezpośrednio Scrum (T. Sienkiewicz 2013, s. 10).

Scrum vs. Kanban vs. Scrumban

Scrum wykonywany jest w konkretnych okresach, czyli w iteracjach. Kanban różni się tym, że wskazuje dostępne zasoby i oczekuje pracy nad następnymi zadaniami. Z kolei praca w Scrumbanie wygląda jak taśmociąg, w którym proces jest ciągły. W takim podejściu możliwe jest zrealizowanie większej liczby zadań niż w klasycznym sprincie. W takim podejściu nie szacuje się stale czasu pracy nad zadaniami, tylko wyznacza się priorytety i kolejność wykonywania zadań. Efektem takiej pracy jest zrealizowanie większej liczby zadań w krótszym przedziale czasowym niż wykonanie ich w Scrum.

Istotne jest także to, aby nie koncentrować się jedynie na sprincie. Warto pracować już od pierwszego zadania z zestawu. Tablicę Kanban może stosować kilka zespołów lub całe przedsiębiorstwa. Natomiast tablicę ze Scruma wykorzystuje jedynie zespół scrumowy. Należy podkreślić, że tablica Kanban usprawnia komunikację i rozwija świadomość członków zespołu o zadaniach i projektach realizowanych przez pozostałe zespoły, nie tylko z obszaru IT.

W metodzie Scrumban nie zwraca się uwagi na wykres spalania (grafika obrazująca inne zadania do zrealizowania zależnie od czasu. Wykres przedstawia również przybliżony czas pracy do sfinalizowania projektu), tylko na czas opracowania zadania. Warto w takich procesach pozostać przy takich elementach pracy jak dzienne spotkania, sprint planning bądź sprint review. Można realizować dzienne stand upy, planować tylko wtedy gdy jest to konieczne i wykonywać przeglądy co kilka tygodni w dniu ustalonym na początku pracy. Istotną wartością pracy jest jej ciągłe udoskonalanie i wykorzystywanie różnorodnych rozwiązań (P. Karwatka i in. 2013, s. 66-67).

Etapy procesu według Scrumban

Przeprowadzenie procesu według metodyki Scrumban dokonywany jest w następujących krokach:

1. Stworzenie tablicy Scrumban

Należy przygotować tabelę i podzielić ją na 4 główne kolumny: Backlog- rejestr, To Do- zadania do wykonania, In Progress- praca w trakcie, Done- zrobione. Kolumnę In Progress można podzielić na kilka osobnych części.

1. Uzupełnienie i wyznaczenie limitu w rejestrze

Należy przygotować listę zadań, zamieścić ją w kolumnie Backlog i określić zakres postępu prac w tej kolumnie. Scrumban nie przewiduje cyklicznych spotkań Planowania, dlatego zakres ten będzie stosowany do planowania na żądanie. Następnie zespół przenosi zadania z kolumny Backlog w prawym kierunku tabeli do momentu kiedy nic już w niej nie będzie- oznacza to, że trzeba będzie zaplanować następne zadania. Prościej a zarazem skuteczniej jest planować więcej zadań na iterację. Możliwe jest także wyznaczanie priorytetów w każdym zadaniu, co wskaże zespołowi kolejność wykonywania zadań.

1. Odszukanie wąskich gardeł

W tym kroku należy rozdzielić kolumnę In Progress na mniejsze kolumny zależnie od charakteru projektu po to, żeby wprowadzić osobne limity WIP. Umożliwi to znalezienie wąskich gardeł, które zatrzymują przebieg procesu.

1. Pomiar i kontrola

Głównymi miernikami w technice Scrumban są średni czas oczekiwania i średni czas wykonania. Czas oczekiwania jest to czas od zasygnalizowania wymogu przez klienta do otrzymania całkowicie aktywnej funkcjonalności w obszarze produkcyjnym. Innymi słowy jest to czas, w którym klient oczekuje na wykonanie zadania. Czas wykonania należy rozumieć jako czas pracy zespołu nad konkretnym wymaganiem. Czas zadania w kolumnie Rejestr jest tutaj pomijany. Monitorując te dwa wskaźniki, można dokładnie przewidzieć po jakim czasie klient otrzyma daną wartość (ScrumBan 2021).

Stosowanie Scrumban

Scrumban można stosować w takich przypadkach jak:

• projekt poddawany serwisowaniu,
• praca kierowana zdarzeniami (wsparcie, równoważenie),
• zarządzanie trudnymi, wymagającymi projektami (wypełnionymi niezaplanowanymi zadaniami),
• modernizowanie nowego produktu,
• ulepszanie kompleksowego zarządzania (Scrumban Najlepsze z Kanban i Scrum 2021).

Scrum mogą stosować firmy, które są już dogłębnie zaznajomione i zaangażowane w praktykowanie tej metodyki. Chociaż, jeśli firma korzysta ze Scrum, ale wolałaby pobierać zadania niż je przydzielać, może zdecydować się na Scrumban. Może się zdarzyć też, że Scrum w takiej firmie zakończy się porażką z powodu braku zasobów bądź limitów czasowych sprintu, wówczas właściwym rozwiązaniem będzie wdrożenie metodyki Scrumban. Z kolei Kanban jest bardziej adekwatne dla obszaru serwisowego bądź utrzymaniowego bez dalekosiężnych prac; zadań i błędów jest niedużo i nie zdarzają się przypadki, gdy ktoś boryka się z kilkoma problemami w określonym czasie (ScrumBan 2021).

Korzyści Scrumban

Scrumban skupia najkorzystniejsze rozwiązania ze Scrum i Kanban. Do pozytywnych cech Scrumban należą:

• wyższa jakość,
• krótszy czas wykonania zadań,
• zmniejszenie przebiegu pracy,
• ograniczanie strat, spotkania Kaizen (stałe usprawnianie systemu, szukanie pomysłów dotyczących możliwych modyfikacji),
• nieustanne doskonalenie (E. Samborska 2020).

Scrumban pozwala członkom zespołu projektowego lepiej przystosować się do wymogów interesariuszy i warunków produkcyjnych oraz ogranicza skomplikowane zasady i teorie. Rezygnuje z danych, które w skutek niewłaściwego zrozumienia kierownika bądź interesariusza nie dają pożądanych rezultatów, a jedynie powodują zbędny stres w zespole. Najistotniejszą cechą jest odpowiednie zarządzanie czasem i organizacja pracy zespołu, która przynosi wysokie wyniki. Przekłada się to także na zaangażowanie i nastawienie pracowników a tym samym na zadowolenie klienta (T. Sienkiewicz 2013, s. 10).

Bibliografia

• AGILE a inne metody zwinnego zarządzania projektami IT (2021) AGILE a inne metody zwinnego zarządzania projektami IT, Websensa.
• Karwatka P., Ejtminowicz T., Engelmann M., Federowicz P., Godlewski G., Handl M., Korzeniowski D., Lekszycki J.,Raczkowska D., Sieniawska J., Stolarski M., Zasada K., Żyliński M. (2013),Technologia w ecommerce. Teoria i praktyka. Poradnik menedżera, Wydawnictwo Helion, Gliwice, s. 66-67.
• Samborska E. (2020) ScrumBan To co najlepsze ze Scrum i Kanban,ScrumBan To co najlepsze ze Scrum i Kanban Strefa PMI.
• ScrumBan (2021), ScrumBan, Nexio.
• Scrumban Najlepsze z Kanban i Scrum Razem (2021), Scrumban Najlepsze z Kanban i Scrum Razem Kanaban Tool.
• Sienkiewicz T. (2013), Scrumban – różnice w stosunku do Scrum i Kanban, „Strefa PMI Poland Chapter” nr 3, s. 10.

Autor: Aleksandra Otczyk